資訊管理五常法 (四)

「資訊管理五常法」之目的：

充分應用公司投資設置的資訊管理系統，持續不斷完善及提升工作生產力、推廣「快回應」的通訊文化、增強企業競爭力。

以下是資訊管理五常法於應用MS-Outlook/Windows SBS的建議：

S1- Structurise 常組織：

• IT部門設置公共文件資料夾/地址簿/行事曆、會議室/設施預訂渠道、IRM、網絡安全措施、穩定及充足的網絡頻寬、及其他相關設定。
• 設定Outlook的郵件/行事曆/連絡人/工作/記事的選項和偏好，郵件格式、簽名、拼字檢查、自動封存、垃圾郵件篩選等。
• 按需要建立資料夾和子資料夾、搜尋資料夾、我的最愛資料夾等。
• 按需要建立各式規則、通知、組合管理和類別。
• 按需要設定 "Outlook Today" 的選項。
• 建立連絡人的資料夾、連絡人和通訊群組清單。
• 按需要建立各式範本。
• 其他組織性的設定和選項。

S2 - Systemise 常整頓：

• 按需要啟動或關閉已建立的規則、通知和組合管理。
• 每日開工後和收工前檢視 "OutlookToday" 的工作概覽。
• 經常檢視和更新「待回覆」和「待處理」的旗幟，及時回覆電郵和處理需優先處理的工作。
• 經常應用「搜尋資料夾」以快速找出相關電郵。
• 經常應用範本以減少寫電郵的時間。
• 經常應用「行事曆」以召開會議或記下約會和事項，預設全年定期會議、約會和事項。
• 經常應用「工作」以提醒自己的工作，和發放工作予下屬或團隊隊員，方便工作管理和跟進。
• 經常應用和更新「連絡人」的資料包括類別及相關資訊。
• 經常應用「記事」和「電郵」，減少使用紙張。
• 按需要應用"Email to Task" 以安排工作、"Email to Calendar" 以建立行事項、"Web to Notes"以記下有用網頁內容。
• 其他可以提高工作效率的應用技巧。

S3 - Sanitise 常清潔

• 經常保持工作場所、電腦主機、鍵盤、滑鼠、屏幕、打印機等設備清潔，以減低設備故障。
• 應用「記事」功能以代替使用便利貼。
• 經常更新防毒軟件定義檔，定期掃描電腦。
• 應用電郵及eFax，儘量減少打印，以達到無紙辦公室的目標。

S4 - Standardise 常規範

• 規定收到電郵及會議/工作要求至回覆的時間。
• 規定附件最大檔案大小。
• 規定電郵副本發放的原則。
• 規定應用部門專用電郵範本。
• 規定應用通訊群組清單。
• 規定應用IRM於機密電郵。
• 規定舊電郵封存時間。
• 規定用行事曆召開內部會議，並插入議程。
• 規定應用工作和指派工作的原則。
• 規定公共文件夾中文件版本管制。
• 其他規範化行動以增加工作成效。

S5 - Self-discipline 常自律

• 熟習公司的資訊管理系統的各項功能並正確應用。
• 了解及遵守資訊管理五常法的精神及法規。
• 嚴格遵守規定收到電郵及會議/工作要求至回覆的時間，達到快回應的通訊文化。
• 不濫發電郵副本，不濫發「回條要求」和「待處理旗幟」。
• 經常留意正確應用「回覆」、「全部回覆」和「回覆連附件」。
• 經常留意附件的檔案大小不超過規定。
• 經常更新行事曆，準時出席會議、約會和要事。
• 經常更新和跟進未完成的工作，以達成「如期完成」。
• 經常留意網絡安全，絕不安裝非法軟件。
• 經常遵守網絡禮儀和為他人設想，己所不欲勿施於人。

其實，無論企業是應用任何品牌的資訊管理系統，都可以推行「資訊管理五常法」去提高和持續改善工作生產力和企業通訊文化，不單是零成本，而是一項減低成本的的解決方案。

我願意致力推動、協助香港大中小企業，分享應用心得，成功推行這「資訊管理五常法」


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