Outlook Today 應用 - 教學篇

每次於「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」培訓課程中，當教到Outlook Today 時，我都問學員有沒有應用Outlook Today，通常有超過半數的學員都說從沒有見過也不知道什麼是Outlook Today的，這亦是我發問的原因。

其實，Outlook Today 是MS-Outlook 其中一項十分好用的功能，為用戶提供一頁工作概覽，包括七日的行事曆、未到期及過期的工作、和自選電郵資料夾的情況，以便用戶一開啟Outlook 便自動進入Outlook Today檢視最新的工作概覽，以安排當日及未來數日的工作。

有些Outlook用戶從沒有接觸到Outlook Today 的原因有以下兩個(以MS-Outlook 2007為例)：

1. 在Outlook 選項中，沒有設定Startup 的Folder 是"Personal Folder" -
   祗須在Outlook中，按Tools -> Options -> ，在Preference 分頁中按Advance Options，然後在"Startup in this folder" 中按Browse 選 Personal Folder，便可於開啟Outlook後自動進入Outlook Today。
2. 在Outlook 的工具列的最左方有一個Outlook Today的圖符，選按它亦可進入Outlook Today，然後在Outlook Today的右上角點擊"Optimize Outlook Today..."，便可進入"Optimze Outlook Today 頁中。祗要在Startup 列中，點選 "When starting, go directly to Outlook Today"，最後在右上方按 "Save Changes" 便可儲存這設定。以後便可於開啟Outlook自動進入Outlook Today了。
   此外，在"Optimize Outlook Today" 頁中，更可設定行事曆顯示的日數和時間、工作是今日的或全部及顯示次序、電郵的資料夾(建議包含Inbox、Outbox、Draft及一些重要的資料夾)，設定好便按"Save changes" 便可。

在應用資訊管理五常法方面，建議在「常規範」項內規定每日必須檢查Outlook Today 最少兩次，並「常自律」每日執行：

1. 開始每日工作前開啟Outlook 自動進入Outlook Today作一工作概覽，根據行事曆及工作制訂當日的工作計劃。每日收工前按Outlook Today 圖符進入Outlook Today作概覽以制訂明日的工作計劃。
2. 例如行事曆中顯示明早9:00須與外國客戶進行電話或視像會議，便須考慮是否需加班工作完成須準備的工作，當晚須早睡以便明早能早些回公司準備會議等。
3. 例如工作清單中顯示一些工作須於今日完成或明日到期，以便採取適切行動以達到如期交付。
4. 例如在電郵資料夾中見到Outbox 有電郵未真正發出，便須檢查原因及採取補救行動。或重要客戶的資料夾中出現未讀的電郵，便須立即檢視等。

善用Outlook 各種功能，可助繁忙的行政人員提高其工作成效。我願意藉推動資訊管理五常法以協助企業及行政人員，精通其已購買了的資訊管理系統 MS-Outlook。

若果你從未用過Outlook Today 的話，請立即善用之，保證你會愛上它啊。