MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用

執筆寫這篇文章時，日本地震、海嘯和核電廠引發輻射危機仍然嚴峻，在此祝願日本人能儘快救災、修復核電和重建受影響的城市。中國有些城市包括香港澳門，數日前出現「盲搶鹽」潮，今日報章報道，這次搶鹽事件可能是一次「市場推廣活動」，是「有心人」以互聯網及手機短訊發佈誤導訊息，專揀師奶及女性同戶群以合適媒體散佈和宣傳，能於短時間裡以One-to-many，最後變成 Many-to-many 傳播而事半功倍。這也是運用資訊管理技巧的個案，在此我也與大家分享 MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用。

很多MS-Outlook 2007 的使用者，都祗是使用Outlook的百分之五至十五的功能，其中<類別>(Categorize)這功能，無論其「電子郵件」(Mail)、「連絡人」(Contacts)、「行事曆」(Calendar)、「記事」(Notes)、「工作」(Tasks)及「日誌」(Journal)、都可應用作快速分類尋找用，但很多使用者因不懂得其用途便捨棄不用。

不少使用者祗當「聯絡人」是地址簿(address book)用，記錄連絡人的姓名和電郵地址，或加上電話及傳真號碼而已。善用<類別>於「連絡人」(Contacts) ，是可作人脈關係管理用。使用者可根據其對每個聯絡人的認識而冠以多個適切的類別，以便日後選用「按類別檢視」，便可立即找出合適類別的聯絡人。

類別名稱可按以下方式命名：

(一) 與該聯絡人的關係

• Relatives/Friends/Colleagues/Schoolmates/Brothers & Sisters of church etc.

• Business Partner/Customers/Vendors

• Friends on Facebook

(二) 生意目標

• Leads/Opportunities/Clients/

• VIP Clients/Expired Clients

• Competitors

(三) 同一組織

• anagement/Operations/Finance/Quality/Egineering/ HR/Sales/Marketing/Procument etc.

• Branch A/Branch B/Branch C etc.

(四) 商協會

• HKPCA/HKCCMA/HKETA/HKEA/HK5SA, etc.

• Excom/Event Committee etc.

(五) 行業

• Electronics/Toys/Garment/Chemicals/Medicals etc.

• IT/Consultancy/Finance/Insurance/Education/Communication etc.

• Mfg/Tradings/Services etc.

• Government/NGO/Charities/Green etc.

(六) 職業

• CXO/Partner etc.

• Sales/Marketing/HR/Engineer/Consultant etc.

• Doctor/Profeesor/Teacher/Students

• Retired

(七) 自某活動認識的人

• 100312IM5S/081213HKETANDinnerXXXEvent/YYMMDDTravel etc.

(八) 球友

• Golf/Tennis/Ping Pong/Football/Badmintion etc.

(九) 其他

• Male/Female
• 80後 /80前
• 師奶/OL
• Christian/Catholic
• As appropriate

所有類別名稱須先行設定，用時祗須鈎選使可。如有需要，可隨時新加入適合的類別，每種類別，不可有近似的名稱，例如 Manufacturer 和 Manufacturing，Consultant 和 Consultancy 等，以免混淆。

MS-Outlook 使用者祗要習慣有系統地對每一個聯絡人冠以多個合適的類別，日後祗要在「連絡人」中選用「按類別檢視」，便可立即找出合適類別的聯絡人或群組，然後進行下一個行動，例如以Mail Merge發 eDM、電郵、會議邀請等，十分方便。