通訊文化 (一)

自2007年開始，我經常舉辦「個人資訊管理」(PIM)及「資訊管理五常法」(IM5S)工作坊及培訓班，目的是推動資訊使用者充份應用其擁有的資訊管理設備(軟硬件)作有效的個人及企業資訊管理，以零成本應付日益泛濫的資訊、提高個人及企業競爭力和通訊文化 。推行這項目的理念是與通訊文化有關，源於我過往的工作體驗。

七十年代，我於香港著名美資電子廠 -「安培泛達公司」工作，任職生產及物料控制員、製造工程師期間，經常需與美國總公司及台灣分公司聯絡。當年未有互聯網，主要是以電報(Telex)通訊，公司設有電報房，由總秘書及幾位電報收發員作中央管理 。每天早上，部門秘書收到電報後便先張貼於牆壁上給大家「先睹為快」(見右圖)，隨後分發正副本予名字在"To" 或 "CC" 者。各部門人員需發電報者，須以正楷書寫交電報房按先後發放。鑑於香港與美國時區不同，為使工作暢順，兩地同事都建立了「快回應」的通訊文化，當日收到的電報，一定於當日作回覆。

我在安培泛達公司工作了十二年，美國總公司與香港及台灣分公司之間都是以 這種「快回應」的通訊文化以電報聯繫，緊急及有需要時才以長途電話(當時費用不便宜)聯絡。收到電報後，如情況未許可於當日有圓滿回覆者，大家都會當日先回應知悉所收到電報，說明將於何日作進一步的回覆。當年這種「快回應」的通訊文化及好處深入我心，認為這是必然及必須的。

在八十年代初，我轉入印刷電路板製造業，先後於「伊利安達」及「王氏電路」主管生產及物料部門。Apple II 及個人電腦剛面世，我率先應用於工作上並推動公司電腦化，設計程式計算存貨、生產及物料需求，以至出貨計劃等。公司對外通訊，開始採用傳真及電子郵件(並非每人擁有個人電郵帳戶，仍像電報時代一般，由總秘書負責收發電郵)， 我仍沿用習慣了的「快回應」通訊文化與客戶聯繫，無論多忙也必定於即日回覆電郵，這種做法獲得不少客戶的讚賞。