MS-Outlook 中「我的最愛資料夾」的應用 - 教學篇

一般MS-Outlook 用戶，祗懂得應用百分之五至十五的功能，包括對「我的最愛資料夾」(Favorite Folders) 的用途，都不甚了解，大部分人都空置不用。所以當我判斷一個Outlook用家的應用技巧水平，祗須一看其「我的最愛資料夾」的內容，便可見一斑。一個精通MS-Outlook的資訊管理達人，必定會充分應用「我的最愛資料夾」的好處。

我在「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」培訓課程中，都會詳細介紹「我的最愛資料夾」的應用，以助用戶集中注意力於一些常用及重要的資料夾，提升工作效率。

Outlook 的左方，是功能窗格的位置，由上至下有「我的最愛資料夾」、「所有郵件項目」、「郵件資料夾」和「功能按鈕」。

位於功能窗格中間的「郵件資料夾」是放置各種資料夾的地方，有預設的「收件匣」、「寄件匣」、「寄件備份」、「草稿」和「搜尋資料夾」等。正常的郵件管理應用，會在「收件匣」下，按需要開設不同名稱的子資料夾，以存放不同項目的電郵，例如「客戶甲」、「客戶乙」、「商協會」、「報章快訊」、"Facebook"和"RSS"等。另開設「搜尋資料夾」的「待辦事情」、「未讀取的郵件」、「項目一」、「項目二」和「封存資料夾」及其子資料夾等。結果，「郵件資料夾」的窗格並沒有足够位置顯示所有的資料夾，祗能顯示小部分的資料夾而已，而且往往不容易找出目標資料夾。

「我的最愛資料夾」是位於功能窗格的上方當眼處，是給予用戶放置最常用和最需關注的資料夾，以便隨時看到最新情況和隨手可點擊開啟。所有出現於這區的資料夾都是按需要從「郵件資料夾」中複製出來的，不需要時也隨時可以移除。

加入資料夾 - 祗須於「郵件資料夾」中右點擊欲複製的資料夾例如「待辦事情」，從選單中點擊<<加入我的最愛資料夾>>，便可將「待辦事情」這資料夾複製至「我的最愛資料夾」中，並可上下拖放至適當的位置。

移除資料夾 - 祗須於「我的最愛資料夾」中右點擊欲移除的資料夾例如「客戶甲」，從選單中點擊<<從我的最愛資料夾中移除>> (注意：切勿選取<<删除我的最愛資料夾>>)，便可將「客戶甲」資料夾從「我的最愛資料夾」中移除，但仍保留在「郵件資料夾」中。

建議加入「我的最愛資料夾」的資料夾 - 收件匣 (Inbox) - 隨時了解收件匣中新郵件情況。

• 寄件匣 (Outbox) - 監察待寄出的郵件。
• 寄件備份 (Sent Items) - 方便查看已發出的郵件。
• 草稿 (Drafts) - 提示草擬中未完成的郵件。
• 需回覆電郵(Need Reply) - 設定搜尋資料夾，凡有需回覆類別的郵件，一按即可列出。
• 會議/約會邀請回覆 (Meeting RSVP) - 設定<<規則>>作自動分信，凡來自行事曆的會議/約會邀請/更新的郵件自動轉移至"Meeting RSVP"資料夾，以便回覆。
• 待辦事情 (For Follow Up) - 設定<<搜尋資料夾>>， 隨時查看待辦的事情。
• 重要項目例如Project B - 設定<<搜尋資料夾>>，凡Project B相關人員的往來郵件，一按這資料夾，所有相關人員與自己來往的郵件，便立即搜尋到並排列出來。
• 副本郵件 (CC List) - 設定<<規則>>作自動分信，凡自己名字出現在副本欄、而郵件內文沒有提及自己名字的郵件，自動轉移至 "CC List"資料夾。
• 未讀的郵件 (Unread Mail) - 系統預設的搜尋資料夾，凡未讀的郵件，可立即搜尋到並排列出來。
• 報章雜誌資料夾 - 設定<<規則>>作自動分信，例如將明報網站的即時新聞自動轉移至「明報網站」的資料夾，待有空閒時才選讀。
• Facebook 資料夾 - 設定<<規則>>作自動分信，凡來自Facebook 的郵件自動轉移至 "Facebook" 資料夾，待有空閒時才選讀。
• 網站捷徑 - 可設定特別網站的連結，方便一按即可放Outlook中開啟該網站。
• 其他重要資料夾 - 以便隨時監察郵件情況。

「我的最愛資料夾」是一項不甚受Outlook用戶注重的功能，但當我們善用它的好處，再配合Outlook 其他功能，便可助提升工作的生產力呢。