- 我的最愛資料夾 (My Favorite Folder)
- 封存 (Archive)
- 規則及通知 (Rules & Alerts)
- 搜尋資料夾 (Search Folder)
我已發表多篇文章講解前三項進階功能，現在此講解「搜尋資料夾」的應用及好處。
Outlook 2003 預設有「大型郵件」、「未讀取的郵件」和「待處理」( Outlook 2007 是 「已分類的郵件」) 三個搜尋資料夾。
建立一個搜尋資料夾(Search Folder)的步驟如下：
- 按<<檔案>> -><<新增>> -><<搜尋資料夾>> 或點選<<搜尋資料夾>>，右擊滑鼠，點選<<新增搜尋資料夾>>，進入「新增搜尋資料夾」頁中。
- 在「選取搜尋資料夾」的13個預設選項中，選取欲設定的條件，例如「與特定人士往來的郵件」。
- 在「自訂搜尋資料夾」選項中，按<<選擇>>鍵打開地址簿，挑選相關人士加入「寄件者或收件者」位置中(例如B君、C君和D君)，然後按<<確定>>。
- 設定條件完畢，按<<確定>>。
- 在搜尋資料夾下，便新增加了以相關人士(B君 or C君 or D君)命名的搜尋尋資料夾。
若嫌預設的名字太長，可右點擊該資料夾，在選單中選取<<重新命名...>>，然後以合適的較短名稱(例如客戶A)取代。
建議也將這「客戶A」搜尋資料夾加到「我的最愛資料夾」中，方便關注。以後，祗須一按這「客戶A」資料夾，所有你與客戶A的相關人士B君，C君及D君的來往郵件，便立即被搜尋出來。此外，當有B君或C君或D君的新郵件收到，也可從「客戶A」這資料夾旁的括號顯示未讀取的數字中得知呢。
在上述步驟 2)中，若覺得預設的13項條件不合適，也可選按「自訂-建立自訂搜尋資料夾」，其後的步驟如下：
- 在「自訂搜尋資料夾」選項中，按<<選擇>>鍵打開「自訂搜尋資料夾」頁，輸入適合的<<名稱>>和選擇資料夾 (除特別情況外，使用預設的Personal Folders便可) 然後按<<準則>>進入「搜尋資料夾準則」頁。
- 在「搜尋資料夾準則」中之「郵件」、「更多選擇」或「進階」分頁中按需要輸入合適的條件，最後於各頁中按<<確定>>離開，完成設定。
「搜尋資料夾」跟「規則及通知」一般，可設定各種不同的條件，所以可變化出數十種組合，但「搜尋資料夾」是一個虛擬資料夾，它不會產生什麼行動或改變歸檔組織的，祗是將符合條件的電郵迅速地搜尋並排列於「搜尋資料夾」中，方便用家閱讀。日後，若覺得某一個搜尋資料夾已沒有需要，可右點擊該資料夾，選<<刪除 ...>>便可刪除該虛擬資料夾，這並不會影響相關的郵件或其他資料夾的，但是，若從搜尋資料夾中選取一個或多個電郵作刪除，是可以刪除的。
以下應用例子供大家參考：
- 待處理的電郵，即插了旗標的電郵 (預設的搜尋資料夾，不要誤刪除這有用的預設啊)。
- 大過3 M的郵件 (也是預設的搜尋資料夾，但可按情調整電郵大小)，以方便定期替Outlook 「減肥」時用。
- 特別重視的新客戶或項目中與相關的聯絡人往來的電郵，可按需要建立多個不同客戶或項目的搜尋資料夾。
- 董事局成員發來的電郵。
- 主旨或內文有特定字句的電郵，例如：應徵採購員。
- 是特別指定類別的電郵。
- 單是發給我的電郵。
- 標示高重要性的郵件。
- 尋找所有會議邀請。
- 其他符合特別條件的電郵。
「資訊管理五常法」中其中一項「常整頓」要求：「凡尋找Outlook中任何項目包括電郵，須於15秒內準確找出」，靈活應用「搜尋資料夾」是必須識的技巧，配合應用「我的最愛資夾」，更能幫助你不會溜走須關注的郵件。
參考相關文章：
- MS-Outlook 中「我的最愛資料夾」的應用 - 教學篇
- MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)
- MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (二)
- MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (一)
- MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)
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