思 . 題 . 分享: MS-Outlook 「工作」的應用

2011年8月28日星期日

MS-Outlook 「工作」的應用 - 教學篇 (一)

大部分採用MS-Outlook作為資訊管理系統的企業，都缺乏對使用者的培訓，甚至任由員工將已購買的Outlook 閒置一旁，只使用跟Windows 來的免費電郵程式Outlook Express，或只憑員工對Outlook 的淺薄認識，能懂得收發電郵的基本操作便算，以致白白浪費了Outlook 的強大資訊管理功能，忽略了這可提升工作效率的工具，更可能間接引致企業通訊文化低落。

在Outlook 七大功能(電郵、行事曆、聯絡人、工作、記事、日誌和Outlook Today)中，「電郵」是所有用家必用的功能(雖然大部分人只懂得應用百分之十的電郵功能)，「行事曆」及「記事」有些人間中會用，「聯絡人」只會被用作記下電話及電郵地址，「日誌」是絕少人用的，「Outlook Today」有些人從未見過，「工作」這功能也較少人用，就算用者也多數只會用一半。

其實「工作」(Tasks) 在Outlook中是一項重要的功能，所以在Outlook Today 中被置於行事曆和郵件中間，是工作管理的好幫手，特別是管理人的絕佳跟進任務的好工具。

「工作」可分為提醒自己的工作，和指派予別人的任務二種。詳述如下：

(一) 提醒自己的工作

不同崗位的工作者，除每日的經常性工作外，都有不少重要工作項目是有完成期限的。有些是自己承諾予客戶(外部客戶及內部客戶)的，有些是上司以電郵或口頭指派的。有些是單一次性工作，有些是週期性工作。Outlook 的「工作」都可被用作記下、提醒和記錄，方便工作管理。

建立一項工作的步驟如下(以Outlook 2007為例)：

1) 在「工作」Tasks 的工具列中，選按<新增>New進入以下畫面，在Tasks分頁下，填上主題Subject，開始日期Start date，到期日Due date、提醒 Reminder 日期和時間。也可按選類別Categorize作分類，和Follow Up作跟進。