Outlook 2003/2007 郵件翻譯功能 - 教學篇

通常在「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」工作坊或企業培訓中，我所教授Outlook百分之九十的功能和應用技巧，學員都覺得很新鮮和感興趣的，其中有兩個功能是學員最感雀躍的，第一個是上篇文章介紹的附件圖片Resize，第二個是郵件翻譯功能。

很多做國際貿易或市場營銷的人員，經常會收到不同國家發來的電郵，有日文、法文、德文、韓文等非熟識的語文，他們都需要花工夫去查字典或用其他翻譯器幫助，方可了解其中內容。其實，MS-Outlook 自2003版本開始，其「信息檢索」功能已內置翻譯，只需按幾吓鍵盤，便可將單字、片語或整篇電郵翻譯至中英文或任何國家文字，十分方便。Outlook使用本地與聯機雙語詞典和網上機器翻譯來提供翻譯服務，所以必須在上網環境下進行。

以下是不同版本的Outlook 翻譯功能介紹：

Outlook2003 (以自日文翻譯到繁體中文為例)

1. 在郵件中，只須拖曳滑鼠選取欲翻譯的片語或全封電郵，右點擊滑鼠從選單中選取<翻譯>，便可在右方打開「參考資料」，在<搜尋目標>下二行的下拉選單中選取「翻譯」。
   
   
2. 在「翻譯 的文字或句子」之<自> 下拉選單中選取原來電郵的語文(此例選取「日文」)。
3. 在<到>下拉選單中選取欲翻譯的語文(此例選取「中文(台灣))。
4. 繁體中文的翻譯結果便會出現在"Microsoft Translator" 對下方。
5. 在翻譯結果文字下的下拉選單中可點選<插入>便可將翻譯結果取代原來文字，若點選<複製> 便可複製翻譯結果文字記在電腦記憶中，然後可在其他地方<貼上>，注意在讀取郵件頁上不接受寫入文字的。
6. 如出現有某些國家文字不在選單中，可點擊「翻譯選項」以設定雙語字典及機器翻譯的文字。
   
   
   
7. 如欲翻譯單字，可先按著Alt 鍵，然後點擊該單字，經上述步驟1-4，翻譯結果也會出現在"Microsoft Translator" 下方。

Outlook 2007 (以自英文翻譯到繁體中文為例)

1. 在郵件中，只須拖曳滑鼠選取欲翻譯的片語或全封電郵，右點擊滑鼠從選單中選取<翻譯>Translate，再點選 <翻譯>Translate，便可在右方打開 "Research"，在 下二行的下拉選單中選取「翻譯」Translation。
   
   
   
2. 在「翻譯的文字或句子」之<自> From下拉選單中選取原來電郵的語文(此例選取English(US)「英文」)。
3. 在<到>To下拉選單中選取欲翻譯的語文(此例選取Chinese(Taiwan)中文(台灣))。
4. 繁體中文的翻譯結果便會出現在"Microsoft Translator" 對下方。
5. 在翻譯結果文字下的下拉選單中可點選Insert<插入>便可將翻譯結果取代原來文字，若點選Copy<複製> 便可複製翻譯結果文字記在電腦記憶中，然後可在其他地方Paste <貼上>，注意在讀取郵件頁中是不接受寫入的。
6. 如出現有某些國家文字不在選單中，可點擊Translation Options「翻譯選項」以設定雙語字典及機器翻譯的文字。
   
   
   
7. 如欲翻譯單字，可先按著Alt 鍵，然後點擊該單字，經上述步驟1-4，翻譯結果也會出現在"Microsoft Translator" 下方。
   
    

Outlook 2003/2007 的翻譯功能十分好用，但電腦機器所翻譯的水平始終跟專業翻譯師相差很遠，尤其文法的錯誤很多時會令人啼笑皆非呢。不過，翻譯結果可令人會意七八成的意思，仍可作為參考用，建議在讀取到外文須作翻譯前，先按「轉寄」Forward(可加上自己為收件人），然後才進行上述翻譯步驟，最後有翻譯結果便可選按「插入」Insert將其取代原文或「覆製」Copy將其「貼上」於原文旁邊作比對參考。