MS-Outlook 搜尋資料夾的應用- 教學篇

前篇文章提及，一個Outlook 用家，除了能够充分應用「行事曆」作時間管理、「聯絡人」作人脈關係管理、「工作」作任務管理、「記事」作電子記事簿、"Outlook Today" 作資訊概覽外，更須熟識並應用以下四項「電郵」進階管理功能，方可成為真正識得使用Outlook的資深用家，和個人資訊管理達人：

• 我的最愛資料夾 (My Favorite Folder)
• 封存 (Archive)
• 規則及通知  (Rules & Alerts)
• 搜尋資料夾 (Search Folder)

我已發表多篇文章講解前三項進階功能，現在此講解「搜尋資料夾」的應用及好處。

「搜尋資料夾」是微軟自Outlook 2003 開始建立的超好用功能，是一個虛擬資料夾，可預先設定搜尋條件/準則，便可隨時關注及檢閱最新的搜尋結果。例如來自A君的郵件，一旦設定好，以後祗須按此搜尋資料夾，所有來自A君的郵件，無論是存放在收件匣、某資料夾、某某資夾、甚至是垃圾桶內的郵件，都可通通即時搜尋出來，並可顯示未讀取的郵件呢。

Outlook 2003 預設有「大型郵件」、「未讀取的郵件」和「待處理」( Outlook 2007 是 「已分類的郵件」) 三個搜尋資料夾。

建立一個搜尋資料夾(Search Folder)的步驟如下：

1. 按<<檔案>> -><<新增>> -><<搜尋資料夾>> 或點選<<搜尋資料夾>>，右擊滑鼠，點選<<新增搜尋資料夾>>，進入「新增搜尋資料夾」頁中。
2. 在「選取搜尋資料夾」的13個預設選項中，選取欲設定的條件，例如「與特定人士往來的郵件」。
3. 在「自訂搜尋資料夾」選項中，按<<選擇>>鍵打開地址簿，挑選相關人士加入「寄件者或收件者」位置中(例如B君、C君和D君)，然後按<<確定>>。
4. 設定條件完畢，按<<確定>>。
5. 在搜尋資料夾下，便新增加了以相關人士(B君 or C君 or D君)命名的搜尋尋資料夾。

若嫌預設的名字太長，可右點擊該資料夾，在選單中選取<<重新命名...>>，然後以合適的較短名稱(例如客戶A)取代。

建議也將這「客戶A」搜尋資料夾加到「我的最愛資料夾」中，方便關注。以後，祗須一按這「客戶A」資料夾，所有你與客戶A的相關人士B君，C君及D君的來往郵件，便立即被搜尋出來。此外，當有B君或C君或D君的新郵件收到，也可從「客戶A」這資料夾旁的括號顯示未讀取的數字中得知呢。

在上述步驟 2)中，若覺得預設的13項條件不合適，也可選按「自訂-建立自訂搜尋資料夾」，其後的步驟如下：

1. 在「自訂搜尋資料夾」選項中，按<<選擇>>鍵打開「自訂搜尋資料夾」頁，輸入適合的<<名稱>>和選擇資料夾 (除特別情況外，使用預設的Personal Folders便可) 然後按<<準則>>進入「搜尋資料夾準則」頁。
2. 在「搜尋資料夾準則」中之「郵件」、「更多選擇」或「進階」分頁中按需要輸入合適的條件，最後於各頁中按<<確定>>離開，完成設定。

「搜尋資料夾」跟「規則及通知」一般，可設定各種不同的條件，所以可變化出數十種組合，但「搜尋資料夾」是一個虛擬資料夾，它不會產生什麼行動或改變歸檔組織的，祗是將符合條件的電郵迅速地搜尋並排列於「搜尋資料夾」中，方便用家閱讀。日後，若覺得某一個搜尋資料夾已沒有需要，可右點擊該資料夾，選<<刪除 ...>>便可刪除該虛擬資料夾，這並不會影響相關的郵件或其他資料夾的，但是，若從搜尋資料夾中選取一個或多個電郵作刪除，是可以刪除的。

以下應用例子供大家參考：

1. 待處理的電郵，即插了旗標的電郵 (預設的搜尋資料夾，不要誤刪除這有用的預設啊)。
2. 大過3 M的郵件 (也是預設的搜尋資料夾，但可按情調整電郵大小)，以方便定期替Outlook 「減肥」時用。
3. 特別重視的新客戶或項目中與相關的聯絡人往來的電郵，可按需要建立多個不同客戶或項目的搜尋資料夾。
4. 董事局成員發來的電郵。
5. 主旨或內文有特定字句的電郵，例如：應徵採購員。
6. 是特別指定類別的電郵。
7. 單是發給我的電郵。
8. 標示高重要性的郵件。
9. 尋找所有會議邀請。
10. 其他符合特別條件的電郵。

「資訊管理五常法」中其中一項「常整頓」要求：「凡尋找Outlook中任何項目包括電郵，須於15秒內準確找出」，靈活應用「搜尋資料夾」是必須識的技巧，配合應用「我的最愛資夾」，更能幫助你不會溜走須關注的郵件。

參考相關文章：

• MS-Outlook 中「我的最愛資料夾」的應用 - 教學篇
• MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)
• MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (二)
• MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (一)
• MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)



iPad 2 - 更好的平板電腦

四月初，香港大部分電腦雜誌都報道，由於日本地震事件影響，原定在日本發售的iPad 2，將改於其他地區包括香港提前推出，並訂於4月11日在香港首賣。但4月11日上午，報章和電視都沒有報道這消息，打電話問蘋果產品專門店也說未有正式在港發售的日期及售價，故也不接受預訂。我對此不感奇怪，因近幾年對蘋果產品的市場策略都習慣了，傳聞的真假祗會在正式發售時才揭曉。

4月11日的下午，回家前的預感實現了，一件郵包出現在前花園裡，我托美國一位好朋友代訂購的iPad 2終於收到了。打開一看還有驚喜，原來該好友不單代我訂購和郵寄一部iPad 2，並送了一份生日禮物給我，竟是現時在港祗有水貨炒至 HK$ 600 - 800 的 Smart Cover，是這輕薄的iPad 2的絕配，令我喜出望外，在此再向該好友表示衷心感謝。

我已是iPad 及Archos 70 (Android 2.3) 的用家，已領略iPad 的好用之處，所以更喜愛iPad 2有以下的特點：

• 比iPad 薄33%、輕15%，無論在家、辦公室或作流動辦公用，都較省力
• 改用A5雙核處理器，速度提升一倍，顯示核心快九倍，無論辦公、多媒體娛樂或遊戲，感覺超爽
• 電池可維持十小時使用時間，可使用一至三日才需充電
• 前後置鏡頭提供FaceTime連接Phone/iPod Touch及Mac 作視像通話
• 可使用專為iPad 2 設計的Apps ，應用層面增加，例如一些  Augmented Reality 的程式
• 可拍720P影片，配合iPad 2專用Apps iMovie作後期剪接，可隨即上載至YouTube及Facebook作分享
• 可玩有八種特別相片效果的 Photo Booth
• 配合特為iPad 2設計的Smart cover，揭開Cover 便自動開機，蓋上Cover 便自動關機，從未如此方便過

試用了iPad 2十日，體驗IOS購買了的程式可同時用於五部蘋果設備的好處，好些在iPad 中用過覺得好用的Apps，也可不再費分文地安裝於iPad 2中並享受較快的運作速度。以下幾個Apps 值得推薦：

•  Flipboard -
        可將Facebook、微博、所訂閱的不同網誌、Flickr 相
        片和一些著名雜誌內容以揭頁式顯示，像是閱讀電子
        書的感覺及視覺效果十分良好。
  
  
•  頭條日報高清揭頁版 -
         是最先有iPad版的免費報章，有各期索引、預約下載
         等服務，內容豐富，使用方便。

• 蘋果動新聞 -
       是蘋果日報特別為平板電腦設計的視像新聞，以輕鬆手法及
      活動視像表現出來，在iPad 2上播放，十分暢順，是視像
       新聞的新體驗。

•  PPTV 網絡電視 -
       是PPTV for iPad的客戶端程式，無論晝質、流暢度、海量的
       電影/劇集，以至新片上架速度，都是現時眾多的網絡電視程
       式中最好的。
  
  
• iWeekly -
       "Your Global Point of View" 是這國際中文雜誌的Slogan，內容
       有「環球新讀」、「封面專題」、「人物專訪」、「獨家專
       稿」、「特別企劃」、「一周電影音樂」、「樂活良品」
     「圖片故事」及「精選網誌」等。
  
  
  
  
• Junaio -
       目前可體驗Augmented Reality 的少數程式之一，相信很快便
       會有更多應用AR 的iPad 2程式面世。
  
  
  
• FacePad+
       使用Facebook己是每日的指定動作， FacePad+ 這專為iPad而設的Apps 提供更佳的用家體驗。
  
  
  
  
•  Qwiki -
        是一個「讀」出維基百科的海量內容的電子雜誌，把讀者所在地及附近的重要人事時地物，以及重要人事時地物的維基百科內容，重組成一份精簡扼要、與你相關的旅遊、人文知識導覽。
  
                                       
  
  
  
  
• Photoframe -
       是一個華麗的數碼相架 + 日/月曆 + 時鐘的免費程式，可自選日曆或月曆，主題色
       調、時間顯示、鬧鐘、幻燈片秀的過場效果等，美觀實用。

                                          

                          

• 快捷音樂搜索 -
        是一個可搜索全球中西樂曲和下載至iPad的音樂播放器，並能同時好像卡拉OK般顯
        示歌詞、唱片封面，更有播放清單和各項歌曲榜等功能，是一個不容錯過的免費程
        式。

我的iPad 2 的Dock上的Apps快捷圖符，由原先四個加至以下六個常用的Apps，取其每一頁都可方便選用：

Safari - 瀏覽網頁不可缺少

App Store - 方便程式更新

設定 - 方便更改設定

行事曆 - 取其經常顯示當日的日期

Mail - 隨時可知是否有新郵件收到

MyPad+ - 方便取用，隨時與各方朋友保持聯繫

今期的iWeekly 中的特別企劃文章主題是「全球最受尊敬企業Top50」，是<<財富>>雜誌的全球最受尊敬企業Top50榜單近日揭曉，對4,100位企業家、管理者和分析師的調查結果顯示，在金融危機衝擊下，全球商業格局已發生重大轉變，<<財富>>稱之為「該榜單13年來變化最大的一次重新洗牌」。蘋果Apple及谷歌Google 分別成為榜首及第二位最受尊敬企業，真是實至名歸啊。

iPad 2 並非最好的平板電腦，祗可說是目前更好的平板電腦，因為iPad 3.…iPad9 會陸續面世，我很享受電腦科技發展一日千里帶來蘋果公司的創意產品。

寫這文章期間，市場盛傳iPad 2 行貨將在4月21日在港發售，但今日我問蘋果產品專門店，他們仍表示未有確實公開發售的日期。這吊人胃口的市場策略，將令iPad 2更加搶手。

MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (一)

一個Outlook用家，除了能够充分應用行事曆、連絡人、工作、記事及Outlook Today外、須熟識並應用以下Outlook 電郵進階管理的功能，方可成為真正識得使用Outlook的資深用家：

1.  我的最愛資料夾 - 將常用及重要的資料夾，加到我的最愛資料夾中，以便時刻關
    注。
2.  搜尋資料夾 - 設定常用的搜尋條件，以便一按便可立即搜尋出所有相關電郵來。
3.  封存 - 定期封存過舊電郵，以保持Outlook 暢順運作，並可隨時查閱已封存的電郵。
4.  規則及通知 - 設定各式的規則，作全面自動化的電郵管理。

其中規則及通知(Rules & Alerts) 的功能，若能靈活應用其多樣的組合於其方程式 "If ....Then + Excepton", 便可輕易設定過百項自動化的規則，大大提高電郵管理的效率。我願意在此作詳細講解這功能的設定步驟(以Outlook 2003為例)和應用範例。

設定規則並非困難的事，因為Outlook已設計了很多範本給用戶選擇，也可以自訂規則。以下是以選擇範本作例子的程序：

1. 在Outlook中，按.<工具>-><規則及通知>。進入<規則及通知>對話盒之<<電子郵件規則>>分頁中。
2. 按新增規則進入規則精靈。
3. 這時可選擇「開始從範本中建立規則」或「空白規則開始」，這次示範是選前者。
4.  步驟1：選取範本，例如從八個範本中選取「從某人移動郵件至資料夾」。

5.  步驟2：編輯規則描述(在加上底線的值上按一下)，例如：
    郵件送達後
    寄件者「個人或通訊群組清單」(按一下出現地址簿，從中選按你心目中的「某人」例如Stephen Pong。
    將其移動到「特定」資料夾 (例如預先建立以Project B 命名的資料夾)
   
   按<下一步>

6. 您要檢查的條件是？
   步驟1： 選取條件，從預設的二十多種條件中剔選一個至多個(如適用)條件。
   注意如剔選超過一個條件，那麼條件一和條件二便成為這規則的總條件，例
   如：
   「寄件者個人或通訊群組」和「我的名字出現在收件者方塊時」
   
   步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)
    郵件送達後，我的名字在(收件者)方塊中 和 寄件者Stephen Pong，將其移動到Project B資料夾        
    
   按<下一步>

7. 您處理郵件的方式是？
   步驟1： 選取動作，從預設超過二十種動作中剔選一個至多個(如適用)動作。
   注意如剔選超過一個動作，那麼動作一和動作二便會同時執行，例如：
   播放WindowDing.wav和將其移動到"Project B"資料夾
   
   步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)
   郵件送達後，
   我的名字在(收件者)方塊中，和寄件者Stephen Pong，
   播放WindowDing.wav，和 將其移動到Project B資料夾
   
   按<下一步>

   8.  是否有任何例外？
        步驟1： 選取例外，在超過二十種預設
        例外中剔選一個至多個(如適用)例外。也
        可不剔選任何例外，便按<下一步
        >。
        注意如剔選超過一個例外，是指例外一
        或例外二或例外三出現，也構成這規
        則的例外，例如：
        除非主旨含有特定單字，或 除非當其為
       會議邀請或更新時為例外
        步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值
        上按一下)
        郵件送達後，
        我的名字在(收件者)方塊中，和寄件者
        Stephen Pong，
        播放WindowDing.wav，和 將其移動到
        Project B資料夾
        除非主旨含有特定單字，或 除非當其為
        會議邀請或更新時為例外
                 
        按<下一步>

   9.  完成規則設定
        步驟1： 指定規則的名稱，可選取預設
        的名稱或修改至合適的名稱
        步驟2： 設定規則選項，可剔選以下一
        項或多項：
         1) 對已經在<收件匣>(建立該規則
             時所處的資料匣) 的郵件執行此規
             則。
        2)  啟用此規則(預設)。
        3)  所有帳號中執行此規則。
        步驟3： 檢閱規則描述 (在加上底線的值上按一下加以編輯)
                       是最後的檢閱，如不滿意，可即時修改到合適。

 10. 按<完成> 便完成這項規則的設定，
       回到電子郵件規則的首頁，最後按<套
       用> 和  < 確定> 便正式完成，離
       開「規則及通知」了。

以上是「開始從範本中建立規則」的步驟，若採用從「空白規則開始」後，須選擇：
      1) 當郵件送達時進行檢查，按<下一步
          >
                          或
     2) 傳送郵件後進行檢查，按<下一步>

其後步驟與上述大致相同，不再重述。

已建立的規則，可隨時剔選開啟或停止，甚至刪除，也可以按制立即執行某一規則，更可以輸出規則，日後於其他電腦的Outlook輸入用。


下一篇文章將與大家分享各種「規則及通知」的應用例子，相信可助進一步了解這極有用的功能。

MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)

MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)

上篇文章提到，若能靈活運用「規則及通知」各樣<條件>If ，<動作>Then，及<例外> Exception，便可設定過百項規則，為用家提供自動化電郵管理工作。

以下是一些「規則及通知」的應用例子分享：

1) CC Mails - 所有CC 自己的電郵，都自動搬移至指定資料夾
先建立一個資料夾命名"CC Mails"，然後建立一個規則 「從空白規則開始」-當郵件送達時檢查，檢查條件是「我的名字不在收件者方塊中」，選取動作是「將其移動到特定資料夾」(特定資料夾當然是選以CC Mails 命名的資料夾)，這設定可將所有CC或BCC 給自己的郵件自動搬移至CC Mail資料夾，括號內的數字代表有多少封是未讀的。切記須將這CC Mails 項料夾加入我的最愛資料夾中以便關注，因為CC Mails 資料夾的設立目的是將讀信優先次序讓給「我的名字在收件者方塊中」的郵件而己，所以有空的時間，仍須讀取的。但為避免一些重要的郵件因遲讀而「出事」，故建議於規則上加入「例外」如下：
     1) 除非它「標示為重要性高」
     2) 除非「內文中有特定單字」 (單字是你的名字的大小寫，例如"Stephen", "stephen",
         "Pong", "pong"等。當寄件人在內文中提及你的名字時('無論大小寫)，都會保留在收
          件匣Inbox中。
     3) 除非「郵件標題中有特定單字」(單字建議是Urgent、Important、緊急、重要等)
     4) 其他(如適用)

2.   建立重要客戶資料夾例如"ABC Group"，設定規則：凡收到由該客戶所有相關人士發給我的電郵，即「寄件者個人或通信群組清單」，都自動「將其移動到特定資料夾」"ABC Group"中，建議也加入我的最愛資料夾中，括號內的數字代表有多少封是未讀的，以便關注。

3.   建立一個以"Meeting Invite"命名的資料夾並加至我的最愛資料夾中，設定規則：當收到任何「為會議邀請或更新」的信件，便自動「將其移動到特定資料夾」中並顯示待回覆邀請信的數字。

4.   建立一個以"Important"命名的資料夾並加至我的最愛資料夾中，設定規則：當收到任何「標示為重要性高」、「主旨中有特定單字」為<緊急>或<回覆>的信件，都會自動「將其移動至特定資料夾」"Important"中，並顯示未讀的數字，以便關注。

5.   對於一些自己訂閱的電子新聞例如某報章的「新聞速遞」，每日都會收到數封新電郵的，為了不讓其佔了收件匣Inbox 的空間，可建立一個以"News Express"命名的資料夾，設定規則：當收到「主旨中有特定單字」<新聞速遞>便「自動搬移至特定資料夾」"News Express" 中，待有空時才選讀。

6.  有使用Facebook 的朋友，特別是交遊廣濶相識滿天下者，每天都會收到不少從Facebook 發來的訊息，祗須建立一個以"Facebook" 命名的資料夾，設定規則：當收到任何訊息其寄件者地址中有特定單字」(Facebook)者，都「自動移動到特定資料夾」"Facebook"中，待有空時才選讀。

7.  休假/出差通知 - 設定在休假/出差期間，凡收到電郵是給自己的(即條件是：「當我的名字在收件者方塊中」，便即時以「使用特定的範本回覆」寄件者關於休假/出差及安排事宜。切記須加上例外「除非收到在指定日期中」(就是除了休假/出差的前後日期)，以避免回到正常工作時忘記關閉這休假/出差通知的規則啊。

8.  刪除垃圾郵件 - 除了應用Outlook本身的垃圾郵件篩選器功能外，對付一些經常更改IP的垃圾郵件，可採用以下規則：
     1)「 刪除交談主旨」- 凡「主旨中有特定單字」(例如Sex，或某產品/服務名稱等，單字表可隨時增加新的單字 )，便刪除它。
     2)  凡主旨中有特定單字」或「內文中有特定單字」(如上述)的信件，便「自動移動至到指定資料夾」<垃圾郵件>中。

9. 當收到「主旨包含特定單字」的郵件，便「自動移動至指定資料夾」中
應用分享- 多年前當我為一些商會擔任總幹事工作，經常安排活動並在商會網站中設有活動的網上報名表是經電郵傳送的，其郵件主旨是預設"XX活動報名"，我會於Outlook中先設定一個"XX活動報名"的資料夾，並設定規則：「當收到主旨中有特定單字」"XX活動報名"的郵件，便會自動「將其移動到特定資料夾」"XX活動報名"中，便可時刻掌握到該活動的報名情況了。

10. 所有發出的郵件，延遲數分鐘後才送出
很多人，特別是經常都忙碌的現代人，有時會於按下傳送郵件後，才發覺郵件有錯漏 (例如忘記加入附件)，需作回收和更正，但很多時不能成功回收的(例如收件者不在內部網絡中，或使用單獨的電腦)。 祗須建立一個「傳送後進行檢查」的規則：當按「傳送郵件後」，「僅在此機器上」，「延期數個分鐘傳送」(分鐘數目自訂)，便可買個保險，寄信後數分鐘內，趁信件未真正寄出，可「撈回」有錯漏的郵件作修改。

11.  轉寄指定寄件者/內容的郵件至行動電話的電郵信箱
有些人擁有可收發電郵的智能手機，因不欲花時間於收看垃圾電郵或不重要/不緊急的電郵，便索性不安裝電郵帳號於其智能手機。其實，配合Outlook的規則及通知的功能，便可設定在Outlook 收到的郵件，祗限符合預設的各樣條件，才自動轉寄予手機中安裝的電郵帳號。 

12. 收到由「寄件者是在已指定通訊錄」發出的郵件，會「自動移動到特定資料夾」中
在我的「連絡人」中，除了預設的資料夾是所有連絡人的Contact，我另外加設以HRM命名的資料夾(指定通訊錄)，內中祗有HR Management Club中近百個HRM 會員的HR Directors及Managers 的連絡資料。另在收件匣下建立以HRM命名的資料夾，並建立以上規則，以致每日收到任何HRM 會員的信件，都自動移動到該資料夾中，方便管理。

13. 其他，例如：
         1) 當傳送郵件後，按收件者個人或通信群組清單，自動將寄件備份移動到特定資料夾。
         2) 當收到附有「待處理」標幟並要求回覆的信件，會發出特選音效聲響。

希望上述的例子能啟發大家對「規則及通知」的應用，並有助自動化電郵管理，提升工作生產力。

商協會網站設計與管理 (四)

筆者於去年一月至二月間曾以「商協會網站設計與管理」為主題發表了三篇文章，並分享予一些友好商協會理事朋友，及一些欲建設網站的新商協會創辦人，旨在提供免費(2007年前曾為上市公司、商會提供網站建構顧問服務是收費的)資訊和分享經驗，令其相關網站能辦得更出色，助其提升商協會對外、會員及準會員的連繫、和商協會的知名度。一年多後，我願意再分享我的觀察和一些意見，希望能幫助有意改善其商協會網站的朋友，加強對其會網的重視。


網站結構 -
結構對一個網站是非常重要的，在建構階段須考慮周詳，並須顧及會務的長遠發展，一些目前未有資源落實但日後會進行的項目須包含在結構中(參考筆者上述三篇文章)，在未有內容前祗須注明「建構中」(Under construction)便可，否則一旦接受網站設計公司的結構性建構，便需另收費才會提供更改結構服務。

解像度的選擇 -
雖然現在已進入高清時代，但是指收看數碼電視及藍光碟，以網站而言，仍以1024 x 768 解像度較為親民，有些商協會的網站卻採用1280 x 720 解像度，逼使一些用Netbook 或低階電腦的用家須經常用滑鼠調動橫向才可以瀏覽到網頁右邊的內容，偏離「用家友善」的原則。

首頁的應用 -
首頁是肩負What's new 的作用，更是一般瀏覽者進入網站第一眼見到的網頁，內容須常更新和具吸引力，故須包含各主要內頁的最新內容的標題和超連結，和主打宣傳活動的橫額(Banner 及超連結)。有些商協會的網站首頁卻將經年不變的「關於我們」、「聯絡我們」等內容佔據了首頁寶貴的空間，有些網站首頁放的全是「最新消息」，包括八九個月前的「新」消息，甚至兩段相同的消息出現在同一首頁中，也沒有分開「活動預告」和「活動回顧」，令人摸不着頭腦。

文字質素 -
網站內容一般以文字佔較大比重，而文字的質素也間接代表著商協會的質素。網站的內容，無論撰稿人有多高的文學修養，也像出版報章刊物般需要編輯和校對的。有些商協會的資源有限，大部份的內容祗靠一位身兼多職的秘書處文員/幹事或義工進行輸入，有時錯漏難免，甚至發佈日期與內容不相符，錯別字或文法錯誤等情況經常出現。其實一般商協會理事大都是有識之士，祗須選立一二位理事擔任網站/刊物編輯組組員，負責監察及校對網頁/刊物內容，便可保證網站的內容質素呢。

圖片質素 -
圖片的表達勝過千言萬語，是指美好的圖片而言。專業攝影師於活動中拍攝的眾多照片中，有些也需作後期製作修正的，或有失手的欠佳之作，於網站登出來的應是精選及經編輯過的。有些商協會網站卻「原汁原味」，以量取勝，攝影師交來的所有照片都全數刊登，以致同一人景的連拍照片(攝影者多拍幾張以作挑選用)都登出來，因欠缺編輯組的監察和指導，故經常發生令人感覺沉悶的過多照片報道。

網站的維護 -
有時伺服器失靈導致網站停頓，或產生超速結失效(Dead link)、部分圖片不能顯示等情況出現。 因沒有人經常作監控，故發生上述情況多時也沒人理會，令人誤會該會發生什麼情況。設立網站管理員Webmaster 是必需的，若是由秘書處文員/幹事兼任的話，一些基本的培訓提供和明確的觀念/責任的灌輸也是需要的。

商會對公司會員的服務 -
與學會或協會有所分別，公司會員對商會網站能助其推廣生意是有期望的，能成為著名商會會員是引以為榮的。故商會網站的會員名錄能宣傳其產品/服務、以至其公司網址已是指定動作，如何將商會網站的知名度提升，以致世界各地人士能經熱門網頁搜尋器，打進一些關鍵字便能經商會網站連結到公司會員網站，應是商會網站努力追求目標之一。如何能達至搜尋引擎的優化，以爭取熱門網頁搜尋器的相關關鍵字的排名，現今已不是什麼秘技，祗是有沒有用心去做而已，況且這也是爭取會員的工具啊。一個活躍的商會網站，會員是樂意在其登廣告，商會也可增加收入，是雙贏的境界。

最後的溫馨提示：每一位商協會的理事，若能每週抽一些時間瀏覽其會網，網站管理員也申請Google的免費網站分析報告並定期發放予各埶委(或負責會網監察的委員)，每次委員會議也加入「網站回顧」的議題，定能大大改善會網的效能和知名度。況且，會網的內容更新也提醒有關執委對一些重要會務進度的關注，例如：

• 負責組織活動的委員會留意「活動預告」網頁的活動項目，正常一個活躍的商協會應經常有幾個計劃中的活動在宣傳中，否則太短的活動預告予會員是不適當並影響活動的參與率的。
• 已舉行多時的活動，是否仍沒有報道出現在「活動回顧」網頁中？Time to market 的重要性大家都認同的，大多數會員及參加者對過時的活動報導會失去興趣。
• 負責會員事務的委員會關心會員招募的成績，若已頒發會員證書的新會員仍沒有被加入會員名錄中，會令新會員覺得不受重視。
• 負責監察會網的委員報告最新的瀏覽率下降，須檢討成因及採取改善行動。
• 會長/主席獻辭是否很長時間沒有更新，內容已不合時宜。

在此祝願各商協會網站「與時並進」、內容質素及瀏覽率「步步高昇」。