通訊文化 (三)

經歷過以電報作主要通訊工具，到互聯網時代可隨時於個人電腦以電子郵件作通訊，我原以為所有公司都是理所當然地實行「快回應」的通訊文化，這誤解於八年前我離開打工仔生涯(在兩間公司分別服務超過十年)，開始自行創業為中小企提供顧問及培訓服務，包括協助多間商協會創會、建構網站及組織活動等工作，期間須與不少會員及相關機構(大多數是公司老闆、機構高層及行政人員)聯繫或探訪其公司，才瞭解到以下普遍的情況：

1. 中小企業

• 大多數的中小企老闆不熟識資訊科技，也不懂資訊管理。其個人名片雖印有電郵地址，但不會經常檢視郵箱，也不會回覆別人給他/她的電郵。習慣以記憶或筆錄自己承諾出席的會議及約會，但經常忘記出席或遲到，有時甚至不覺地承諾二個同一時間不同地點的約會。
• 公司已投資金錢設置電腦、應用軟件及基建，但其最寶貴的人力資源 -管理人及員工，大部分祗懂得使用其資訊管理系統的百分之十至二十的功能，引致通訊及工作效率低落，未能配合及應付日益泛濫的電郵及其他資訊。
• 不少公司是採用微軟公司的辦公室軟件，但任由員工將已花錢購買及功能強大的資訊管理軟件Outlook 棄而不用，祗使用隨微軟視窗操作系統而來的電郵管理工具Outlook Express 的基本功能。
• 公司不曉得申請年費不過一百幾十港圓的公司專屬網域，祗採用互聯網服務供應商提供的電郵地址(例如ABCCo@netvigator.com)，作為全公司電郵通訊用。不少細公司甚至使用免費的網上電郵(例如 Hotmail, Yahoo, Gmail) 作業務通訊用，因同一名字先申請先得的緣故，被迫使用 Robert888@hotmail.com, Alice138hk@yahoo.com.hk, Gary12345@gmail.com 等沒代表性的私人電郵地址，令人對其公司的規模及信心產生負面的印象。

2. 大型企業、跨國集團及政府機構

• 大部分IT部門主管及人員都忙於公司的ERP/CRM等的系統維護、安全及用戶支援，對應用資訊管理系統(Lotus Notes, Groupwise, MS-Windows SBS等) 的用戶培訓都不大重視。
• 一般Lotus Notes 用戶祗懂得使用電郵的基本功能，對其電郵管理功能不甚瞭解，以致回應緩慢，通訊效率低落。甚至有些用戶不熟識系統的選項例如「全部回覆」、「回覆連同附件」等，引致令收件人不便，並影響網絡資源。
• 公司沒統一應用行事曆作會議規劃，祗沿用電郵/電話召開會議，以致出席率及準時性欠佳，員工也不懂得利用行事曆作時間管理的工具。
• 大部分員工不懂得應用系統中之「工作」功能作有效的工作/項目管理。

3. 工商協會及非牟利組織

• 大部分的主席/會長和理事都是企業的老闆或行政人員，身負繁重的公務及會務，經常須出外公幹，如非精通資訊管理，對不斷來自各方的電郵和各種資訊，大都應接不暇，故多出現回應慢或無回應的情況。
• 秘書處職員大多數不懂應用資訊管理，工作成效自然受影嚮。

綜合於過去八年我與上述公司及組織人員以電子郵件通訊的體驗，祗有大約百分之五左右的人能做到「快回應」，令人印象深刻及覺得是有良好通訊文化的人， 故此當我在資訊管理培訓班有關通訊文化的環節時，常提及他/她們的名字以作表揚。