MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (二) 該封存的封存了，不該封存的封存不了

根據五常法凊神，沒有用的東西須除掉，所以不要將沒有用的項目封存(搬移至封存資料夾)，而是須作清除啊。

我在這教學篇(一)中提及，Outlook 2003/2007 的數據總容量有20Gb(較2000/2002版本及Outlook Express/Windows Mail多十倍)，但都會有「爆棚」的一天。根據Outlook專家意見，若果要Outlook運作暢順，須控制其 E-mail 功能(Outlook有六種功能，E-mail祗是其中一種而已)中資料夾總數據量不可超過5Gb，而 Inbox 不可超過3Gb。

除了應用Tools->Options->Other中的[AutoArchive] 、個別資料夾的[AutoArchive]及個別電郵的[Do-not-archive]設定後，可經File ->Archive執行封存外，也可以經 [清除信箱](Mailbox Cleanup) 來作為個人資料夾「瘦身」及封存的。 現以Outlook 2007作說明：

按[工具]Tools->[清除信箱]Mailbox Cleanup 進入Mailbox Cleanup 對話方塊 ，執行以下任何一項( 以下項目數字對照右圖紅色數字)。

1. 欲檢視您的信箱以及信箱中個別資料夾的大小，可按[View Mailbox Size...] 。
2. 若要尋找舊的項目，請選取 [尋找項目 - 早於 n 天] 並輸入一個介於 1 和 999 之間的數字，或若要尋找大型項目，請選取 [尋找項目 - 超過 n KB] 並輸入一個介於 1 和 9999 之間的數字，然後按一下 [Find] 。
3. 若要將您信箱中較舊的項目移至封存個人資料夾檔案 (.pst)，請按一下 [AutoArchive] 。
4. 若要檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小，請按一下 [View Deleted ItemsSize...] 。
5. 若要清空您的 [刪除的郵件] 資料夾，請按一下 [Empty]永久刪除存於[Deleted Items]資料夾中的項目。
6. 按[Close] 離開Mailbox Cleanup 對話方塊。

舊項目是指：

1. 在個別資料夾中之舊項目設定(俱優先權)
2. 在預設的 AutoArchive Settings 設定的存留期(天/週/月)之外的項目。

當郵件達到您在 [自動封存] 對話方塊中指定的「期限」設定時，系統會將舊項目(郵件)移動到封存資料夾。期限是根據您有多久沒處理郵件而定。也就是說，期限是根據郵件上次的「修改」日期而定。下列動作會變更郵件的修改日期 (及時間)，因此會影響郵件被封存的時間，這些動作包括了：

轉寄
回覆
全部回覆
編輯和儲存
移動
複製

如果您覺得某封郵件應該已被封存，但卻沒有，可能是因為您曾轉寄、回覆，或執行上述的其他動作，而變更了日期。

其實，清除沒有用的項目還可以採用以下方法：

1. 設定[刪除的郵件](Deleted Items)的資料夾中的AutoArchive為[Do-not archive] ，並定期清空。
2. 正確設定及應用Outlook的「圾圾郵件篩選器」(Junk E-mail) 和善用「規則與通知」(Rules & Alert) 去處理垃圾郵件，須將[垃圾郵件]資料夾的AutoArchive設定為[Do-not archive] ，並定期清空。
3. 沒有需要保留的郵件，例如Facebook的信息、新聞、eDM等，可用「規則與通知」(Rules & Alert) 去作自動分信至預先設定為Do-not Archive的資料夾，並定期清空。
4. 有些郵件的附件檔案很大，若沒有保留價值者可即時刪除，否則可另存新檔至「我的文件夾」作保存，然後從Outlook中刪除。

希望這兩篇關於MS-Outlook中的封存文章，給大家一個較清晰的概念，並能做到： 該封存的封存了， 不該封存的封存不了。


延伸閱讀：

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)