2011年3月31日 星期四

MS-Outlook 2007 電子郵件中之「類別」的應用

前一篇文章說明Outlook 2007連絡人中之「類別」的應用,所建立的類別,也可應用於電子郵件的管理功能上,以方便篩選用,配合「捜尋資料夾」Search Folder 更可建立一些自動化的功能呢。


首先,在Inbox中的Fields中加入類別(Categories)欄位,步驟如下:
  1.  按View -> Current View -> Customize Current View -> Fields。
  2.  在Show Fields 分頁的Frenquently-used fields中,從左邊Available fields 中點選Categories,按Add 鍵將Categories 名至右邊的Show these fields in this order 中。
  3.  按OK鍵,再按OK鍵退出。
  4. Categories 欄位已被加入,可用滑鼠拖曳至合適位置。 
在Inbox中任一行的電郵中,以滑鼠右擊Categories 的欄位,便可打開Categories管理頁,加減合適的類別和顏色,並可點選Set Quick Click,例如Need Reply,以便一按滑鼠左鍵便可插入Need Reply 類別。




應用案例(一):
「快回應」是通訊文化和資訊管理五常法的基本要求,當收讀別人給你的電郵,若未能即時回覆,可點擊該電郵的Categories,因已設定Quick Click故可輕易插入Need reply的類別於該電郵作識別,以便按Categories 欄作排序,將待回覆的電郵排在一起。


更進一步可以設定以Need Reply的類別作條件的「搜尋資料夾」Search Folder,並加入「我的最愛資料夾」中和設定括號內以項目數表示,以便時刻提醒和可知道有多少待回覆的電郵,幫助達至「快回應」。

應用案例(二):
有一重要項目Project A需與很多各方人士通訊,祗須先行設定Project A的類別,當收到任何有關該項目事宜的電郵,便可以右滑鼠點擊該電郵的Categories,點選插入Project A類別作識別,以便日後有需要時按Categories 欄作排序,將有關Project A的電郵排在一起。

同一封電郵,可加入多個適切的類別,以便日後按類別捜尋時,可以被搜出。

更進一步可以設定以Project A的類別作條件的「搜尋資料夾」Search Folder,並加入「我的最愛資料夾」中和設定括號內以未閱讀數表示,以便時刻知道有關Project A的新電
郵,並可一按該Search Folder 便可將所有Project A的電郵列出
來,方便快捷。



祗有你最清楚自已業務資訊管理的需要,若能懂得善用「類別」於電郵的管理上,定能提升工作生產力,不容錯過啊。



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