資訊管理五常法 (三)

五常法源自日本的5S(Seire整理, Seiton整頓, Seiso清掃, Seiketsu清潔, Shitshke修養)，是治理和維護良好工作環境的品質技術， 很多日本機構都推行。香港政府工業署由1994年尾開始，委任品質專家何廣明教授在港推行五常法，作了五常法中文版本( 常組織、常整頓、常清潔、常規範、常自律)，從此確立及廣為發展，並於1999年中成立香港五常法協會，提供五常法培訓、顧問及認證服務予香港特區、中國大陸及鄰近國家會員。無論製造業、飲食業、建築業、物流業、零售業、物業管理業、醫療機構和政府機構等，都從推行五常法中提升環境管理品質和企業形象，獲得極大效益。

本人於2008年底創立的「資訊管理五常法」，是基建於本人近十年推動資訊管理和五常法的實戰經驗，借鑑五常精神於企業資訊管理上，無論是跨國企業、中小企業、工商協會、公私營機構等，均可以零成本提升員工工作生產力和企業通訊文化，從而增強市場競爭力。

為何「資訊管理五常法」有這些功效呢？原因如下：

1. 推行「資訊管理五常法」首先必須獲管理高層支持，由CEO發出書面宣言，並將推行方針納入公司品質政策中。公司政策明確，推行自然順理成章，全員參與，不會曲高和寡。
2. 成立「資訊管理五常法委員會」，由包括人力資源、行政、資訊科技、品質及其他部門代表組成，以訂立目標、執行方法、和推行持續改善的活動。權責界定清，出師有名，推行自然順理成章，水到渠成。
3. 安排有關其資訊管理系統(例如Lotus Notes，Groupwise，MS-Outlook，Google Appl.等)應用技巧和資訊管理五常法精神的全員培訓，培育精通其資訊管理系統應用技巧和資訊管理五常法的內部訓練員，以便培訓新員工。技術和培訓支援充足，應用技巧及通訊文化自然容易普及。
4. 定期檢討應用方法及成效，鼓勵和獎賞達標者，激勵士氣，員工感受應用資訊管理及推行五常帶來的工作效益。
5. 企業推行「資訊管理五常法」，顧客會因快回應的通訊文化作出讚賞，提升企業形象。