MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (一)

一個Outlook用家，除了能够充分應用行事曆、連絡人、工作、記事及Outlook Today外、須熟識並應用以下Outlook 電郵進階管理的功能，方可成為真正識得使用Outlook的資深用家：

1.  我的最愛資料夾 - 將常用及重要的資料夾，加到我的最愛資料夾中，以便時刻關
    注。
2.  搜尋資料夾 - 設定常用的搜尋條件，以便一按便可立即搜尋出所有相關電郵來。
3.  封存 - 定期封存過舊電郵，以保持Outlook 暢順運作，並可隨時查閱已封存的電郵。
4.  規則及通知 - 設定各式的規則，作全面自動化的電郵管理。

其中規則及通知(Rules & Alerts) 的功能，若能靈活應用其多樣的組合於其方程式 "If ....Then + Excepton", 便可輕易設定過百項自動化的規則，大大提高電郵管理的效率。我願意在此作詳細講解這功能的設定步驟(以Outlook 2003為例)和應用範例。

設定規則並非困難的事，因為Outlook已設計了很多範本給用戶選擇，也可以自訂規則。以下是以選擇範本作例子的程序：

1. 在Outlook中，按.<工具>-><規則及通知>。進入<規則及通知>對話盒之<<電子郵件規則>>分頁中。
2. 按新增規則進入規則精靈。
3. 這時可選擇「開始從範本中建立規則」或「空白規則開始」，這次示範是選前者。
4.  步驟1：選取範本，例如從八個範本中選取「從某人移動郵件至資料夾」。

5.  步驟2：編輯規則描述(在加上底線的值上按一下)，例如：
    郵件送達後
    寄件者「個人或通訊群組清單」(按一下出現地址簿，從中選按你心目中的「某人」例如Stephen Pong。
    將其移動到「特定」資料夾 (例如預先建立以Project B 命名的資料夾)
   
   按<下一步>

6. 您要檢查的條件是？
   步驟1： 選取條件，從預設的二十多種條件中剔選一個至多個(如適用)條件。
   注意如剔選超過一個條件，那麼條件一和條件二便成為這規則的總條件，例
   如：
   「寄件者個人或通訊群組」和「我的名字出現在收件者方塊時」
   
   步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)
    郵件送達後，我的名字在(收件者)方塊中 和 寄件者Stephen Pong，將其移動到Project B資料夾        
    
   按<下一步>

7. 您處理郵件的方式是？
   步驟1： 選取動作，從預設超過二十種動作中剔選一個至多個(如適用)動作。
   注意如剔選超過一個動作，那麼動作一和動作二便會同時執行，例如：
   播放WindowDing.wav和將其移動到"Project B"資料夾
   
   步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)
   郵件送達後，
   我的名字在(收件者)方塊中，和寄件者Stephen Pong，
   播放WindowDing.wav，和 將其移動到Project B資料夾
   
   按<下一步>

   8.  是否有任何例外？
        步驟1： 選取例外，在超過二十種預設
        例外中剔選一個至多個(如適用)例外。也
        可不剔選任何例外，便按<下一步
        >。
        注意如剔選超過一個例外，是指例外一
        或例外二或例外三出現，也構成這規
        則的例外，例如：
        除非主旨含有特定單字，或 除非當其為
       會議邀請或更新時為例外
        步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值
        上按一下)
        郵件送達後，
        我的名字在(收件者)方塊中，和寄件者
        Stephen Pong，
        播放WindowDing.wav，和 將其移動到
        Project B資料夾
        除非主旨含有特定單字，或 除非當其為
        會議邀請或更新時為例外
                 
        按<下一步>

   9.  完成規則設定
        步驟1： 指定規則的名稱，可選取預設
        的名稱或修改至合適的名稱
        步驟2： 設定規則選項，可剔選以下一
        項或多項：
         1) 對已經在<收件匣>(建立該規則
             時所處的資料匣) 的郵件執行此規
             則。
        2)  啟用此規則(預設)。
        3)  所有帳號中執行此規則。
        步驟3： 檢閱規則描述 (在加上底線的值上按一下加以編輯)
                       是最後的檢閱，如不滿意，可即時修改到合適。

 10. 按<完成> 便完成這項規則的設定，
       回到電子郵件規則的首頁，最後按<套
       用> 和  < 確定> 便正式完成，離
       開「規則及通知」了。

以上是「開始從範本中建立規則」的步驟，若採用從「空白規則開始」後，須選擇：
      1) 當郵件送達時進行檢查，按<下一步
          >
                          或
     2) 傳送郵件後進行檢查，按<下一步>

其後步驟與上述大致相同，不再重述。

已建立的規則，可隨時剔選開啟或停止，甚至刪除，也可以按制立即執行某一規則，更可以輸出規則，日後於其他電腦的Outlook輸入用。


下一篇文章將與大家分享各種「規則及通知」的應用例子，相信可助進一步了解這極有用的功能。

MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)