資訊管理五常法 (一)

最近有朋友問我今年舉辦的工作坊主題關於「資訊管理五常法」，與企業治理現場環境的「五常法」有何異同？

正如我於七月間所寫的四篇文章提及，我由2007年開始致力於「資訊管理」培訓和推廣工作，每月都舉辦資訊管理(PIM)工作坊，以幫助行政人員及企業提高工作生產力和通訊文化。參加學員有公司老闆/主席、高層行政人員、人力資源總監/經理、IT總監/經理、商協會會長/理事/幹事等，他/她們於工作坊完畢時及問卷反映中都表示學識很多資訊管理技巧，將有助其工作增加生產力。我亦期望他/她們能推廣並應用所學的技巧於其服務公司機構，提升「快回應」的通訊文化。

很可惜，除了幾位是公司老闆/主席的學員，從工作坊中得知其公司對已投資購買的資訊管理系統沒有被重用和未能達到應有的投資回報，其後找我到其公司為主要職員提供培訓外，大部分屬「打工仔」的學員都繼續其繁忙的工作，對所學到的資訊管理技巧及網絡禮儀未能充分應用和實行，對須回應的電郵亦未能做到「快回應」，更遑論於其公司機構推動資訊管理了。這樣的結果有違我推動資訊管理幫助企業提高工作生產力和通訊文化之目的，令我需要研究對策和作適當的改變。

經調查後，我發覺現時的「打工仔」本身工作都很忙(暫不論其工作效率)，應付分內工作已疲於奔命。工作坊過後，應用所了解的部分資訊管理技巧，祗可提高自己的一些工作效率，一些功能需作嘗試方可領略其中門路，有疑問但沒時間尋找答案。其實每次工作坊中我都表示，要學識並熟習所有Outlook功能，必須於工作坊後儘快按講義試用各種技巧，如有疑問須在一個月的「售後服務」期內聯絡我求助，但祗有極少數學員朋友曾這樣做。

有些學員朋友表示，由於其任職公司不重視資訊管理及缺乏培訓，任由員工按喜好認識「各施各法」選用祗有電郵功能的Outlook Express，或祗用Outlook的基本電郵功能，識得收發電郵便算，所以公司不會規定同事用「行事曆」召開會議以提升會議成效，同事不會用「聯絡人」作人脈關係管理、不曉得接受「工作」指派、也從不知道應用Outlook 內設的Outlook Today的好處，並且經常濫用電郵C.C.各部門總監/經理，因不懂電郵管理引致回應電郵慢及漏覆電郵等情況經常出現。

他/她覺得推動企業資訊管理不是自己分內工作，人力資源總監/經理認為應該是IT部門的職責，IT總監/經理覺得應付ERP/CRM及用戶支援已很吃力和沒有Budget去做這項目。因為不是公司指定要推行的，也不明確是屬何部門的職責，在「少做少錯」的原則下，資訊管理便繼續不受重視，個別同事實施便會因「曲高和寡」而成效不顯，通訊文化便繼續低落。

事與願違，有何良策？