2011年3月31日 星期四

MS-Outlook 2007 電子郵件中之「類別」的應用

前一篇文章說明Outlook 2007連絡人中之「類別」的應用,所建立的類別,也可應用於電子郵件的管理功能上,以方便篩選用,配合「捜尋資料夾」Search Folder 更可建立一些自動化的功能呢。


首先,在Inbox中的Fields中加入類別(Categories)欄位,步驟如下:
  1.  按View -> Current View -> Customize Current View -> Fields。
  2.  在Show Fields 分頁的Frenquently-used fields中,從左邊Available fields 中點選Categories,按Add 鍵將Categories 名至右邊的Show these fields in this order 中。
  3.  按OK鍵,再按OK鍵退出。
  4. Categories 欄位已被加入,可用滑鼠拖曳至合適位置。 
在Inbox中任一行的電郵中,以滑鼠右擊Categories 的欄位,便可打開Categories管理頁,加減合適的類別和顏色,並可點選Set Quick Click,例如Need Reply,以便一按滑鼠左鍵便可插入Need Reply 類別。




應用案例(一):
「快回應」是通訊文化和資訊管理五常法的基本要求,當收讀別人給你的電郵,若未能即時回覆,可點擊該電郵的Categories,因已設定Quick Click故可輕易插入Need reply的類別於該電郵作識別,以便按Categories 欄作排序,將待回覆的電郵排在一起。


更進一步可以設定以Need Reply的類別作條件的「搜尋資料夾」Search Folder,並加入「我的最愛資料夾」中和設定括號內以項目數表示,以便時刻提醒和可知道有多少待回覆的電郵,幫助達至「快回應」。

應用案例(二):
有一重要項目Project A需與很多各方人士通訊,祗須先行設定Project A的類別,當收到任何有關該項目事宜的電郵,便可以右滑鼠點擊該電郵的Categories,點選插入Project A類別作識別,以便日後有需要時按Categories 欄作排序,將有關Project A的電郵排在一起。

同一封電郵,可加入多個適切的類別,以便日後按類別捜尋時,可以被搜出。

更進一步可以設定以Project A的類別作條件的「搜尋資料夾」Search Folder,並加入「我的最愛資料夾」中和設定括號內以未閱讀數表示,以便時刻知道有關Project A的新電
郵,並可一按該Search Folder 便可將所有Project A的電郵列出
來,方便快捷。



祗有你最清楚自已業務資訊管理的需要,若能懂得善用「類別」於電郵的管理上,定能提升工作生產力,不容錯過啊。



2011年3月26日 星期六

iPad 狂潮

「歐澳25國開售掀搶購潮」、「狂迷為iPad 2輪隊53小時」是今日報章國際新聞之一,這是蘋果公司繼三月11日率先在美國發售,銷情較iPad多三倍,首三日已賣出近一百萬部,所有現貨已售罄,訂貨也需數星期。澳洲/歐洲25國於昨日開始發售自然引發另一搶購潮,相信香港於四月開賣也將會十二分搶手,特別是因日本地震海嘯影響零部件的供應,令一向喜歡搶購的香港人及國內人士,急不及待地送錢給水貨商,實行「早買早享受」。遲買iPad的人並非「遲買平幾舊」而是平一千,因iPad 2 是以iPad 原價出售,所以第一代的iPad行貨已全線減價一千圓。

鑑於第一代iPad 自蘋果教主Steve Jobs於去年一月底發布的消息,三月在美國開售,至七月香港有行貨賣,為期四個月。所以當蘋果宣布第一二輪開售的消息都沒有提到香港何時才有行貨賣,我已託美國的好朋友以US$599+稅+運費+人情(無價)代購入32G WiFi 版黑色機一部,作為今年的農曆生日禮物。那朋友於首賣日到售賣店因人龍太長無可能買到現貨,便立即上網落單,確定4月1日收到,然後轉運給我。朋友說若遲一日網上落單,便須等4-5星期才有貨,可見受歡迎的程度。在此再次感謝該好友的幫助,令我得到心儀的iPad 2作為生日禮物,並能提早享用香港政府的派錢。

三月二日的蘋果公司發布會上,放病假中的蘋果教主Steve Jobs宣布iPad 2的誕生和規格(果然仍是9.7"的螢幕),並說2011年是iPad年。雖然蘋果股價在發布當日收市祗微升0.22%,外界的反應祗是一般,有網站指,iPad 2 可能祗是過性產品,iPad 3才會有更大的硬件改變,最快更可能會於今年底面世。不過,我相信iPad 2 是會大受歡迎的,像iPhone 4 推出時惡評如潮,但世界各地都搶購,至今仍供不應求呢。何況iPad的口碑很好,未買iPad的人會購買iPad 2。

iPad 的推出,配合蘋果公司的市場策略 (三十萬的Apps 加上全球各地熱賣,故售價可定較低令性價比高)下,掀起一股平板電腦熱,各電腦品牌公司及大陸二三線廠爭相推出Andrid 及Windows的平板電腦,由5"、7"、8"、10" 至12"都有,亦推出各種名稱的Apps Store,可說百花齊放,電子書市場更因此產生翻天覆地的變化。

最近有朋友想買平板電腦,主要是用作看電子書,看中Archos 70 Internet Tablet,8G版本公價HK$2,180,二月前經常賣斷市,我也訂購了數星期才獲分派到一部,以試用Android 2.3 並體驗與iPad的應用分別。 該朋友留意了數星期,因公價貨斷市故至3月中仍未能買到,當我知道iPad 2的面世和iPad 減價一千圓的消息,立即告訴他以不到3千圓的16G WiFi 版iPad,性價比較以HK$2,180 買 8G版的Archos 70為高及化算,而且以9.7"的iPad 流暢的晝面,觀看電子書尤其舒服。

有八個多月使用iPad 和近三個月使用Android 2.3平板電腦的經驗,我個人覺得iPad較Android 平板電腦在以下方面為優勝:
  1. iPad的螢幕清晰畫質良好,9.7"的大小很適合作電子書瀏覽。
  2. iPad多點觸控靈敏度較高,較Android 機容易操控。看電子書和報章時,揭頁的感覺很逼真和流暢。
  3. iPad 的界面簡單易用,較人性化。
  4. iPad的Apps 較多和較穩定、AppsStore 的界面華麗悅目,下載和更新容易。
  5. 很多iPhone己 購買的Apps,可免費安裝於iPad中應用,有些Apps 甚至可配合Mac 機應用,更有些Apps 是給iPhone 用的。所以iPad最適合iPhone及Mac 機用家。
  6. iPad的升級無限制,Android 機限制較多,很多仍停留在1.6 的版本,不能升級至2.3,更遑論升級至3.0。
  7. iPad的週邊產品多,不乏高品味的設計。
  8. 越來越多品牌公司、商場都設立iPhone/iPad 的Apps作推廣。 很多報章雜誌也設立iPhone/iPad 的Apps,應用較廣泛。
  9. iPad 2的硬件規格強勁,並較輕薄,性價比之高,很多品牌的Android機難以匹敵。
iPad的減價和iPad 2的新規格,我相信會令iPad的應用較去年大幅增長,所以Steve Jobs預告2011年是iPad年也不為過。 我熱切期待4月上旬能收到iPad 2,享用前所未有的新體驗。

你 iPad 咗未?

2011年3月22日 星期二

MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用

執筆寫這篇文章時,日本地震、海嘯和核電廠引發輻射危機仍然嚴峻,在此祝願日本人能儘快救災、修復核電和重建受影響的城市。中國有些城市包括香港澳門,數日前出現「盲搶鹽」潮,今日報章報道,這次搶鹽事件可能是一次「市場推廣活動」,是「有心人」以互聯網及手機短訊發佈誤導訊息,專揀師奶及女性同戶群以合適媒體散佈和宣傳,能於短時間裡以One-to-many,最後變成 Many-to-many 傳播而事半功倍。這也是運用資訊管理技巧的個案,在此我也與大家分享 MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用。

很多MS-Outlook 2007 的使用者,都祗是使用Outlook的百分之五至十五的功能,其中<類別>(Categorize)這功能,無論其「電子郵件」(Mail)、「連絡人」(Contacts)、「行事曆」(Calendar)、「記事」(Notes)、「工作」(Tasks)及「日誌」(Journal)、都可應用作快速分類尋找用,但很多使用者因不懂得其用途便捨棄不用。

不少使用者祗當「聯絡人」是地址簿(address book)用,記錄連絡人的姓名和電郵地址,或加上電話及傳真號碼而已。善用<類別>於「連絡人」(Contacts) ,是可作人脈關係管理用。使用者可根據其對每個聯絡人的認識而冠以多個適切的類別,以便日後選用「按類別檢視」,便可立即找出合適類別的聯絡人。


類別名稱可按以下方式命名:

(一) 與該聯絡人的關係

• Relatives/Friends/Colleagues/Schoolmates/Brothers & Sisters of church etc.

• Business Partner/Customers/Vendors

• Friends on Facebook

(二) 生意目標

• Leads/Opportunities/Clients/

• VIP Clients/Expired Clients

• Competitors

(三) 同一組織

• anagement/Operations/Finance/Quality/Egineering/ HR/Sales/Marketing/Procument etc.

• Branch A/Branch B/Branch C etc.

(四) 商協會

• HKPCA/HKCCMA/HKETA/HKEA/HK5SA, etc.

• Excom/Event Committee etc.

(五) 行業

• Electronics/Toys/Garment/Chemicals/Medicals etc.

• IT/Consultancy/Finance/Insurance/Education/Communication etc.

• Mfg/Tradings/Services etc.

• Government/NGO/Charities/Green etc.

(六) 職業

• CXO/Partner etc.

• Sales/Marketing/HR/Engineer/Consultant etc.

• Doctor/Profeesor/Teacher/Students

• Retired

(七) 自某活動認識的人

• 100312IM5S/081213HKETANDinnerXXXEvent/YYMMDDTravel etc.

(八) 球友

• Golf/Tennis/Ping Pong/Football/Badmintion etc.

(九) 其他
  • Male/Female
  • 80後 /80前
  • 師奶/OL
  • Christian/Catholic
  • As appropriate





所有類別名稱須先行設定,用時祗須鈎選使可。如有需要,可隨時新加入適合的類別,每種類別,不可有近似的名稱,例如 Manufacturer 和 Manufacturing,Consultant 和 Consultancy 等,以免混淆。


MS-Outlook 使用者祗要習慣有系統地對每一個聯絡人冠以多個合適的類別,日後祗要在「連絡人」中選用「按類別檢視」,便可立即找出合適類別的聯絡人或群組,然後進行下一個行動,例如以Mail Merge發 eDM、電郵、會議邀請等,十分方便。


2011年3月7日 星期一

雲端運算應用分享 - Dropbox (一)

從前我為一些商協會或朋友的活動拍攝影片,當完成影片的剪接工作後,便須將影片檔案燒錄於DVDRom 中,然後以郵寄方式或有機會見面時交付。自從YouTube 可上載高清電影片及延長影片時間至15分鐘後,我已改為將影片上載至YouTube 以Unlisted mode存放並將超連結通知相關人等收看。此外,並在網誌上分享如何將YouTube影片下載至電腦或iPhone/iPad/iPod touch的方法。

最近為一集團公司中港兩地三間公司提供「影片拍攝及以iMovie 剪接」的培訓,為方便與客戶於課程前準備及課程後的跟進工作中互相傳送影片檔案, 我特應用近來十分流行的雲端運算應用 - Dropbox,建立一個給這客戶的資料夾並邀請該客戶共同分享,我祗須將影片/相片/文件檔案拖放入該資料夾,客戶便可在其電腦端的Dropbox資料夾中開啟和取用,客戶亦可將其影片/相片/文件檔案拖放入該資料夾,我也可於電腦、iPad或iPhone中的Dropbox 開啟和取用,十分方便。

Dropbox 是一款超好用的免費雲端運算文件同步工具和服務。當你在電腦A使用 Dropbox 時,指定資料夾內的所有文件都會自動地同步到 Dropbox 伺服器。當下次你在電腦B需要使用這些文件時,你只需要登入帳號,所有被同步的文件就會自動下載到電腦中。若你在電腦B對某文件進行修改,也會更新並出現在電腦A,所有動作均是全自動的,這樣你的文件隨時隨地都能保持在最新狀態。

Dropbox 有以下特色:
  1. 它是跨平台的,可於Windows、Mac、Linux、ISO、Android等操作系統的電腦或智能手機中安裝.Dropbox的專用程式,也可透過瀏覽器從網頁版 www.dropbox.com 中存取檔案。
  2. 提供文件共享功能,並且支援文件下載網址的外部連結(非下載頁面);Dropbox 文件連結路徑的形式通常是”固定目錄+文件名”,文件名稱可以自行修改,不會像其他免費空間會把檔名修改為隨機字串。
  3. 免費帳號擁有 最少2G 容量,可藉參加Dropbox不時舉辦的活動及推介朋友安裝Dropbox而獲取額外的免費容量至10.5G或以上。收費帳號可擁有多至100G的容量呢。
  4. 穩定性也很高,上傳下載速度都有一定水準。
  5. 提供相當實用的文件版本控制功能。
  6. 文件修改後不需要手動上傳文件,Dropbox 會自動在控制台為你進行同步。同樣,在別的電腦修改文件後你也不須手動下載,Dropbox 也會自動為你更新文件。
  7. 對圖片的支援很好,它整合了相簿功能,讓你的照片同步更方便。
  8. 具有共同合作的功能,可以邀請朋友共同對某一資料夾內的文件進行編輯與更新。
安裝Dropbox十分容易,如果使用iPad/iPhone/iPod Touch者,祗須於AppleStore中免費下載便可即時註冊便用使用,使用電腦無論Windows 或 Mac 機,可進入http://www.getdropbox.com/ 下載並安裝即可使用,是近期必裝的免費工具程式之一。