- 我的最愛資料夾 - 將常用及重要的資料夾，加到我的最愛資料夾中，以便時刻關
注。 - 搜尋資料夾 - 設定常用的搜尋條件，以便一按便可立即搜尋出所有相關電郵來。
- 封存 - 定期封存過舊電郵，以保持Outlook 暢順運作，並可隨時查閱已封存的電郵。
- 規則及通知 - 設定各式的規則，作全面自動化的電郵管理。
- 在Outlook中，按.<工具>-><規則及通知>。進入<規則及通知>對話盒之<<電子郵件規則>>分頁中。
- 按新增規則進入規則精靈。
- 這時可選擇「開始從範本中建立規則」或「空白規則開始」，這次示範是選前者。
- 步驟1：選取範本，例如從八個範本中選取「從某人移動郵件至資料夾」。
- 步驟2：編輯規則描述(在加上底線的值上按一下)，例如：
郵件送達後
寄件者「個人或通訊群組清單」(按一下出現地址簿，從中選按你心目中的「某人」例如Stephen Pong。
將其移動到「特定」資料夾 (例如預先建立以Project B 命名的資料夾)
按<下一步> - 您要檢查的條件是？
步驟1： 選取條件，從預設的二十多種條件中剔選一個至多個(如適用)條件。
注意如剔選超過一個條件，那麼條件一和條件二便成為這規則的總條件，例
如：
「寄件者個人或通訊群組」和「我的名字出現在收件者方塊時」
步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)
郵件送達後，我的名字在(收件者)方塊中 和 寄件者Stephen Pong，將其移動到Project B資料夾
按<下一步> - 您處理郵件的方式是？
步驟1： 選取動作，從預設超過二十種動作中剔選一個至多個(如適用)動作。
注意如剔選超過一個動作，那麼動作一和動作二便會同時執行，例如：
播放WindowDing.wav和將其移動到"Project B"資料夾
步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)
郵件送達後，
我的名字在(收件者)方塊中，和寄件者Stephen Pong，
播放WindowDing.wav，和 將其移動到Project B資料夾
按<下一步>
步驟1： 選取例外，在超過二十種預設
例外中剔選一個至多個(如適用)例外。也
可不剔選任何例外，便按<下一步
>。
注意如剔選超過一個例外，是指例外一
或例外二或例外三出現，也構成這規
則的例外，例如：
除非主旨含有特定單字，或 除非當其為
會議邀請或更新時為例外
步驟2： 編輯規則描述 (在加上底線的值
上按一下)
郵件送達後，
我的名字在(收件者)方塊中，和寄件者
Stephen Pong，
播放WindowDing.wav，和 將其移動到
Project B資料夾
除非主旨含有特定單字，或 除非當其為
會議邀請或更新時為例外
按<下一步>
9. 完成規則設定
步驟1： 指定規則的名稱，可選取預設
的名稱或修改至合適的名稱
步驟2： 設定規則選項，可剔選以下一
項或多項：
1) 對已經在<收件匣>(建立該規則
時所處的資料匣) 的郵件執行此規
則。
2) 啟用此規則(預設)。
3) 所有帳號中執行此規則。
步驟3： 檢閱規則描述 (在加上底線的值上按一下加以編輯)
是最後的檢閱，如不滿意，可即時修改到合適。
回到電子郵件規則的首頁，最後按<套
用> 和 < 確定> 便正式完成，離
開「規則及通知」了。
以上是「開始從範本中建立規則」的步驟，若採用從「空白規則開始」後，須選擇：
1) 當郵件送達時進行檢查，按<下一步
>
或
2) 傳送郵件後進行檢查，按<下一步>
其後步驟與上述大致相同，不再重述。
已建立的規則，可隨時剔選開啟或停止，甚至刪除，也可以按制立即執行某一規則，更可以輸出規則，日後於其他電腦的Outlook輸入用。
下一篇文章將與大家分享各種「規則及通知」的應用例子，相信可助進一步了解這極有用的功能。
MS-Outlook 「規則及通知」的應用- 自動化管理郵件的好幫手 (二)
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