MS-Outlook 2007 電子郵件中之「類別」的應用

前一篇文章說明Outlook 2007連絡人中之「類別」的應用，所建立的類別，也可應用於電子郵件的管理功能上，以方便篩選用，配合「捜尋資料夾」Search Folder 更可建立一些自動化的功能呢。

首先，在Inbox中的Fields中加入類別(Categories)欄位，步驟如下：

1.  按View -> Current View -> Customize Current View -> Fields。
2.  在Show Fields 分頁的Frenquently-used fields中，從左邊Available fields 中點選Categories，按Add 鍵將Categories 名至右邊的Show these fields in this order 中。
3.  按OK鍵，再按OK鍵退出。
4. Categories 欄位已被加入，可用滑鼠拖曳至合適位置。 

在Inbox中任一行的電郵中，以滑鼠右擊Categories 的欄位，便可打開Categories管理頁，加減合適的類別和顏色，並可點選Set Quick Click，例如Need Reply，以便一按滑鼠左鍵便可插入Need Reply 類別。

應用案例(一)：

「快回應」是通訊文化和資訊管理五常法的基本要求，當收讀別人給你的電郵，若未能即時回覆，可點擊該電郵的Categories，因已設定Quick Click故可輕易插入Need reply的類別於該電郵作識別，以便按Categories 欄作排序，將待回覆的電郵排在一起。

更進一步可以設定以Need Reply的類別作條件的「搜尋資料夾」Search Folder，並加入「我的最愛資料夾」中和設定括號內以項目數表示，以便時刻提醒和可知道有多少待回覆的電郵，幫助達至「快回應」。

應用案例(二)：

有一重要項目Project A需與很多各方人士通訊，祗須先行設定Project A的類別，當收到任何有關該項目事宜的電郵，便可以右滑鼠點擊該電郵的Categories，點選插入Project A類別作識別，以便日後有需要時按Categories 欄作排序，將有關Project A的電郵排在一起。

同一封電郵，可加入多個適切的類別，以便日後按類別捜尋時，可以被搜出。

更進一步可以設定以Project A的類別作條件的「搜尋資料夾」Search Folder，並加入「我的最愛資料夾」中和設定括號內以未閱讀數表示，以便時刻知道有關Project A的新電

郵，並可一按該Search Folder 便可將所有Project A的電郵列出

來，方便快捷。

祗有你最清楚自已業務資訊管理的需要，若能懂得善用「類別」於電郵的管理上，定能提升工作生產力，不容錯過啊。