給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (一)

 各位PIM/IM5S工作坊的學員朋友：

您們好！

承蒙大家支持，自2007年九月至今，我已舉辦了二十多場「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊，及上門為幾間機構舉辦資訊管理培訓班。雖然每次工作坊/培訓班中我都強調，貴公司購置的資訊管理系統- MS Outlook/Windows SBS 功能博大精深，在四小時的「濃縮啟蒙班」中， 旨在令您對資訊管理和Outlook的功能有深刻的認識，絕不能即場令您由略懂皮毛的水平，「升呢」至精通Outlook並靈活應用的「資訊管理達人」。但我鼓勵大家於工作坊後，儘快溫習講義及試用所學的資訊管理技巧及快回應的通訊文化，應用於日常工作中。如有疑問者，歡迎大家在一個月內以學員身份、或一個月後以朋友身份聯絡我求證，我樂意為大家解答問題。我並希望大家引進「資訊管理五常法」到貴公司機構中作全面推行，以獲取最大的效益 - 以零成本提高工作生產力和企業通訊文化，這也是我致力推動這項目的使命和目的。

鑑於我很少收到您們「電話/電郵問功課」，不知道是因為您們已成功「升呢」為「資訊管理達人」、滿足所學懂的資訊管理技巧已能應付日常所需、或工作太忙無暇求助，所以我惟有主動聯絡一些朋友，打探其中緣故作個案研究，並在此給予我的意見及應用心得：

1. 問及幾位回應電郵仍很慢或經常漏覆電郵、使用Outlook2003的朋友，其中二位答覆是：「我知道回覆電郵慢或漏回覆是不禮貌的，我已應用<插旗幟>的技巧以提醒自己待回覆的電郵，但不久<待處理>的資料夾中旗幟的數量增至過百，太多的待處理電郵令我應接不暇呢」。

     建議解決辦法：

• 習慣讀完一封電郵後，如果可以即時回覆的便立即回覆，不要留待其他時間才回覆。若真的不能即時回覆，才插入「待處理」旗幟(預設是紅色)。
• 建立一個搜尋資料夾以存放所有插了紅色旗幟的電郵並為該資料夾改名為「待回覆」，習慣以紅色旗幟作為待回覆，回覆了便取消旗幟，或改變顏色以表示仍須跟進。並複製這資料夾至我的最愛資料夾，以便加強關注。
• 有時間便打開「待回覆」資料夾，儘快即日回覆。下班前切記檢查「待回覆」資料夾，如仍有須待足夠資料才能回覆的電郵，也應先回應收到電郵，並告訴對方何時才可作完滿回覆。紅色旗幟仍需保留直到完滿回覆為止。
• 緊記並遵守「資訊管理五常法」中的「常自律」，因您經常發電郵予他人，也希望對方能給您快回應，久候多天也收不到對方回覆的滋味是不好受和會增加工作量的，「己所不欲，勿施於人」啊。
• 我是堅持這方法去達到快回應的通訊文化的，我的「待處理」資料夾經常祗有極少的紅色旗幟，存在其他顏色的旗幟是提醒一些已回覆但需要時間處理的事情，也會經常檢視，處理後便拔掉。