給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (三)

 3. 有一位從事保險業顧問的朋友，表示參加了我於2007年舉辦的PIM工作坊後，隨即實習並應用Outlook中各項功能，覺得除了令工作效率增加之外， 其快回應的通訊文化，亦令他在客戶及潛在客戶中顯得較為特出和更有誠信。他經常在其團隊同事間推廣PIM的好處，並將我曾寫給各學員朋友的一些PIM應用分享內容在其網頁中登出，希望可幫助其他人。

其實，除了保險行業很重視與人溝通，與客戶及潛在客戶經常保持聯繫，高效率和快回應會給人留下深刻印象，間接幫助提升其生意的成功機會，其他行業的從業人員，無論是市場銷售、人力資源、工程研發、品質保證等行政人員，在與業務伙伴或朋輩間通訊，高效率和快回應也會凸顯其與眾不同的優點呢。

我在工作坊中經常提及在現今資訊發達的時代，有百分之九十的電郵戶口擁有者是慢回應、百分之五是無回應、祗有百分之五是快回應的。能做到快回應的人和經常無回應的人，都是容易令人記得的，當然會對快回應的人特別有好感。

4.  另有一位提供 IT 技術服務公司的老闆，於2007年參加了我舉辦的PIM工作坊，才知道其公司一直沿用的MS-Outlook/Windows SBS 原來很多功能是極適合其公司應用的，於是派遣其公司的總監/項目經理/顧問等人員參加我其後舉辦的工作坊作全民培訓，積極於其公司推行企業資訊管理方案。除了應用電郵各種自動化技巧、以「行事曆」召開會議、充分應用「聯絡人」作人脈關係管理、更應用「工作」去分派各項任務予經常外出工作和不同地域的總/子公司的員工，方便遙距跟進繁多的項目。
這位朋友最近告訴我，因所有同事都充分了解Outlook的功能並領略其好處，亦遵守網絡禮儀及回應的規則，現在其公司已成功全面運行這企業資訊管理方案，建立高效率的通訊文化，生意在金融海嘯的環境下，仍有穩定的增長呢。


我希望以上四個個案能給大家一些啟發，並願意分享我的意見如下：

1. 第一及第二個案的學員朋友是打工一族，個人從PIM工作坊中得知Outlook的資訊管理功能，但其服務機構大部分同事卻祗是沿用Outlook的基本電郵功能，他/她們也沒有時間及動力去推動全公司應用Outlook的其他可提升工作效率的先進功能，他/她們對某些功能應用有疑問的時候，也沒有可互相研究的同事。總括來說，知易行難，受客觀環境影響下，每天都在使用的資訊管理系統Outlook的小部分功能，故未能為他/她們大幅度提升工作生產力和通訊文化。
2. 第三個案的學員朋友是營運自已個人的生意，深明知識創造財富之道、珍惜所學的資訊管理技巧並能做到學以致用，最難得是他願意將好的東西與人分享。相信他日定能擴展業務，事業有成。
3. 第四個案的中小企老闆，不單以提供資訊科技服務做生意，也懂得允分應用資訊管理技巧提升其企業營運生產力和通訊文化。其蒸蒸日上的業務，是他能做到「知行合一」的回報。
4. 我於2007年9月至2008年的工作坊都集中於資訊管理Outlook的應用技巧，由2009年三月開始，我推出「資訊管理五常法」，除了資訊管理Outlook的應用技巧外，並鼓勵企業將資訊管理納入其企業品質系統中，以五常精神和技巧有系統地推行全員實施、不斷完善的高效方案。詳情請瀏覽我以「資訊管理五常法」為題的四篇網誌。

今天是2009年的最後一天，是回顧過去和展望將來的時候。在此祝願大家於新的一年有新突破和進步、身體健康、生意興隆！