給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (二)

 2. 另外有任職大企業高層的朋友表示：「我每日收到超過二百封電郵，經常需開會及外出工作，雖然工作超過十小時，其中三分一時間需處理電郵，感到十分吃力。在工作坊中得知Outlook有很多自動化功能可提升處理電郵的效率，但我因太忙沒時間試用至融會貫通，可否請您再詳細講解一下？」

是的，Outlook有很多自動化功能，祗要靈活運用，定可提升處理電郵的效率，以下是我給您的建議：

• 因閣下是管理高層，難免會收到很多電郵副本。對比那些致送給您和需回覆的電郵，緩急性較低，可建立一個取名「副本 」(或CC)的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立一個「規則」- 凡您的名字在副本欄中的新電郵，除了於電郵中提及您的名字者外，一律自動移至該資料夾。這樣，您的Inbox可減少50%，待處理完Inbox的電郵才閱讀副本電郵。
• 如果您有訂閱一些電子新聞/快訊/Blog等，及擁有一些社群(例如Facebook)，每日都會收到一些電郵，緩急性也較低，也可建立例如"News"和"Facebook"的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立相應的「規則」，當收到這類電郵，一律自動移至該資料夾，待有空閒的時間才閱讀。這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 如果閣下公司的IT部門已於系統將垃圾郵件攔截，以至無垃圾郵件可進入您的Inbox，那是最好的，不然，您須自行充分應用Outlook的垃圾郵件篩選器，每遇到漏網的垃圾郵件，便須將其加入「黑名單」。如遇到經常變更IP地址的垃圾郵件，便需建立規則 - 凡主旨或內容有垃圾字句者，一律自動移至「垃圾郵件資料夾」中。 這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 應用以上方法，令您的Inbox祗會收到以下須回覆或須關注的電郵：
       - 僅致送給您的
       - 來自您的上司的
       - 來自重要客戶的
       - 來自其他的
       - 副本電郵，但內容有提及您的名字的
       - 新的垃圾郵件，須加入「黑名單」的
  可應用「組合管理」以不同顏色顯示，以便按緩急次序選讀。
  
• 此外，可按需要建立各式「搜尋資料夾」並放置於「我的最愛資料夾」中，以便隨時按鍵找出所有相關電郵，減省搜尋時間。