MS-Outlook 中 BCC 的應用- 教學篇

上月網誌中提起「義廉恥的通訊文化」，我也在最近的「資訊管理五常法」課程中提及，很多朋友都間中會將一些資訊(例如保健知識或一些有趣的事)以電郵轉寄與其好友分享，經常收到以下兩種方式：

1. 將數十個朋友的電郵地址放在收件者欄上寄出，結果每一收件人都看到其他人的電郵地址，可能大部分都互不相識的。除了「私隱」問題外，更可能間接令友人多收垃圾郵件呢，這「不為他人設想」的方法是最不鼓勵的方法。
2. 將各朋友的電郵地址放在密件副本 (BCC)中寄出 -若寄件人是由Outlook Express發信，結果每一用MS-Outlook2003/ 2007的收件人都祗在收件人欄中見到Undisclosed-Recipient ，Gmail及Hotmail 的收件人的收件人欄是空的，Yahoo mail的收件人在收件人欄看到Undisclosed-Recipient@yahoo.com ，而不會見到其他人的名字和電郵地址。  若寄件人是由Outlook2003/2007發信，則用Outlook2003/2007的收件人會見到發件人的名字也出現在收件人欄中，若收件人是用Gmail、Yahoo mail 或Hotmail的話，則在收件人欄中會見到發件人的名字及電郵地址。若寄件人是用Lotus Notes 發出的，Outlook2003/2007的收件人會見到收件人欄是空的。這方法雖然可隱藏其他人的名字及電郵地址，但給收件人的印象是怪怪的，也是不鼓勵的方法。

其實，用Outlook 2003/2007的用家，可採用以下方法去避免暴露其他人的名字及電郵地址於一些分享性質的電郵或eDM：

(一) 仍是採用BCC 的方法，但須依以下程序：

1. 在 "Contacts" (聯絡人)中，建立一個以 "Dear Friends"(或 "Dear Customers", "Dear Members"按需要而定) 命名的虛構聯絡人，在E-mail 電子郵箱中填上例如一個虛構的電郵地址 DearFriends@gmail.com, 或 DearCustomers@gmail.com 或 DearMembers@gmail.com ，但在 "Display as" (顯示為) 欄上填上 Dear Friends或 Dear Customers 或 Dear Members，切記須刪去右邊預設的電郵地址。
2. 當要發放這類分享性電郵或eDM時，可於Address Book中選用"Dear Friends" (或其他合用的虛構聯絡人，放在 "To" 欄內，另將該批目標收件人放於BCC內，然後寄出。
3. Outlook 2003/2007 的收件人，會收到To：Dear Friends 的電郵，但Outlook Express、Hotmail、Yahoo Mail的收件人會收到To：Dear Friends (DearFriends@gmail.com) 內文沒有稱呼自己名字的電郵。

(二) 應用Outlook中的Contacts(聯絡人)以類別選出目標聯絡人，配合Mail Merge(合併列印)功能，Outlook會自動逐個聯絡人發出電郵。 每個收件人會收到單獨給自己，內文有親切稱呼自己名字的電郵，閱讀起來都感到份外親切。

這是最佳方法應用於發放分享電郵或eDM，所以每次我於「資訊管理五常法」課程，應用Outlook 及Mail Merge 的課題，都廣受學員歡迎。

我期望各位曾参加過我舉辦的「資訊管理五常法」的學員朋友，都能做到「學以致用」和「知行合一」，正確應用有效的資訊管理技巧於工作上，提升工作生產力。