資訊管理應用方案分享

每次於「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊中，都與學員分享我近年的資訊管理應用方案：

(一) 軟件

• 採用 費用全免的Google 應用服務的Standard Edition。
• 將公司的網域 cs-pim.com 放置於Google應用服務中，以便以公司網域設置電郵、內聯網及公司網站等。
• 建立電郵帳戶，可自由啟建及管理多達50個以 name@companydomain 作為公司電郵地址、每個電郵容量多過7G 的電郵帳戶。
• 除電郵外，更可應用網上文件庫(Google Document)、行事曆(Google Calendar)、即時通訊及視像會議(Google Talk)、內聯網(Site)、相簿(Picaca)、首頁 (iGoogle) 及其他Google應用程式，應用介面更可加入公司商標及風格呢。
• 開設多個以IM5Sn@cs-pim.com 命名的臨時電郵帳戶，作為舉辦工作坊時給一些其電郵設定有問題的學員於課程中使用(不少人的手提電腦於外間不能發放電郵)。
• 雖然我所有的電郵帳戶(CS, CS-PIM, Isaac公司電郵及個人Gmail)都是以Google作Back end, 和寬頻服務供應商提供的Netvigator電郵都可以用Web based 模式收發，但所有電郵帳戶都設置於手提電腦內的MS-Outlook 2007 中，作為日常個人資訊管理用，在外間則用 iPhone 3GS收發所有電郵及作流動辦公。
• 安裝了Google Apps Sync for Microsoft Outlook 的免費軟件，所有在Outlook 行事曆加入及更新的約會/要事/會議，都會自動經雲端運算在Google Apps 的行事曆中作更新，或在外間於iPhone 3GS中的Google行事曆中加入新的約會，無需接駁USB線經iTune作數據同步也都會經雲端運算在Outlook行事曆中作更新。此外，每日早上Google行事曆會發免費短訊至iPhone提醒我當日的約會/會議，和於約會/會議前一小時再以免費短訊提醒出席，十分方便。

(二) 硬件

• 日常是用一部規格較強的Notebook PC 連接一部24" 多媒體顯示器作多工擴充顯示用，手提電腦的螢幕顯示Outlook，大螢幕則可顯示其他應用程式或瀏覽網頁， 以提高工作效率，間中也可寓工作於娛樂呢。
• 出外教學時我會帶一部祗重1 kg 的輕便Netbook PC和流動寬頻USB手指，用作展示及上網用。
• 當然，任何時候包括出外開會或任何活動，隨身帶的 iPhone 3GS 或 WM Smartphone，是流動辦公用的微型電腦通訊中心。

這資訊管理應用方案是極適合中小企業，因為營運成本低，Google 提供的伺服器及各式應用服務安全可靠且費用全免(Standard Edition -包括電郵、文件及網站數據儲存)，便可採用公司網域的電郵及網站，不一定需要專業資訊科技人員也可作管理及維護呢。

若果沒有購置MS-Outlook 的中小企業，也可全公司採用Web based的Google 應用方案，省卻購買MS-Office 辦公室軟件，因Google Document 已提供文書、試算表及演示的功能。但若如筆者一樣已購置MS-Outlook者，則可由經常於辦公室工作的行政人員物盡其用，其他前綫員工可用Web based方式作資訊管理。

據我所知，現在愈來愈多大公司包括跨國企業和政府機關(例如 GE, Salesforce.com, Sanmina-SCI, Prudential Preferred Properties, Metropolitan Group, 哥倫比亞特區政府等)，當然包括有超過10,000員工的Google，也全面採用Google 應用方案的Premier Edition (每用戶有25G的電郵容量，除MS-Outlook和iPhone外，也可與Blackberry作數據同步，提供24x7的電話支援，可不顯示廣告，但年費每用戶US$50)，取其低成本、高效能及安全的優點。