個人與企業應用「資訊管理五常法」

每次於「資訊管理五常法」課程尾段講解最後二幀Slide時，我都語重心長地作一「臨別贈言」道出這課程的目的，及我對所有學員的期望如下：
(一) 做一個負責任的電郵戶主

• 經常檢查你的電子郵箱
• 對所有致你本人的電郵，作出快速回應
• 學習你的資訊管理系統各種功能並正確地應用
• 若果你是公司的東主或管理層(例如人力資源總監/經理、市場及營業經理等)，使用公司的電郵帳號 you@companydomain 你的個人通訊文化也反影貴公司的通訊文化

(二) 為他人設想，遵守以下通訊規則：

• 所有發出的電郵，一定有適切的主旨
• 留意附件的大小，不會弄爆收件人的郵箱
• 當有需要時，才於發出郵件加上讀信回條要求或提醒旗幟
• 不會濫用"CC"、"Reply All" 或 "Reply with Attachment"
• 發出精簡及有禮貌的電郵
• 在適用情況下，採用「行事曆」召開會議或約會

(三) 常自律

• 經常更新自己的行事曆，並準時出席會議/約會
• 支持環保，如無需要，不會列印電郵或文件
• 能學以致用，知行合一，顧己及人

希望各學員投資了學費(儘管是公司支付)及八小時的寶貴光陰參加這課程，都能儘快成為其公司提倡實施「資訊管理五常法」的發起人，以發揮善用現有資源，提升競爭力和企業通訊文化的精神。

可是，現實中的學員，大部分都並非企業決策人，他們都沒有能力或影響力令到公司高層明白「資訊管理五常法」的好處，並同意在公司推行。有些屬企業決策人的學員，也因業務上其他種種問題，未必會即時下定決心去推行這似乎沒有迫切性的方案，日後更可能會忘記了。祗有少數的學員是明智的企業東主或高層人員，關注自己或公司的生意，從課程中領略「資訊管理五常法」的好處，身體力行地應用並推廣至全公司的同事去學習、應用和持續改善，漸漸令各同事也愛上公司的系統，能為他們的工作效率提供有效的條件。

其實，個人亦可以實行「資訊管理五常法」去應付日益泛濫的資訊，提升個人工作生產力和快回應的通訊文化。當個人做出成績，上司、同事及業務伙伴是會感覺到你是與別不同的，有機會便可以向管理層提出全公司推行「資訊管理五常法」的好處。否則，課程完結後，不立即學以致用，也不充份利用課程後30日的免費「問功課」的顧問支援，卻仍維持過往「慢回應、或不回應」的工作效率和通訊文化，「知而不行」的行為在這競爭激烈的商業世界中很容易被淘汰，是十分可惜的事啊。

我希望各學員能反思、慎之。