給準備參加中小企資訊科技培訓課程M10「資訊管理五常法」準學員的一封信

由製造業創匯商會主辦於生產力促進局大樓舉行的中小企資訊科技培訓課程，共有二十個不同內容的課程，我是負責「管理系列」中的M10 課程  -「資訊管理五常法」的導師，自今年一月開始至今已舉辦了七班。 雖然大部分的參加者都給予這課程很高的評價，從中學到很多實用的資訊管理技巧。但小部分參加者卻因準備不足，未能達到身為導師的我對他們的期望 - 「能於這八小時的工作坊中學識MS-Outlook 的功能、進階應用技巧及正確的通訊文化，並能即學即用，於一個月內成為精通MS-Outlook的用家」。

所以由五月分的課程開始，我會特函邀請各準學員詳細閱讀這封信，作好準備，方可出席我主講的「資訊管理五常法」課程。以下是課程的重點介紹及須注意的地方：

課程型式：
這是一個八小時的全日課程，以工作坊型式進行，出席學員須自已裝妥MS-Outlook 2003 或 2007 (視乎該課程標明) 並能正常收發電郵的筆記簿電腦上課，以便在課堂間能應用電郵作不同功能的實習。

課程對象：
這課程主要是為應用MS-Outlook 2003/2007 的中小企業東主及行政人員而設計。他/她們公司已購置MS-Outlook 2003或2007並應用在日常工作中，並非對MS-Outlook 毫無認識，祗是像一般用家，僅懂得用其百分之五至二十的功能而已。故此，藉著導師對多項實用功能的講解和應用例子，加上於堂上一些實習，令他/她們對可應用所學的功能及技巧於其自Notebook中的Outlook 及真實數據中，除了容易明白外，更可即學即用，並留下深刻的印象。
但若果參加者並非MS-Outlook的用家，他們日常無論工作及私務，都是用一些免費的Web Mail 例如 Hotmail、Yahoo Mail、Gmail等，或是用免費的 Outlook Express/Windows Mail的，但從未接觸過MS-Outlook，甚至不能自裝妥MS-Outlook這軟件的筆記薄電腦上課的話，則不適合參加這工作坊，因為這八小時的工作坊並非設計給MS-Outlook的初學者，況且沒有電腦及指定軟件立即嘗試所教的技巧，是極困難了解的。

如果祗欲知悉何謂「資訊管理五常法」，可參閱本人有關資訊管理五常法的文章。八小時的工作坊，其中七小時是教授博大精深的MS-Outlook及個案研完，祗有一小時是關於「資訊管理五常法」，因為精通公司的資訊管理系統 (MS-Outlook是最多公司用的資訊管理系統) 是實施資訊管理五常法中重要的步驟。

課程內容：

• PIM/EIM 簡介及應用資訊管理的好處
• MS-Outlook 2003/2007各項功能、應用秘技及實用個案研究
• 精通「電郵」管理進階應用及自動化設定以提升「快回應」的通訊文化
• 善用「聯絡人」作人脈關係管理及配合類別以Mail Merge 發放eDM
• 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益
• 遙控「工作」以達致有效的任務管理及項目管理，提升On Time Delivery
• 環保「記事」方法，「日誌」和 ”Outlook Today” 的妙用
• Outlook 的封存、備份及修復
• 「資訊管理五常法」及其好處
•  如何於企業實施「資訊管理五常法」

其他注意事項：

• 出席者須確保其自筆記簿電腦的MS-Outlook所裝的電郵帳戶，能於外間收發電郵，特別是發出電郵，請參閱本人關於 您的手提電腦在外間能否發送電子郵件? 的文章。若問題仍不能解決，歡迎儘早於課程前二天聯絡本人以提供協助。
• 若果不方便用公司的電郵於工作坊實習用者，參加者可安裝私人的Gmail (強烈建議)、Yahoo Mail於Outlook中，請參閱如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶 - 教學篇 。
• 須帶同筆記簿電腦濕電供電器(火牛)，以應付八小時的電腦運作。
• 如果學員公司祗容許員工在外間用Outlook Web Access (OWA)連接上公司伺服器的，請設法裝一個完整的Outlook於自的筆記簿電腦，然後裝一個Gmail 帳戶作堂上實習用。
• 如果學員日常在外工作時是以VPN登錄公司伺服器的，請裝一個Gmail 帳戶作堂上實習用，因用VPN可能會有一些延遲或不便。
• 本課程獨家提供一個月內無限次以電郵/電話聯絡導師有關Outlook功能的問題，學員宜於工作坊後儘快按講義內容一一嘗試，應用Outlook 各種功能和應用技巧，如有疑問，可按導師指示求助，務求能於一個月內，精通MS-Outlook。

在過去七班的課程前，本人都花了不少時間去提醒/跟進準學員有關上述須注意的地方，甚至在電話教導他/她們如何安裝電郵帳戶，可惜仍於工作坊中出現以下情況：

• 部分學員自的筆記簿電腦並非安裝了指定的Outlook 版本，而是Outlook Express、Outlook 2000/2002/2010，或是未經正確啟動/安裝的Outlook 2007的試用版，甚至是來到課室才上網下載的試用版，以致大部分功能不能應用。
• 大部分學員的Outlook 電郵祗能接收電郵，不能發出電郵，但其電郵帳戶資料(用戶名及密碼、伺服器等)又不記得，欲助無從。
• 亦有學員沒有帶濕電供電器(火牛)，結果其筆記簿電腦的乾電池很快便用光電力。
• 有些學員不知道這是長達八小時的全日課程，祗能上半日堂，下午便缺席或早退。
• 有些學員遲到，錯過了一些重要的課程，自已追不上並影響其他人。
• 有些學員因用OWA或VPN而遇上問題，阻礙學習進度。
• 有些學員是第一次接觸MS-Outlook，很多基本操作也需導師從旁教導，影響授課進度。

這些情況影響了導師須花三十分鐘以上時間去幫助學員設定電郵帳戶才可以開始課程，及一些額外時間去照顧那些從未用過Outlook的學員，以致須縮減原定課程內容或延遲下課時間。

其實，如果學員能夠留意主辦機構的課程簡介或跟足我在電郵中的「溫馨提示」，便可避免以上情況，但可能大部分人都很忙，不習慣留意細節，和回覆電郵的文化，以致事倍功半。我相信參加過這工作坊的學員，除了應用MS-Outlook技巧方面會有大躍進而提升工作生產力，連個人通訊文化亦會提高呢，因為這是一個資訊管理應用技巧與通訊文化並重的課程。

如有疑問，請即與我聯絡。我希望所有學員都能夠有一個愉快及有價值的課程經歷。