2011年9月18日 星期日

為CXO 朋友而設的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊(一)

今日是我離開製造業進入顧問服務行業的十週年,這十年間從辦理商會活動及培訓工作中我認識了不少位居企業或機構管理高層的朋友,無論是公司主席、董事總經理、行政總裁、副總裁、董事、總監、總經理、高級經理、商協會主席及理事,學校校長/副校長等,我統稱他/她們為CXO。

所有CXO 朋友都有高深的學識,在有機會見面的活動中,他/她們都表現得很友善、彬彬有禮、有高瞻卓見和成功的事業,令人尊敬 ; 但有部分CXO朋友在通訊的回應、約會的守時、和承諾的實現上,令人感覺判若兩人,存在很多改善空間。例如:
  • 他/她們工作繁忙,經常開會、出外公幹、穿梭中港廠房辦公室、應酬多,故較難以電話與他們直接通話,以電話或短訊留言卻甚少獲回覆。
  • 發電郵給他/她們,回應很慢或沒有回應。
  • 約好見面或開會,經常遲到,甚或忘記出席,有時會去錯地方。
  • 承諾了的工作,很多時都過期。
他/她們都是「資深」的行政人員,有一個共通點,就是不大懂用電腦,有些人連自己公司採用什麼的資訊管理系統的名稱及版本都不清楚,對時下流行的智能電話、平板電腦在商務應用上也一知半解,更遑論是否了解其公司員工、團隊是否懂得及善用公司的資訊系統,其企業通訊文化是高或低。他/她們都謙稱自己是「電腦盲」,卻沒時間去學習使用電腦,和了解公司的資訊管理系統,故祗應用了其百分之五至十的電郵收發功能,但卻沒有應用其他可幫助其電郵管理、時間管理、人脈關係管理、和工作管理等功能,甚為可惜。

今時今日,在商務應用上,不可能不用電子郵件,大部分公司都是採用微軟的Outlook, 但有不少的中小企,甚至跨國企業的香港分公司,對員工是否真正充分應用公司購買了功能強大的Outlook, 還是用了免費但功能簡單的Outlook Express, 也沒有考究或規定,只任由員工的喜好和認識去自行選用。員工因不懂得有效的資訊管理方法,除了令工作生產力低落外,也會因回覆客戶電郵遲誤而影響生意,這都是企業管理層的責任啊。

為了幫助這些CXO朋友,我最近設計了一個專以CXOs為對象的管理課程 -「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」企業管理層工作坊,有以下的特色:

1)內容全是關於管理層須知的企業及個人資訊管理應用方法,不涉及程式設計及網絡設定。
2)因百分之八十以上的企業都採用MS-Outlook 為資訊管理系統,這工作坊幫助這些企業管理層了解這系統如何能幫助員工提升工作效率和生產力。
3)由曾任職多間上市公司CXO、商會秘書長/總幹事的資訊管理資深教練主講,分享以下CXOs須知的秘技:
  • 正確的電郵戶口設定,確保無論在世界各地公幹,也可用流動電腦接收及發出電郵 (在外間祗收到電郵卻不能發出電郵,是很多Ooutlook 用家經常遇到的問題)。
  • 進階電郵管理技巧,自動區分電郵的緩急先後,令日理萬機的CXOs不會錯過須回覆及重要的電郵,而所有CC給自己的電郵則自動存於特定資料夾中備閱。
  • 在國內工廠已接收的電郵,能於香港辦公室電腦Outlook中接收到; 相反亦然,確保不會因來往中港兩地而錯失任何電郵。
  • 處理垃圾郵件的正確方法,包括杜絕接收垃圾郵件,和避免業務伙伴和朋友給你的電郵被誤作垃圾郵件而被系統刪除。
  • 善用旗標及類別的技巧,以提醒待回覆及待處理的電郵,以達到「快回應」的通訊文化。
  • 按個人需要設定各種「規則與通知」,提升電郵自動化管理效率。
  • 應用極速搜尋重要資料方法,以達至「15秒內找出所需電郵」的資訊管理五常法要求。
  • 收到可能從海外客戶或準客戶以非自己熟識語言表示的電郵,可一按鍵全文翻譯為中文/英文。
  • 應用行事曆記錄約會、要事和召開會議,無線自動同步至iPhone/iPad/Android Phone/Tablet等智能手機/平板電腦,按時自動提醒出席,提升個人時間管理效益。
  • 進階應用「聯絡人」作人脈關係管理,製作個人電子名片。
  • 環保應用電子記事,一按鍵記錄有用網頁資訊以作參考。
  • 正確設定Outlook Today作每日工作概覽。
  • 利用智能手機/平板電腦作流動辦公室的應用分享。
  • 何謂資訊管理五常法。
  • 如何在企業中應用資訊管理五常法去提升工作生產力和企業文化。
4) 獨家提供課後30日咨詢服務,學員可無限次以電郵/電話向導師查問課程中的疑問,務求可學以致用。
5) 獨家提供相關網誌文章分享及教學篇,方便學員隨時參考。

資訊科技及互聯網技術一日千里,訊息泛濫令人應接不暇。作為企業管理層,在這「快魚食慢魚」的商業社會,應與時並進,以身作則,了解公司的資訊管理系統的應用,學習提升個人資訊管理技巧,並帶領公司員工,精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法 - 可持續改善企業資訊管理成效的品質方案。

我誠意邀請各位CXO朋友,報名參加於10月15日(適合MS-Outlook 2003/2007的用家)或11月5日(適合MS-Outlook 2007/2010的用家) 舉行的-「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」企業管理層工作坊



參考文章:

為CXO 朋友而設的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊(二)

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