垃圾郵件的處理 - Outlook 2007 教學篇

最近的「精通MS-Outlook 2007，推行資訊管理五常法」課程一些學員，對於從課程中學識如何有效處理垃圾郵件後立即學以致用，每日能省卻不少時間去應付過百封垃圾郵件，感到特別高興。原來不少電郵用家都為垃圾郵件感到煩惱，因為垃圾郵件的危害，除了郵箱會被塞爆之外，還會伴隨網絡病毒的入侵，利用被入侵者通訊錄中的連絡人名單，向外發送大量的病毒郵件，造成不可預期的破壞與損失。另一方面，有時候朋友或客戶來的電郵，卻因字句問題被誤送至垃圾郵件資料夾，令人氣結。

其實祗要能正確應用其資訊管理系統，無論是Lotus Notes、MS-Outlook、或Google Application等，都可以自動篩選和處理垃圾郵件，並減少誤作垃圾郵件的發生。

以下以Outlook 2007作說明：

(一) 配合「資訊管理五常法」的「常組織」，須先設定以下三個選項：

• 設定垃圾郵件的篩選層級
  
  在工具 -->選項-->偏好-->垃圾郵件選項 中從四種篩選層級中勾選一種適合個人需要的作業方式：
  1) 不自動篩選。但來自封鎖寄件者的郵件仍會被移到垃圾郵件資料夾，這是最低的保護級別。
  2) 低；將最明顯的垃圾郵件移至垃圾郵件資料夾。
  3) 高；會抓到大多數的垃圾郵件，但也可能誤抓到某些擬似垃圾郵件，須經常檢查垃圾郵件資料夾，將不屬垃圾郵件的寄件者設定為安全的寄件者。
  4) 僅安全的清單；只有安全的寄件/收件清單上的人員或網域所寄出的郵件可以傳送至您的收件匣。這是最安全的保護級別，但須經常更新安全的寄件/收件清單。
  此外，更需複選下方的四個核取方塊，建議勾選第二、三及四個方塊。
  最後，按確定鈕完成作業。
• 設定國際選項
  對於經常收到一些從沒交往的國家語言且不想讀取的郵件(例如俄文、越南文)，可於工具 -->選項-->偏好-->垃圾郵件-->國際中設定封鎖其頂級網域(top-level domain例如 .ru、.vn)及語系編碼(encodings)的郵件。

• 控制圖片的下載和顯示
  
  由於HTML電郵可讓Outlook 2007連結到網站下載圖片，因此當電腦與伺服器進行資料交換時，寄件者即可藉此來確認電郵是有效的地址，是可傳送更多垃圾件的目標。所以，妥善的控制圖片下載和顯示的機制，可以抑制垃圾郵件的泛濫。
  1) 在Outlook2007中，點選工具-->信任中心。
  2) 開啟信任中心對話方塊，點選自動下載項目。
  3) 勾選不自動下載HTML電子郵件訊息或RSS項目中的圖片核取方塊。
  勾選下方所有核取方塊，以允許「安全寄件者」、「安全收件者」和「信任網站」
  等圖片下載和顯示。
  4) 按確定鈕完成設定。

(二) 配合「資訊管理五常法」的「常整頓」，經常對不同郵件作以下適切的設定：

• 建立垃圾郵件的黑名單
  針對不想收到的電郵，可將其電郵地址或網域名稱(例如@abc.com)，以建立「黑名單」的「負面表列」方式，加入封鎖的寄件者清單中，一旦Outlook 2007收到來自封鎖清單中的郵件，便自動將它們移到垃圾郵件資料夾。
  
  1) 在Outlook 2007中，點選欲封鎖的郵件，按滑鼠右鍵。
  2) 點選垃圾郵件-->新增寄件者至封鎖的寄件者清單指令。
  3) 出現提示方塊， 按確定完成作業，該郵件也移至垃圾郵件資料夾中。
• 指定寄件的安全名單
  1) 在Outlook 2007中，點選欲加到安全寄件者名單的郵件。
  2) 以滑鼠右鍵，點選垃圾郵件 -->新增寄件者至安全的寄件者清單指令。
  3) 出現提示方塊，按確定鈕。
  
  在安全的寄件者清單的下方，勾選以下二個選項：
  1) 也信任從我的<連絡人>寄來的電子郵件
  2) 自動新增我曾經寄信的對象至安全的寄件者清單。
• 指定收件的安全名單
  1) 在Outlook 2007中，點選欲加到安全收件者名單的郵件。
  2) 以滑鼠右鍵，點選垃圾郵件 -->加到安全的收件者清單指令。
  3) 勾選永遠信任來自....的電子郵件 核取方塊。
  4) 按確定鈕完成作業。

以上述方法去設定和不斷完善的垃圾郵件篩選器，是會愈來愈合用的，如買了新電腦及裝有Outlook 2007，可將這日趨完善的垃圾郵件篩選器以輸出(Export)及輸入(Import)的方式，令新電腦的Outlook 2007也即時可應用同一性能的垃圾郵件篩選器。

古語有云，「道高一尺，魔高一丈」，發放垃圾郵件的寄件者會不時改變其網域或IP，令既定的垃圾郵件篩選器防不勝防。這時，便須應用Outlook 中的「規則及通知」(Rules & Alerts)來對付了。曾經上過筆者舉辦的「資訊管理五常法」的學員，應該懂得應用「規則」的方程式 如果IF -->執行Then -->例外 Exception ，祗須設定郵件送達後，勾選若果(If)：

• 主旨或內文中有特定文字
• 郵件標題中有特定文字

注：特定文字當然是該些垃圾郵件經常出現以推廣其產品或服務的名稱(例如sex, adult, fuck，ABC產品等) ，可加入多個名稱於特定名字清單中。

便執行(Then)移送郵件至特定資料夾 -「垃圾郵件資料夾」，例外(Exception) 情況寄件者是於特定地址簿(Address book)中 - 當然是Outlook的聯絡人(Contacts)。

這規則設定為：當郵件送達我的郵箱，便檢查如果主旨或內文中有"sex"，或"adult"或"fuck" 或"ABC產品"的話，除非寄件者是我的聯絡人地址簿包括的人員，否則便自動移送至垃圾郵件資料夾中。

總結：依照上述垃圾郵件的處理技巧，應用「資訊管理五常法」的「常組織」及「常整頓」(包括經常將親朋、業務伙伴和願意以電郵通訊的人員加入Outlook的聯絡人中)，便可杜絕大部分的垃圾郵件，和防止誤將來自朋友的電郵丟進垃圾郵件夾，省卻不少寶貴的時間啊。

這祗這是「精通MS-Outlook 2003/2007，推行資訊管理五常法」課程其中的一項應用技巧，Outlook中還有很多好用的功能，能幫助忙碌的行政人員，提升工作成效和通訊文化的。