資訊管理五常法 (二)

為何大部分企業機構不重視推行企業資訊管理呢？據調查分析得知以下原因：

(一) 大部分企業決策人不知道其已投資的資訊管理系統具備以下可幫助其員工提高工作生產力的功能(以MS-Outlook為例)：

1. 高效率的「電郵」系統

• 自動執行規則 - 用戶可按需要設定各種自動執行的規則， 包括自動分信，將需優先閱讀的(如重要客戶或緊急的電郵)和普通的(如副本、訂閱的新聞資訊等)新收郵件自動分開於用戶自訂的資料夾存放，以不同顏色分類並過濾垃圾郵件，令用戶可專注處理需優先關注的郵件，然後閱讀普通電郵，並且不受垃圾郵件滋擾。亦可設定自動延遲發出郵件時間，以減少出錯需回收/重發。
• 快速搜尋郵件 - 除可搜尋個別郵件外，用戶更可按需要設定各種搜尋資料夾，例如「待回覆郵件」、「待處理郵件」、「重要客戶來往郵件」及符合用戶設定條件的虛擬資料夾，祗須一點擊，瞬間便可找出所有相關郵件，以助用戶達到「快回應、快行動」的高效率工作。
• 其他先進功能 - 眾多功能包括一站式「多帳戶管理」、提醒用戶各式待處理的「標幟」、隨按隨用的「多國語言翻譯」、方便易用的「投票」、省時和標準化的「範本」、即時將檔案變小的「附圖壓縮」、保密用的「機密郵件管理」、智能「垃圾郵件篩選」、修正行動的「回收/取代郵件」、應用「Mail Merge」發放eDM和文件「傳閱」等，都是可助提升工作生產力的工具。

2. 人脈關係管理用的「聯絡人」

• 包括相片、通訊資料和類別等的詳細聯絡人資料庫，可輕鬆找出不同類別、公司、地點的聯絡人，配合Mail Merge發放eDM更為方便。
• 可隨時列出與個別聯絡人交往的郵件及活動項目。
• 可與各種智能手機作數據同步通訊錄。
• 可製作虛擬名片vCard以電郵傳送予他人，或以名片作電郵簽名。
• 可避免系統誤將客戶/朋友的電郵當作Spam Mail 丟棄。

3. 時間管理的絕佳工具 - 「行事曆」

• 個人約會及要事編排，提醒用戶準時赴約。
• 高效率召開會議及跟進，可插入議程、會議記錄和相關文件以方便出席者，提升會議效益。
• 可輕鬆設定整年的定期約會、要事及會議，甚至是需按農曆安排的。
• 可開設多個行事曆及不同時區，照顧不同需要，尤其方便秘書工作。
• 可配合智能電話/手帳作數據同步，任何時間可作查閱和更新。

4. 任務管理的好幫手 -「工作」

• 提醒用戶各項工作的開始及到期日，可設定全年的定期工作，包括須以農曆日子編訂的工作。
• 可指派任務予下屬或團隊成員，方便雙方跟進/匯報進度，提升「準期完成」率。
• 隨時跟進待辦事情。

5. 方便環保的電子「記事」

• 意念速記、購物清單、要事備忘。
• 約會/會議議程及要點摘錄，確保不會遺漏商討重要事情。
• 瀏覽網頁時可將有用資訊剪輯保存於記事，以便日後閱讀參考。

6 電腦錄影機 - 「日誌」

• 可記錄與個別聯絡人的電郵交往。
• 公幹時，可監察及記錄辦公室個人電腦內的Office 檔案動態。

7. 工作計劃概覽 - Outlook Today

• 每天打開Outlook時首先出現的當日及未來六日的工作計劃概覽。
• 每天下班關電腦前需閱覽的工作計劃概覽，為明日及其後六日工作作好準備，也可檢查是否有電郵仍末真正被寄出。
• 概覽內容包括約會/要事/會議、工作/任務和需關注的電郵情況。

(二) 公司政策Company Policy上沒有明確的「資訊管理政策」，故此人力資源、行政、IT、及品質部門都沒覺得有責任去推行。

(三) 缺乏有心推動資訊管理的人，所以沒有部門會為資訊管理做Budget，沒有Budget，所以也沒有培訓的計劃，亦沒有人會提及和理會大家正浪費公司投資了的軟件、電腦、基建，和人力資源，因最寶貴的人力資源祗懂得應用其資訊管理系統百分之十至二十的功能。


我於美維集團任職人力資源/行政及管理資訊總監期間，亦主管「品管圈」、「 五常法」、「 企業流程再造」、「減低成本」及「千年蟲」等項目，對推動企業資訊管理及五常法均有經驗和心得。鑑於一般行政人員個人學懂PIM不會對企業推行資訊管理有大幫助，我於2008年中靈機一觸，覺得可將資訊管理融入五常法中，在企業中推行。遂將我多年應用資訊管理的心得，配合五常精神，編訂命名為「資訊管理五常法」的培訓課程，並獲得香港五常法協會創會會長何廣明教授認同和支持，於是由此推廣「資訊管理五常法」工作坊和顧問服務，以幫助企業推行資訊管理，藉此提升工作生產力和企業通訊文化。