2010年9月11日 星期六

垃圾郵件的處理 - Outlook 2007 教學篇

最近的「精通MS-Outlook 2007,推行資訊管理五常法」課程一些學員,對於從課程中學識如何有效處理垃圾郵件後立即學以致用,每日能省卻不少時間去應付過百封垃圾郵件,感到特別高興。原來不少電郵用家都為垃圾郵件感到煩惱,因為垃圾郵件的危害,除了郵箱會被塞爆之外,還會伴隨網絡病毒的入侵,利用被入侵者通訊錄中的連絡人名單,向外發送大量的病毒郵件,造成不可預期的破壞與損失。另一方面,有時候朋友或客戶來的電郵,卻因字句問題被誤送至垃圾郵件資料夾,令人氣結。

其實祗要能正確應用其資訊管理系統,無論是Lotus Notes、MS-Outlook、或Google Application等,都可以自動篩選和處理垃圾郵件,並減少誤作垃圾郵件的發生。

以下以Outlook 2007作說明:

(一) 配合「資訊管理五常法」的「常組織」,須先設定以下三個選項:
  • 設定垃圾郵件的篩選層級
    工具 -->選項-->偏好-->垃圾郵件選項 中從四種篩選層級中勾選一種適合個人需要的作業方式:
    1) 不自動篩選。但來自封鎖寄件者的郵件仍會被移到垃圾郵件資料夾,這是最低的保護級別。
    2) 低;將最明顯的垃圾郵件移至垃圾郵件資料夾。
    3) 高;會抓到大多數的垃圾郵件,但也可能誤抓到某些擬似垃圾郵件,須經常檢查垃圾郵件資料夾,將不屬垃圾郵件的寄件者設定為安全的寄件者。
    4) 僅安全的清單;只有安全的寄件/收件清單上的人員或網域所寄出的郵件可以傳送至您的收件匣。這是最安全的保護級別,但須經常更新安全的寄件/收件清單。
    此外,更需複選下方的四個核取方塊,建議勾選第二、三及四個方塊。
    最後,按確定鈕完成作業。
  • 設定國際選項
    對於經常收到一些從沒交往的國家語言且不想讀取的郵件(例如俄文、越南文),可於工具 -->選項-->偏好-->垃圾郵件-->國際中設定封鎖其頂級網域(top-level domain例如 .ru、.vn)及語系編碼(encodings)的郵件。
  • 控制圖片的下載和顯示
    由於HTML電郵可讓Outlook 2007連結到網站下載圖片,因此當電腦與伺服器進行資料交換時,寄件者即可藉此來確認電郵是有效的地址,是可傳送更多垃圾件的目標。所以,妥善的控制圖片下載和顯示的機制,可以抑制垃圾郵件的泛濫。
    1) 在Outlook2007中,點選工具-->信任中心。
    2) 開啟信任中心對話方塊,點選自動下載項目。
    3) 勾選不自動下載HTML電子郵件訊息或RSS項目中的圖片核取方塊。
    勾選下方所有核取方塊,以允許「安全寄件者」、「安全收件者」和「信任網站」
    等圖片下載和顯示。
    4) 按確定鈕完成設定。

(二) 配合「資訊管理五常法」的「常整頓」,經常對不同郵件作以下適切的設定:
  • 建立垃圾郵件的黑名單
    針對不想收到的電郵,可將其電郵地址或網域名稱(例如@abc.com),以建立「黑名單」的「負面表列」方式,加入封鎖的寄件者清單中,一旦Outlook 2007收到來自封鎖清單中的郵件,便自動將它們移到垃圾郵件資料夾。

    1) 在Outlook 2007中,點選欲封鎖的郵件,按滑鼠右鍵。
    2) 點選垃圾郵件-->新增寄件者至封鎖的寄件者清單指令。
    3) 出現提示方塊, 按確定完成作業,該郵件也移至垃圾郵件資料夾中。
  • 指定寄件的安全名單
    1) 在Outlook 2007中,點選欲加到安全寄件者名單的郵件。
    2) 以滑鼠右鍵,點選垃圾郵件 -->新增寄件者至安全的寄件者清單指令。
    3) 出現提示方塊,按確定鈕。

    在安全的寄件者清單的下方,勾選以下二個選項:
    1) 也信任從我的<連絡人>寄來的電子郵件
    2) 自動新增我曾經寄信的對象至安全的寄件者清單。
  • 指定收件的安全名單
    1) 在Outlook 2007中,點選欲加到安全收件者名單的郵件。
    2) 以滑鼠右鍵,點選垃圾郵件 -->加到安全的收件者清單指令。
    3) 勾選永遠信任來自....的電子郵件 核取方塊。
    4) 按確定鈕完成作業。

以上述方法去設定和不斷完善的垃圾郵件篩選器,是會愈來愈合用的,如買了新電腦及裝有Outlook 2007,可將這日趨完善的垃圾郵件篩選器以輸出(Export)及輸入(Import)的方式,令新電腦的Outlook 2007也即時可應用同一性能的垃圾郵件篩選器。

古語有云,「道高一尺,魔高一丈」,發放垃圾郵件的寄件者會不時改變其網域或IP,令既定的垃圾郵件篩選器防不勝防。這時,便須應用Outlook 中的「規則及通知」(Rules & Alerts)來對付了。曾經上過筆者舉辦的「資訊管理五常法」的學員,應該懂得應用「規則」的方程式 如果IF -->執行Then -->例外 Exception ,祗須設定郵件送達後,勾選若果(If)
  • 主旨或內文中有特定文字
  • 郵件標題中有特定文字
注:特定文字當然是該些垃圾郵件經常出現以推廣其產品或服務的名稱(例如sex, adult, fuck,ABC產品等) ,可加入多個名稱於特定名字清單中。

便執行(Then)移送郵件至特定資料夾 -「垃圾郵件資料夾」,例外(Exception) 情況寄件者是於特定地址簿(Address book)中 - 當然是Outlook的聯絡人(Contacts)。

這規則設定為:當郵件送達我的郵箱,便檢查如果主旨或內文中有"sex",或"adult"或"fuck" 或"ABC產品"的話,除非寄件者是我的聯絡人地址簿包括的人員,否則便自動移送至垃圾郵件資料夾中。

總結:依照上述垃圾郵件的處理技巧,應用「資訊管理五常法」的「常組織」及「常整頓」(包括經常將親朋、業務伙伴和願意以電郵通訊的人員加入Outlook的聯絡人中),便可杜絕大部分的垃圾郵件,和防止誤將來自朋友的電郵丟進垃圾郵件夾,省卻不少寶貴的時間啊。

這祗這是「精通MS-Outlook 2003/2007,推行資訊管理五常法」課程其中的一項應用技巧,Outlook中還有很多好用的功能,能幫助忙碌的行政人員,提升工作成效和通訊文化的。

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