通訊文化 (四)

什麼是良好的通訊文化呢？我個人認為須包括以下行為及操守：


做一個負責任的資訊使用者 -

• 曾公開自己的電郵地址(例如派發個人名片、告訴別人有關公司/私人電郵地址等)，無論身在何處，都會經常檢視有關電子郵箱，包括公司及私人電郵帳戶。須往外地公幹而不能如常檢視郵箱及作快速回覆者，會事先設定出差通告，以便他人知悉及告知如有緊急事可聯絡誰人。
• 但凡收到致自己(即個人名字在To欄內，廣告及電子新聞等除外)的電郵，都會於短時間內作回覆。如需較長時間才能作圓滿答覆者，會先於短時間內作回覆知悉，說明將於何時再作詳細回覆，並遵守承諾準時回覆。
• 學習如何正確使用已選用的資訊管理系統各樣功能，例如"Reply All", "Reply with Attachment"等，以免因誤用而影響他人，。

遵守網絡禮儀，為他人設想 -

• 所有發出的電郵，均有符合電郵內容的主題，若部分內容與主題不吻合，會另發一封含新主題及內容的新電郵。此外，也絕不會借用其他主題的電郵，轉發不同主題內容的電郵，令收件人感到困惑並造成存檔及日後搜尋困難。
• 經常留意發出附件的檔案大小，避免因附件過大而弄爆收件人郵箱。
• 如非重要及緊急的電郵，不會濫用索取收據的資訊管理功能。
• 不濫發「副本」。
• 電郵儘量文筆簡潔但保持禮貌。
• 如業務伙伴也是應用資訊管理系統，儘量以行事曆安排約會及召開會議。

自律 -

• 經常更新行事曆，準時出席會議及約會。
• 充分應用資訊管理系統及流動通訊設備，不隨便列印電郵，支持環保。

能經常貫徹做到上述各項，除須真正懂得應用其選用的資訊管理系統(Lotus Notes, Group Wise, MS-Outlook, 或Google Apps.)外，更重要的是個人行為及操守，能做到「知行合一」，方可達至優良的通訊文化。我認識的眾多朋友當中，能做到「快回應」的通訊文化者聊聊可數，但他/們都是成功的企業老闆、行政人員、人力資源專業人士、商協會顧問/理事或認識多年的老朋友，個人行為及操守是無可置疑的，祗是工作太忙、不熟識和不重視資訊管理而已，但卻引致其本人及企業通訊文化低落是十分可惜的。

故此，我於2007年開始致力於「資訊管理」培訓和推廣工作，2009年開始首創「資訊管理五常法」，宣傳及鼓勵企業老闆/管理層重視並善用其已投資的電腦軟硬件及資訊科技基建，培訓其寶貴的人力資源，充分應用其資訊管理系統的功能，持續改善、提高工作生產力及企業通訊文化。