MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)

上篇文章提到，若能靈活運用「規則及通知」各樣<條件>If ，<動作>Then，及<例外> Exception，便可設定過百項規則，為用家提供自動化電郵管理工作。

以下是一些「規則及通知」的應用例子分享：

1) CC Mails - 所有CC 自己的電郵，都自動搬移至指定資料夾
先建立一個資料夾命名"CC Mails"，然後建立一個規則 「從空白規則開始」-當郵件送達時檢查，檢查條件是「我的名字不在收件者方塊中」，選取動作是「將其移動到特定資料夾」(特定資料夾當然是選以CC Mails 命名的資料夾)，這設定可將所有CC或BCC 給自己的郵件自動搬移至CC Mail資料夾，括號內的數字代表有多少封是未讀的。切記須將這CC Mails 項料夾加入我的最愛資料夾中以便關注，因為CC Mails 資料夾的設立目的是將讀信優先次序讓給「我的名字在收件者方塊中」的郵件而己，所以有空的時間，仍須讀取的。但為避免一些重要的郵件因遲讀而「出事」，故建議於規則上加入「例外」如下：
     1) 除非它「標示為重要性高」
     2) 除非「內文中有特定單字」 (單字是你的名字的大小寫，例如"Stephen", "stephen",
         "Pong", "pong"等。當寄件人在內文中提及你的名字時('無論大小寫)，都會保留在收
          件匣Inbox中。
     3) 除非「郵件標題中有特定單字」(單字建議是Urgent、Important、緊急、重要等)
     4) 其他(如適用)

2.   建立重要客戶資料夾例如"ABC Group"，設定規則：凡收到由該客戶所有相關人士發給我的電郵，即「寄件者個人或通信群組清單」，都自動「將其移動到特定資料夾」"ABC Group"中，建議也加入我的最愛資料夾中，括號內的數字代表有多少封是未讀的，以便關注。

3.   建立一個以"Meeting Invite"命名的資料夾並加至我的最愛資料夾中，設定規則：當收到任何「為會議邀請或更新」的信件，便自動「將其移動到特定資料夾」中並顯示待回覆邀請信的數字。

4.   建立一個以"Important"命名的資料夾並加至我的最愛資料夾中，設定規則：當收到任何「標示為重要性高」、「主旨中有特定單字」為<緊急>或<回覆>的信件，都會自動「將其移動至特定資料夾」"Important"中，並顯示未讀的數字，以便關注。

5.   對於一些自己訂閱的電子新聞例如某報章的「新聞速遞」，每日都會收到數封新電郵的，為了不讓其佔了收件匣Inbox 的空間，可建立一個以"News Express"命名的資料夾，設定規則：當收到「主旨中有特定單字」<新聞速遞>便「自動搬移至特定資料夾」"News Express" 中，待有空時才選讀。

6.  有使用Facebook 的朋友，特別是交遊廣濶相識滿天下者，每天都會收到不少從Facebook 發來的訊息，祗須建立一個以"Facebook" 命名的資料夾，設定規則：當收到任何訊息其寄件者地址中有特定單字」(Facebook)者，都「自動移動到特定資料夾」"Facebook"中，待有空時才選讀。

7.  休假/出差通知 - 設定在休假/出差期間，凡收到電郵是給自己的(即條件是：「當我的名字在收件者方塊中」，便即時以「使用特定的範本回覆」寄件者關於休假/出差及安排事宜。切記須加上例外「除非收到在指定日期中」(就是除了休假/出差的前後日期)，以避免回到正常工作時忘記關閉這休假/出差通知的規則啊。

8.  刪除垃圾郵件 - 除了應用Outlook本身的垃圾郵件篩選器功能外，對付一些經常更改IP的垃圾郵件，可採用以下規則：
     1)「 刪除交談主旨」- 凡「主旨中有特定單字」(例如Sex，或某產品/服務名稱等，單字表可隨時增加新的單字 )，便刪除它。
     2)  凡主旨中有特定單字」或「內文中有特定單字」(如上述)的信件，便「自動移動至到指定資料夾」<垃圾郵件>中。

9. 當收到「主旨包含特定單字」的郵件，便「自動移動至指定資料夾」中
應用分享- 多年前當我為一些商會擔任總幹事工作，經常安排活動並在商會網站中設有活動的網上報名表是經電郵傳送的，其郵件主旨是預設"XX活動報名"，我會於Outlook中先設定一個"XX活動報名"的資料夾，並設定規則：「當收到主旨中有特定單字」"XX活動報名"的郵件，便會自動「將其移動到特定資料夾」"XX活動報名"中，便可時刻掌握到該活動的報名情況了。

10. 所有發出的郵件，延遲數分鐘後才送出
很多人，特別是經常都忙碌的現代人，有時會於按下傳送郵件後，才發覺郵件有錯漏 (例如忘記加入附件)，需作回收和更正，但很多時不能成功回收的(例如收件者不在內部網絡中，或使用單獨的電腦)。 祗須建立一個「傳送後進行檢查」的規則：當按「傳送郵件後」，「僅在此機器上」，「延期數個分鐘傳送」(分鐘數目自訂)，便可買個保險，寄信後數分鐘內，趁信件未真正寄出，可「撈回」有錯漏的郵件作修改。

11.  轉寄指定寄件者/內容的郵件至行動電話的電郵信箱
有些人擁有可收發電郵的智能手機，因不欲花時間於收看垃圾電郵或不重要/不緊急的電郵，便索性不安裝電郵帳號於其智能手機。其實，配合Outlook的規則及通知的功能，便可設定在Outlook 收到的郵件，祗限符合預設的各樣條件，才自動轉寄予手機中安裝的電郵帳號。 

12. 收到由「寄件者是在已指定通訊錄」發出的郵件，會「自動移動到特定資料夾」中
在我的「連絡人」中，除了預設的資料夾是所有連絡人的Contact，我另外加設以HRM命名的資料夾(指定通訊錄)，內中祗有HR Management Club中近百個HRM 會員的HR Directors及Managers 的連絡資料。另在收件匣下建立以HRM命名的資料夾，並建立以上規則，以致每日收到任何HRM 會員的信件，都自動移動到該資料夾中，方便管理。

13. 其他，例如：
         1) 當傳送郵件後，按收件者個人或通信群組清單，自動將寄件備份移動到特定資料夾。
         2) 當收到附有「待處理」標幟並要求回覆的信件，會發出特選音效聲響。

希望上述的例子能啟發大家對「規則及通知」的應用，並有助自動化電郵管理，提升工作生產力。