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2013年7月23日 星期二

微信猛如虎

今日從微信朋友圈中收到以下文章分享:

危言耸听:微信猛如虎!(转)
    
人类已经不能阻挡马化腾,因为微信。全国微民,已达四亿,基本就是都市人的全部。

全国微民,每四分钟低一下头,看微信。

每天早晨,人类从微信中醒来,不刷牙、不洗脸、不下床、不嘿咻……第一件事,用各种各样的安卓、iOS、Phone、Pad、三星、HTC、联想、OPPO……奔向同一个App:微信。

每天早晨,每个草根,和屌丝,都突然找到了皇帝批奏折的感觉,要浏览比真皇帝的奏折还要多的多的微信留言。

人类上厕所,大号的时间,延长了N分钟,因为微信。

人类眼睛的阅读量,象文字重新被发明了一次一样,大幅提升。

人类的观点,突然多了起来,闷骚的纷纷开始明骚,孤僻的也不必孤僻了,清高的也不必孤独了。

不论什么人,不论你是谁,都可以随便的发出声音了。

曾经——

打开门户网站,发现世界就在自己面前,坐地日行八万里,世界跟自己没什么狗屁关系。

打开论坛,发现世界如此黑暗。

打开微博,发现世界是如此的慌乱、荒诞、乱七八糟、一片混乱。

今天,打开微信,人类第一次发现,我们都好好啊,到处都是——爱、仁慈、宽容、感恩、慈悲、善良……全世界都像是修行者,一直尚未实现和谐社会,在朋友圈里,居然,呃实,呃实、呃实,呃实现了!

在普遍没什么信仰的人群里,突然冒出了无数信佛、信基督、信阿玛巴观、信马云、信刘一秒……的忠诚修心者。

一年前,每天早晨,我的微信,几乎没有五条留言,一条朋友圈,第二天还没被推走……

半年前,每天早晨,会有三十多条留言,几条朋友圈……

上个月,每天早晨,会有三百条留言,一百条朋友圈……

今天早晨,微信旁边的小圆圈里的数字,是两千,看一遍新的朋友圈,比看一部电影大片还费时间……

去年,还有很多童鞋们对碎片化,不以为然。

今天,都懂了!

原来,碎片化就是——一天两百次低头,什么也没它重要,一切,皆被它撕的粉碎:微信。

从记事,到有第一部BB机之前,我都在没有手机、没有电脑、没有pad的情况下,在尿和泥、弹弓子、早恋、装成熟、一休、阿童木、霍元甲、邓丽君、郭靖黄蓉……的伴随下,在轻率地海誓山盟,幼稚地以身相许中,快乐地度过了—以一个“孤陋寡闻的SB”的身份,健康、贫穷、快乐的生活着。

自从有了第一台BB机,我的数字化生活,这就算开始了,奔0.5、奔1、奔2、奔3、奔4、奔5、奔大哥大、奔诺基亚、奔XP、奔MSN、奔internet、奔博客、奔微博、奔WEB1.0、奔WEB2.0……今天奔到了微信,又做好了准备,准备奔向大数据、奔向普适计算、奔向穿戴式设备……

把我们奔的都成了“见多识广的SB”。身体彻底走向了万劫不复的亚健康、颈椎病、地铁综合症、堵车综合症;思想彻底变成了被信息撕裂的碎片。

全国大学生,也都变成了无所不知、无所不晓、眼高手低、啥也干不了,去哪都没人要的待业青年,苦逼、屌丝、蚁族。

这就是信息化,这就是移动互联。

从孤陋寡闻的SB,到见多识广的SB,仅仅20年,我们就羽化成蝶、直接沦陷了。

在又红又专的革命年代,孤陋寡闻的SB是有希望的,因为有追求——70年代业余书法班、美术班、武术班……哪都装满人,而且很多成年人。

在繁荣昌盛的2013年,见多识广的SB是没希望的,因为不仅没了追求,而且,连相信、自信、信任、信念都顺便没了……除了看孙子的、看韩剧的、打游戏的、打麻将的,剩下的,都在看手机——每个人,每天,每时,每刻,似乎都忙得要死,但晚上上床躺下一想,却都不知道今天干了点什么?今天的意义在哪里?

微信,其实给我带来了无穷的方便——全家建个群、公司建个群、哥们建个群、盐帮汤酱建个群、九重天建个群、作家建个群、玩石头的建个群、PE们建个群、开会建个群、旅游建个群……无所不微,无所不信。

但,也给我的员工带来了无穷的碎片,给我们带来了无穷的疲惫。

我今年四十二,眼睛本不该花。但这几天,很明显,看东西都是俩,隐隐约约,我觉得:眼睛早衰了,有花的预兆。

负责任的呐喊:真的是微信闹的。

我原来每月平均写一个PPT,十几P,指导大家工作,除了给出版社交稿子,其他不打字。

现在,每时每刻,我的食指也必须在PAD、PHONE上,划呀划,划呀划、划呀划、划呀划、复制、粘贴、转发……好像全人类都离不开我,其实地球离了谁都照样转。

哪里有压迫,哪里就有反抗,要控诉它,要控诉微信,要控诉马化腾——给我们的食指按摩!给我们报销老花镜钱!

突然发现,不论是要控诉它、还是咒骂它,都还只能靠它——博客没人看了,微博门庭冷落,BBS寂静了很多……咒骂它,都得靠它。

绿绿的山、蓝蓝的水、静静的早晨和傍晚、划破夜空的公鸡打鸣、梳着小辫的妹妹……在哪?洋溢的笑,在哪?

就在昨天,微信大面积的瘫痪,有多少人在抓耳挠腮,有多少人不顾一切的清空了聊天记录,又有多少人,竟然犯二的卸载、重装、更新了微信?


大家從簡體字到文筆,都意會到上述文章出自國內網民,因為微信出自騰訉,與QQ掛鈎,影響力極大。微信現在不單止有四億用戶,且每日以幾何級數増加,在香港已有鋪天蓋地的廣告,在地鐵、電視和報章雜誌的宣傳下,不少香港「低頭一族」除了用WhatsApp 外,也開始流行用WeChat 微信作社交通訉了。

因為WhatsApp 有的功能,微信都俱備且功能更大,尤以話音通訉功能,比較WhatsApp 更直接和方便, 很多WhatsApp 用戶甚至不知道它有話音通訊的功能(步驟:按右上角萬字夾圖符 ->聲音 ->WhatsApp -> 錄音 -> 講話 ->停止 -> 傳送)因為須六個步驟才可傳送話音,對比微信只須按著《按住說話》講話,放手便即傳送,微信真的簡單易用得多。加上它是跨平台的,一個帳號,可以在iPhone/iPad 、Android 手機/平板電腦、Noka/Symbian/BlackBerry/Windows Phone、PC 和 Mac上使用,只須連接互聯網便不分地域時間,隨時隨地可用。不像WhatsApp 只可用於智能手機和少數有電話功能的平板電腦上使用,在國內使用有一定的限制,用微信更可與國內的同事和親友隨時聯系。

此外,微信更設有「視訉通話」、「廣播助手」、「聊天室」、「搖一搖」、"Facebook"、和「朋友圈」等功能,方便朋友間聯絡分享資訉。尤其「朋友圈」,可像Facebook 般分享圖文視訊,唯Facebook 不能在國內開通。

微信去年更創新地開設「公眾號」,方便企業以One-to-many型式向公眾傳播信息,有圖文信息、視頻信息、也有語音信息,更有互動功能。例如參觀博物館,只須打開該博物館的公眾號,去到某一展品前,輸入相關編號,便可收聽到博物館對該展品的專業話音介紹(建議用耳機收聽),更可重覆聆聽,比較傳統聽導遊用大聲公介紹方便得多了。另一例子是中國南方航空,可經其微信公眾號預訂機票、查詢航班期、和辦理登機證等服務。相信越來越多企業應用微信公眾號為顧客提供方便和互動的服務。

據了解,微信公眾平台自2012年8月推出以来,僅用了一年時間,已覆蓋银行、保險、航空、醫療、教育、運營商、政府及創業團隊等各行業客户,吸引了廣東聯通、國家博物館、招商銀行、廣州公安、央視新聞、中國南方航空等各行業大型企業和政府機構駐足扎根,從資訊、政務、銀行理財、藝術欣賞、生活等各方面為用户打造移動時代的“微生活”服務,可以說,它離“生態系统”的概念越来越近。


我一向喜歡分享,自四年前開始建立「思. 題.  分享」這網誌,平均每月發佈四篇文章予朋友及學員(曾參加過我舉辦的資訊管理或攝製影片的課程者作參考用)藉此將過往值得反思的工作及生活體驗、資訊科技知識及應用心得,以不同主題作分享,希望能拋磚引玉,得到各方友好的回應以作交流。為了實行與時並進,我也於一星期前建立了一個以「思題分享」命名的微信公眾號,以微信分享信息予朋友及學員(特別是我在國內開設的課程、國內學員不能以正常上網方式閱讀到我的網誌文章)。

在此也邀請大家加入關注我的微信公眾號,如果已是微信用戶,只須依以下步驟:
1)在微信下方按《朋友 》,然後《新增朋友》。
2)按《搜尋帳戶》,然後輸入WeChat ID: stephenshare,再按右上角的《查找》鍵。
3)  當「思題分享」公眾號的簡介出現,按綠色的「關注」鍵便可完成關注。

 

也可用WeChat 內置的《掃描QR Code》掃描以下的QR Code ,便可直接打開WeChat 的「思題分享」公眾號加入關注:




若須安裝WeChat微信,可在蘋果的Apple Store 或安卓的Play Store 捜索WeChat 便可免費下載安裝微信程式,(也可登入www.wechat.com 下載WidowPhone/Noka/BlackBerry/Symbian版程式),只須以電話號碼及自訂獨立密碼,便可注冊微信並可立即啟用。

大家如對使用微信有疑問,歡迎以電郵聯絡我。


2013年6月21日 星期五

MS-Outlook 行事曆企業應用 - 休假出差通知

MS-Outlook 功能強大而全面,是現今最好用的企業資訊管理系統,若能充分善用於企業中,每項功能可變化出多項適合不同部門應用的好工具。其中行事曆的功能,常用作個人約會、會議組織、公司事件等的管理,再配合雲端運算,令公司桌面電䐉、手提電腦、智能手機和平板電腦的行事曆,都能自動同步,實為繁忙的企業行政人員的時間管理好幫手,也是組織企業會議的高成效工具。

近年我為推行「資訉管理五常法」的企業作培訓和提供顧問服務,都會將我多年對MS-Outlook 的進階功能應用心得(俗稱秘技)包括以下方法,提供予學員參考借鑑,即學即用。

一般公司都有規定,凡中高層人員,休假或出差公幹,都會於事前發放電郵通知相關同事及業務伙伴,並表明休假/公龫期間之業務代理人及緊急聯絡方法/人員。運用行事曆的「事件」,可成為更有效的休假或出差通知工具。

因為行事曆的「事件」是用以標示整日的事件(例如公司的ISO 審核、客戶參觀、週年晚會、公司產品展覽日等),是只會顯示於日程表頂部,並不會影響個人當日的約會/會議安排、所以也可以用作個人休假及出差通知用。


方法是,將原來的休假/出差通知的內容,不以電郵發放,改為以行事曆發放,步驟如下:

1)在行事曆中按《新增》 -> 《會議邀請》
2)在收件人輸入早已設定好的通訊群組
3)於主旨欄填上姓名及休假/出差(例如:陳大文休假、陳大文出差)規範字句
4)休假者地點不用填,出差者可填上出差地點如上海、歐洲等。
5)填上有關開始日期及結束日期
6)在《全天事件》方格打勾(時間欄即變灰)
7)按需要在便箋區輸入特別安排,例如休假/出差期間的業務代理人或緊急聯絡等
8)在《會議》-> 《類別》中點選插入「休假/出差」類別(預先設定)
9)在《會議》->《顯示為》中點選「不在辦公室」(非用Exchange Server 的公司可免)
10)按《傳送》將這會議邀請的行事曆發放,完成程序



收到這主旨為「XXX休假」或「XXX出差」行事曆會議邀請的人,無須回覆,其相關日期之行事曆(不論是Outlook/Lotus Notes/Google Application/iPhone/ iPad/Android smartphone/Tablet) 頂部會自動標示XXX休假或XXX出差字句。
注意:一旦回覆《拒絕》,相關日期行事曆頂部之顯示會消失。


 

若有以《規則》設定「會議邀請」文件夾作自動分信者,可於《規則》上加上〈例外〉-「除了指定為 休假/出差 類別之外」、及主旨上有「休假」或「出差」的特定詞句,以便收別這類休假/出差通知的非會議邀請,不會自動分信至「會議邀請」文件夾啊!

當然,公司人力資源部或「資訉管理五常法委員會」應規範這類休假/出差通知,休假/出差者是什麼職位的人才用這方式發通知,也應只發送至其上司、部門相關同事、其他部門主管及業務相關人士。可預先設定以「休假/出差」為名的通訊群組,以免遺漏。

總結:
推行「資訊管理五常法」,令全民精通公司的資訊管理系統(例如MS-Outlook) ,配合常組織、常整頓、常清潔、常規範和常自律精神,善用MS- Outlook 的各項功能於企業營運,可令運作系統化,提升工作成效、企業通訊文化和競爭力。

 

延伸閱讀:



2013年6月7日 星期五

沒有智能電話可用的日子

整個五月天,都因大小的工作項目,令我自2007 年經營資訊管理顧問服務以來,經歷最忙碌的一個月,連一篇網誌文章都沒時間寫,在此謹向各忠實讀者及追蹤者致歉。

這個充實的五月,連續四個星期中有七日在東莞為一間電子企業作資訊管理五常法培訓,有四日在鶴山為一間高級時裝公司拍攝企業影片。此外,有四個晚上為友人拍攝影展、生日音樂會影片及聚餐影片及照片,另有二份刊物須作校對及翻譯工作,加上每次培訓課程前的準備工作,令我忙碌非常,連星期日的乒乓球局也被逼缺席多次。這段期間,經歷了兩次沒有智能電話可使用的日子,令每日都活躍於社交通訊的我,感到有點不安。

五月初,連續二天在東莞清溪工作,日間做培訓工作須關掉手機,晚上入住一間普通酒店,房間寬敞舒適,唯入牆的網絡綫有問題,自己帶備的 WiFi 旅行路由器、和更換多次酒店提供的WiFi 路由器,都不能在房間提供WiFi 上網服務,令我的Samsung Galaxy Note I I 及iPad 都無用武之地,不能以 WhatsApp 、微信及Facebook 與朋友保持通訊。酒店大堂、餐廳及電梯,所提供的WiFi 上網服務,是要經過本地的中國聯通互聯網為用戶提供上網服務,沒有中國聯通的上網帳號,當然便上不到互聯網,不能免費使用WhatsApp和微信等社交通訉渠道,結果在酒店渡過一個「沒朋友」及「無(得)聊」的晚上及早餐時間,平時習慣了快回應的我,對不知有多少封電郵、WhatsApp/WeChat 及Facebook 訉息待回覆,感到無奈。

禍不單行,回港後的週五,早上到會所游泳時,坐在沙攤椅從旅行袋中掏出Samsung Galaxy Note II 手機時失手從約二呎高度掉在地上,因有皮套保護手機,該手機沒有任何直接損傷,但竟然壞掉打不開屏幕,如何重置也開不到機。 因忙碌至第二天才將其送交三星維修中心,竟然需要更換底板和屏幕, 幸好在一年保用期可免費修理, 而且三星提供二小時快速維修服務。雖然我仍可用iPad 和電腦應用電子郵件通訊,但在這一日多無智能手機用的時間, 仍深感不便,像與時代脱節,再一次感到無智能手機用的失落。

其後,到鶴山一間德國公司拍攝企業影片工作的四天,日間在會議室可以WiFi 上網,三晚住宿於五星級碧桂園鳯凰城酒店。幸運地,我房間的入牆網絡線可正常連接我帶備的旅行路由器提供WiFi 上網,大堂及餐廳都提供免費 WiFi 上網服務。但同行的二個朋友沒帶備旅行路由器,而酒店提供的小量路由器已全部借出,他們在房間祗得透過昂貴的國際漫遊上網,十分不便。

今時今日,人們使用智能手機或平板電腦已是極之普遍,在香港隨處可經WiFi 上網,但國內的酒店,即使是外表美麗的五星級酒店,仍未能為旅客提供全方位的免費WiFi服務。須到國內工作者,若手機沒有2/3G 上網計劃的話,謹記帶同旅行路由器,電插穌適配器等,並希望酒店房間的互聯網線功能正常。當然,若長時間須在國內工作者,建議其智能手機配置國內3G 流動上網服務。


 

2013年4月27日 星期六

Android 版有道詞典 - 敎學篇

上文提到iPad 版的有道詞典HD 功能強大,尤其適合用於擁有視網膜屏幕的iPad,而Android 版的有道詞典,則適合用於運行Android 的智能手機,是隨身㩗帶的多語種互譯詞典。精簡的中英文本機詞庫讓用家在離線狀態下享受本機查詞的快捷;單詞發音、網絡釋義和超過千萬句海量例句,無處不在的網絡為用家帶來更加詳盡的查詢結果;先進的翻譯系統,提供即時免費的全文翻譯服務。

有道手機詞典Android 版的主要功能包括:
• 中、英、日、韓、法多語種查詢及全文翻譯。
• 精簡的中英本機詞庫。
• 網絡䆁義、例句。
• 單詞英美真人發音。
• 中文百科。
• 快速查詢。
• 單詞本。
• 複習計劃。
• 攝像頭查詢。
• 離線詞庫和英美真人語音庫。
• 複製查詢。

在此也與大家詳細講解其功能(以版本3.6 在Samsung Galaxy Note II 為例):

設定 -
在「有道詞典」中按裝置的<選項>進入有道詞典設置頁中按所需作各樣設置,包括:
• 自動獲取網絡䆁義設置。
• 自動更新首頁內容設置。
• 複製查詢。
• 開啟快速查詞。
• 推送設置,可開口關「每日一句」、「雙語閱讀」、「系統推薦」等推送訊息。
• 擴充詞庫和語音庫。
• 攝像頭查詞框樣式設置。


功能 -
• 按程式的圖符進入「有道詞典」主畫面,會見到「每日一句」搖一搖換內容,中間有一幅圖畫,下面有英漢雙語的詞句。圖畫右上角有一個分享按鈕,按之可以各樣途徑分享予朋友;旁邊另一發聲按鈕,按之會以真人發聲讀出英語詞句。搖一搖會自動轉換內容,十分有趣。

• 用手指向左推會進入另一頁「雙語閱讀」搖一搖換內容,會出現三段雙語的主題,按右邊的箭咀會進入「有道學堂」並即加載一篇英文文章(文章尾註明出處),隨後是10個重點詞的英中字典。按其右邊箭咀會出現網絡釋義。畫面右下角有一「譯」字箭咀,按之會翻譯整篇文章為十分工整的中文文章,此時按右下角的「原」字箭咀便回到原先的英文文章。此外,也有搖一搖會自動轉換內容的功能,這「有道學堂」可幫助用家學習英文。

• 再用手指向左推會進入「精品推薦」廣告頁,推介其公司的程式例如「有道雲筆記」。

• 主頁上端有四個分頁選擇鍵,由左至右分別是:

1)詞典 - 有以下各功能
• ABC 圖符,按之選擇互譯環境:漢英互譯、漢日互譯、漢韓互譯、漢法互譯。以下以漢英
互譯舉例。
• 搜尋欄 - 可輸入欲查詢的英文或中文,例如輸入"Computer"後按右側的搜尋圖符,便出現:
1. 查詢字Computer
2. 右邊有圖符按之可添加至單詞本或從單詞本中刪除。
3. 有英式和美式的真人發聲讀音。
4. 基本中文翻譯。
5. 查看網絡釋義,也可選擇打開:
英英釋義、柯林斯英漢雙解下詞典、21世紀大英漢詞典、同根詞、專業釋義,並可查詢釋義出處。隨後有短語、圖片釋義、詞組短語、同近義詞、雙語例句、權威例句、原聲例句(所有例句均有真人發聲以英語讀出)、及百科。
6. 點擊任一英文字,會立刻進入查詢該英文字,十分方便。
• 攝像頭搜查 - 按攝影機圖符可打開攝影機搜查介面,上有一放大鏡用以對準欲查的英文字,中央位置便會出現中文解釋,下方有以下由左自右四個按鍵:
1. 單詞本加減頁圖符,按之切換添加或刪除。
2. 播放或暫停圖符,按之切換單詞鎖定或解鎖。
3. ABC 圖符,按之轉至詞典功能,詳情可參閱上述搜尋欄。
4. 喇叭圖符,按之啟動真人發聲讀出該英文單詞。

2) 百科 - 在搜尋欄中輸入英文或中文,會找出「互動百科」中圖文並茂的相關內容。

3)翻譯 - 可輸入詞句或以語音輸入作翻譯,可選擇英<->中、日<->中、韓<->中互譯。

4)單詞本 - 打開過往查詞典時存入的單詞,方便重溫。

Android 智能手機用家可將桌面小程式Widgets 「有道詞典」4x1 安裝在桌面上,以後只須在查詢欄中輸入中文或英文,然後按查詢鍵,便可進行查詞典了,為經常查字典用家提供便利。


延伸閱讀:

iPad 版有道詞典HD - 教學篇

2013年4月20日 星期六

iPad 版有道詞典HD - 教學篇

筆者的「佳法」服務之一的中文校對 - 「正」字審查工作中,除了必需應用自己腦袋中「與時並進、日益增長」的錯別字資料庫外,最常用的是網上字典。我不稱它們為「啞老師」(我的書櫃中有一本三吋厚,重二磅的中文「詞海」及其他英文字典才可稱之),因為大部分的網上字典都有發聲功能。我的iPad 3中「字典百科」檔案夾中有20個字典、詞典、百科、錯別字詞典等程式,其中最好用的是「有道詞典HD」。

「有道詞典」是由網易有道信息技術(北京)有限公司於2007年推出的詞典相關的服務與軟體,支援中、英、日、韓、及法文雙向翻譯。 基於有道搜尋引擎後台的海量網頁資料以及自然語言處理中的資料探勘技術,大量的中文與外語的並列語料(包括詞彙和例句)被挖掘出來,並透過網路服務及桌面軟體的方式讓使用者可以方便的查詢。 目前有道詞典已經有多個版本,其中包括桌面版、手機版、iPad版、網頁版、Mac版以及各個瀏覽器外掛模組的版本!是國內市場佔有量最大的詞典類軟體。

有道桌面詞典採用了軟體加服務的方式:桌面端的軟體只帶有較小的詞庫,軟體只負責一些必要的取詞、彈出窗口和展示結果等功能;而相應的伺服器端,則維護了超過一千萬句海量的詞典資料,同時負責智慧取詞、單詞發音、網絡釋義、例句和百科的搜尋、及中英全文翻譯等複雜的功能。

有道詞典HD是支持iPad 的視網膜屏幕的免費程式,現時是2.2版本,以下是設置及詳細的功能介紹:

設置 -
在iPad 的設定->有道詞典-> 詞典設置 中開啟<自動獲取網絡釋義> 和<自動查詢剪切板內單詞>。

功能 -
1)介面及內容雖然是簡體字,但支持繁體字輸入查詢英文解釋。

2) 按程式圖符進入有道詞典,會看見下方有「詞典」、「百科」、「翻譯」及「單詞本」四個分頁。

3)在詞典頁下,左上角有「漢英」、「漢法」、「漢日」及「漢韓」的選單。右旁是輸入查詢詞的欄位,輸入詞句後按右邊的放大鏡圖符進行查詞典。

4)右上角有「歷史」按鍵,可回顧查詞典的歷史記錄,也可按「清空」鍵清除記錄。

5)在選「漢英」後,舉例在查詢詞輸入欄輸入英文"computer", 然後按鍵盤的"Search" 鍵或輸入欄右邊的放大鏡圖符,便會出現以下內容:

• 第一列 computer (查詢字),右邊是單詞本按鍵,按一次添加入該查詢於單詞本,再按一次從單詞本刪除。最右方喇叭圖符,按之會讀出該查詢字computer的發音。

• 第二列有以下四個分頁的內容:
1. 英漢翻譯。
2. 詞組短語。
3. 同近義詞。
4. 同根詞。
• 第三列有以下四個分頁的內容:
1. 網絡釋義 - 下方有「查看釋義出處」按鍵,可按出詳細解釋和不少的短語。
2. 專業釋義 - 下方有「查看論文例句」按鍵。
3. 英英釋義 - 註有釋義內容來源。
4. 圖片釋義 - 相關圖片,看圖識字。

• 第四列有以下二個分頁的內容:
1. 21 世紀大英漢詞典。
2. 柯林斯英漢雙解大詞典。
• 第五列有以下例句和以英語讀出整句的按鈕:
1. 雙語例句 - 中英文例句,可按鈕讀出英文句。
2. 原聲例句 - 很多英文例句,可按鈕讀出。
3. 權威例句 - 很多英文權威例句,可按鈕讀出。

• 最後是一列是「百科」,轉自「互動百科」的相關資料,可按選詳細資料。


6)在按「百科」分頁後,會出現關於computer 的詳細百科資訉,圖文並茂。內文一些詞句有超連結,按之可進入該詞句的詳細資訉,可隨時按頂部的箭頭鍵退回前頁。

7)在按「翻譯」分頁後,會進入「有道翻譯」,祗須在上半部輸入中文詞句或文章,在中間的語言檢測選項中選擇相關語言例如<中文-> 英語>或「語言自動檢測」,然後按「翻譯」鍵,下半部便會出現翻譯好的英文。

8) 在按「單詞本」分頁後,便會出現先前曾添加的單詞清單,每一單詞列右邊有「發聲」及「瀏覽」圖符,可選按讀出該單詞,或進入該單詞的詳細解釋頁。

9)以上是輸入英文字查中文可得到的資訊,如果輸入中文查英文,可選擇的分頁及內容較少。

10)查詢字句祗有英文才有發聲功能,中、日、法及韓文暫時沒有查詢字句發聲功能。唯例句有日、法語發聲,對學習日語及法語者有大幫助。

11) 離線下,也可查詢超過34萬條英漢詞匯和33萬條漢英詞匯。


因在設置時開啟了「自動查詢剪切板內單詞」功能,所以無論是在瀏覽網頁或讀電郵時,將一詞句複製了(例如複製了picture這英文字)便可打開「有道詞典HD」程式直接進入查詢picture 頁內了,十分方便。

此外,我也在iPad 的設定上開啟了輔助使用的「朗讀所選範圍」、剔選了US English及中文普通話(可隨時改選廣東話),所以無論是閱讀網頁、電郵、文章或在有道詞典內,也可點選「朗讀」功能,由iPad 以英文或普通話讀給我聽,有助我學習英語及普通話呢。

總結:
有道詞典是眾多網上詞典中功能最強大和內容最豐富的表表者,iPad + 有道詞典HD 為用家提供方便的學習環境及條件,筆者高度推薦大家善用之。此外,也可在iPhone、Android phone/Tablet 或電腦(Windows 或Mac) 上安裝適合的版本,充分應用資訊科技帶來的好處。

雖然多使用有道詞典能提升閱讀簡體字能力,但我也期望日後能提供繁體版。


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延伸閱讀:

「正字」事件
再談「正字」
『正』字審查



2013年4月6日 星期六

告別「資訊科技盲」的稱號

今時今日,通訊科技發展迅速,香港政府自2008年推出的「香港政府Wi Fi 通」計劃,市民現可在全港十八區的400個政府場地,享用Wi-Fi無線寬頻免費上網設施。港鐵、商場、酒樓餐廳、會所等都提供免費 WiFi 寬頻上網。高速寬頻及3G/4G 流動上網服務普遍,美、日、韓、中國各品牌智能手機和平板電腦在市場上不斷推陳出新,競爭激烈。在街道或公共交通工具上,可見到不少人,無論男女老幼,香港人或自由行遊客,都人手一部智能手機或平板電腦,他們都在埋頭埋腦打遊戲、作社交通訊及分享、看新聞或觀賞電視劇集等,可見香港在資訊科技的應用,日漸普及。

自2007年蘋果公司推出革命性的iPhone 以螢幕觸控的操作方式與圖像化的應用程式(App)呈現方式, 令用家方便使用和獲取資訊,已成為趨勢和潮流,各大電腦公司爭相效尤。現時除了iOS、Android、 及Windows智能手機及平板電腦外,連Mac 及Windows 8電腦也提供應用程式,加上最近推出的Windows 8 平板電腦,令流動辦公和獲取生活資訊變得前所未有的方便。

現時應用程式的範疇涵蓋報章新聞、天氣、社交、攝影、視訊、教育、娛樂、商業、財經、生產力、醫療、音樂、運動、旅遊、書籍、雜誌、導覽、生活、健康、美食佳飲及遊戲等,可說應有盡有,而且免費的居多,祗須懂得活用資訊科技和各式各樣的資訊,可令工作及生活更輕鬆。

可是,除了少數的資訊科技達人外,一般人都祗懂得用其智能手機影相、玩網上遊戲、WhatsApp 聊天、上Facebook和簡單電郵通訊,大概會使用其智能手機百分之十至二十而已。此外,還有不少人都對電腦(包括平板電腦)及智能手機有抗拒,因不懂得如何使用,害怕弄壞部電腦或手機,所以他們不會使用電腦和智能手機,不擁有自己的電郵帳號,也不會用WhatsApp 或Line 等即時通訊程式。他們自稱 「IT 盲」(俗稱,等於「資訊科技盲」)。

有別於「文盲」,乃指少數上一、二代上年紀的人,因當年社會或戰爭問題而無機會讀書受敎育,以致成為目不識丁的「文盲」,但現今自稱「IT 盲」的人,很多是學歷高任要職的行政人員或專業人士,他/她們的工作是需要應用資訊科技於競爭激烈的商業社會,每日需處理電郵、會議、約會及各種專案,須出差公幹和流動辦公。他/她們深明應用資訊科技的好處,或已經每日都在使用電腦和智能手機的百分之五至十的功能,但沒有進一步去學習如何善用這些資訊科技裝置的功能去作高效的電郵通訊管理、時間/日程管理、人脈關係管理、工作任務管理和資訊管理,可能有以下的原因:

• 工作繁忙,須日理萬機,經常出差公幹,總抽不出時間去學習。
• 身居要位,不好意思向下屬或朋友請敎, 況且大部分下屬都不精於資訊管理,和應該很忙。
• 要求子女敎授,但子女永遠都忙於其他事情。
• 恐怕自己年紀大,難學得識。
• 其它種種原因。

其實,真正原因是 - 沒有決心。

祗要有決心,一定可抽出時間,自學、參加坊間相關的資訊管理課程或工作坊、甚至請資訊管理教練一對一敎學,學識至可以活用智能手機和平板電腦,並非難事。

現時的智能手機和平板電腦的應用程式,大部分已設計得十分簡單易明,小孩與長者都可學識使用,甚至貓咪也懂得玩耍為牠們設計的 App 呢,何况有高學歷任要職的行政人員和專業人士。

筆者願意藉這網誌、資訊管理培訓課程/工作坊及「佳法茶聚」與大家分享一些實用的資訊科技應用技巧,幫助大家提升工作成效和競爭力,並可告別「資訊科技盲」的稱號。


延伸閱讀:

「佳法茶聚」邀請函
電腦盲(一)
電腦盲(二)

2013年2月26日 星期二

一站式電郵管理


我經常鼓勵身邊的朋友要作有效的電郵管理,對別人致送給自己的電郵,無論是是發往其公司或私人電子郵箱的電郵都須作快回應,別做一個「義廉恥」的通訊者。很遺憾的是,祗有百分之五的朋友可以做到,其他做不到的朋友,相信大部分人都有一個共通點,就是他/她們的電腦裝設的MS-Outlook/Outlook Express、iPhone/iPad、Android Phone/Tablet 的電子郵件程式都沒有設定一站式電郵管理,也沒有實行有效的資訊管理措施。

如何設定及應用一站式電郵管理?

以下簡介使用電腦、智能手機及平板電腦的一站式電郵管理設置:

使用電腦處理電子郵件 -
很多人都會擁有多個免費電郵帳號(Gmail、Yahoo mail、Hotmail等)傍身,但不少人僅懂得進入該等電郵網站處理電郵Webmail,於是除了開啟MS-Outlook 處理公司電郵,須分別進入Gmail 網站處理Gmail、進入Yahoo 網站處理Yahoo Mail、進入Hotmail 網站處理Hotmail,很多時候忙於處理公司電郵,便忘了登入不同網站處理私人電郵了,所以一般用免費Webmail (特別是用Yahoo Mail 及Hotmail 者)的人回應電郵比較慢。
其實MS-Outlook Outlook 或 Express 都可以設定多個不同制式的電郵帳號,無論公司電郵、Gmail、Yahoo Mail 或Hotmail等,都可在Outlook 作一站式電郵管理。所有不同帳號的電郵,統一在擁有強勁電郵管理功能的Outlook下接收,更可應用捜尋資料夾、規則與通知、我的最愛資料夾和類別等進階功能,十分方便。



iOS裝置 -
雖然各免費電郵都有其專用程式方便iPhone/iPad 用家使用其Webmail,但其內置電郵程式 - 「郵件」Mail,是可以設定多個不同制式的電郵帳號作一站式電郵管理的。祗須在<設定>-><電郵、聯絡資訊、行事曆> 中設定各公司電郵、私人電郵。


  
 
 
按「郵件」進入信箱頁,便可見到已設定的不同電子郵箱,以選擇不同電郵帳號謮取電郵,撰寫電郵及管理電郵,並將「郵件」程式的捷徑放於iOS裝置頁面底部的捷徑列中,以便怎論在任何一頁都可以見到「郵件」捷徑並知悉是否有新郵件及多少未讀的郵件。
 
 



Android 裝置 -
同樣,各免費電郵都有其專用程式方便Android 裝置用家使用其Webmail,但其內置電郵程式 - 「電子郵件」Email,是可以設定多個不同制式的電郵帳號作一站式電郵管理的。祗須進入電子郵件,在<設定>中按 + 號配置各公司電郵、私人電郵,並將「電子郵件」程式的捷徑放於Android裝置頁面底部的捷徑列中,以便怎論在任何一頁都可以見到「電子郵件」捷徑並知悉是否有新郵件及多少未讀的郵件。
在「電子郵件」內頂部左方,可按收件匣打開下拉式選單以選擇不同電郵帳號謮取電郵,撰寫電郵及管理電郵。

  
 
 
其他流動裝置(如Windows base devices) -
也像iSO及Android 裝置一般,在其內置的郵件程式設定公司及各私人電郵帳號,以作一站式電郵管理。


總結:
祗須作一次性正確的電郵帳號設置,以後便可享用一站式電郵管理帶來的方便,為「快回應」的通訊文化提供基礎條件。朋友們,還不快快採取行動?



延伸閱讀:

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)
告別「義廉恥」的通訊文化 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化

2013年2月7日 星期四

視像電話拜年 (一)

最近幾次與朋友「佳法茶聚」分享我的資訊管理應用心得,每當敎識她/他們應用其手上的iPhone 以FaceTime 或Android phone 以vTok作視像電話,並即時成功試用的時候,其興奮雀躍之情,令我深感助人之樂。

昨天與來自美國的一個家庭親友吃午飯,妻子是用iPhone 5,丈夫是用Samsung 的Android 智能手機,談及視像通訊,他們都表示不懂得如何應用。當我告訴他們可用其iPhone內置的FaceTime 與其他Apple 裝置用家朋友,或安裝免費的vTok在iPhone/iPad便可與Samsung Android 手機之vTok隨時作視像通訊,他們感到莫大的興趣,即時想到可以在新年間以FaceTime視像電話向在美國的父母面對面拜年呢。

受惠於互聯網及通訊科技的進步,現時可用作視像通訊的裝置及程式可不少,大部分都可跨平台使用例如電腦、iOS或Android裝置,聞名的計有Skype (可以Skype 或MSN登入)、Tango、vTok及FaceTime ,其中以蘋果的FaceTime 效果最好。

我在去年初寫了三篇文章推介FaceTime的應用,當時只可以當收發雙方的iOS裝置都於WiFi 連線時才能使用,大大局限了可使用性,現在只須用升級至iOS6.0 或以上的裝置,收發雙方均可於任何可上網的3G、4G、WiFi環境下使用,方便得多了。另一篇文章介紹vTok有iOS及Android版,安裝後祗須用Gmail帳號登入,便可使用與其他Gmail 用戶作視像通訊了。

農曆新年將至,大家除了採用SMS、WhatsApp 、電子郵件、電話拜年外,也可嘗試使用視像電話向親友,特別是向海外親友拜年啊。不過,必須預先通知及教導親友如何設定,因為大部分iOS 及Android 用家都不懂得其裝置可免費使用視像電話的,歡迎轉介以下相關文章給親友參考相關設定。溫馨提示:建議使用WiFi 作視像通訊,既可得到穩定的連網,也不用消耗你的流動數據限額呢。

親愛的親友及學員朋友們,歡迎下星期大家試用視像電話與我「見面」互相賀年吧,勿忘預先設定好你的iPhone、iPad 或Android Tablet/phone 啊。無論你是用FaceTime或是vTok,祗須打我的Gmail 地址便可。

在此預祝各讀者新年進步,身心健康,福杯滿溢 ! 也歡迎有需要提升個人或企業的資訊管理技巧的朋友,於新年假期後與我「佳法茶聚」。



延伸閱讀:

視像通訊 FaceTime 的應用分享 (三) Mac 電腦
視像通訊 FaceTime 的應用分享 (二) iPad 2
視像通訊 FaceTime 的應用分享 (一) iPhone 4/4S
iOS 裝置與Android 裝置及PC/Mac 電腦作視像通話的 Vtok - Google talk video calls, text chat and Google voice
「佳法茶聚」邀請函


2013年1月22日 星期二

Android 4 聯絡人 - 人脈關係管理應用分享


提起「聯絡人」(Contacts),很多人都想到電話簿或通訊錄。事實上,不少MS-Outlook 、Lotus Notes、iPhone、iPad 、Android Tablet 或Android Phone的用家,都祗於「聯絡人」中記下朋友的電話及電郵地址而已,其他欄位都空置不用。無論用家是極需人脈關係的保險/財務從業員、工商協會的理事、幹事、市場及營銷人員等,大部分人都不懂得善用「聯絡人」於人脈關係管理方面,真是可惜。

我一向應用MS-Outlook 的「聯絡人」作人脈關係管理系統,取其功能多(例如有〈相片〉、〈類別〉、〈名片〉、〈生日〉和〈自訂欄位〉等)和兼容性高(可輸出及同步至各牌子的智能手機和平板電腦)。在未有智能手機和平板電腦的時代,我已習慣在MS-Outlook 中的「聯絡人」加入朋友的大頭相,過程是須要「獵頭」的 - 找一張有該朋友的照片,用圖片編輯軟件將其頭部分裁出,放於一個命名ID photo 的資料夾中,然後在MS-Outlook的「聯絡人」相片欄中選取,過程有點兒複雜。

自使用iPad 平板電腦及iPhone智能手機後,「聯絡人」更是使用率極高的個人資訊管理程式,雖然其功能較MS-Outlook 為少,沒有〈類別〉和〈名片〉功能,但加入「聯絡人」相片方面則較MS-Outlook 方便。

改用Samsung Galaxy Note II LTE 為個人的智能手機後,覺得Android 4 中的「聯絡人」功能比較iOS的「聯絡人」為好用,也可和MS-Outlook 同步,現與大家分享如何用作人脈關係管理。

各欄位輸入步驟:

1)首先按聯絡人,進入聯絡人主畫面中,在右上角按,"➕"號。

2)如有安裝聯絡人相關的程式例如名片掃瞄,會先出現〈完成動作使用〉對話盒。按需要選擇〈建立聯絡人〉、〈ScanCard〉(名片掃瞄器程式)或其它程式,如有者。

3)如沒有安裝聯絡人相關程式,便會進入聯絡人各欄目輸入頁。

4)首先在頂部選擇採用什麼帳戶,例如Google、電話、SlM卡、三星帳戶或Microsoft Exchange ActiveSyn。若是 Gmail 用戶,建議選用Google,方便管理。




5) 相片 -
在認識的人中,英文名字同名同姓的人真不少,故相片在聯絡人中是不可缺少的功能之一。祗要在聯絡人中加入其相片,無論收到朋友的電郵、訉息、電話,該朋友的大頭相便會出現,除了容易識別與誰人聯絡中外,也特別增加了親切感。
在Android 4 中的聯絡人中加上相片的過程則簡單得多,可以「一條龍」方式完成(以Samsung Galaxy NoteII 為例):
1. 打開《聯絡人》程式,進入欲加上相片的聯絡人。
2. 按編輯鍵進入編輯模式,在相片空位按"➕"號會出現「聯絡人相片」對話盒,可選擇:
• 圖像 - 在本機的相簿中選取現有相片
• 拍照 - 即時開啟相機拍照
• S Note - 在本機的S Note 中選取現有圖片(例如是公司的Logo)
3. 無論以上述任一方式選取相片或圖片後,會出現圖片編輯器的選項對話盒,用家可選擇自己慣用的圖片編輯器程式,以裁切相片(例如成為大頭相),然後按〈完成〉退回編輯頁。

6) 名稱 - 按需要輸入稱呼、姓名等。

7) 機構 - 可輸入公司名稱及職銜。

8)電話 - 可選擇手機、工作、住家、傳真機或傳呼機等,然後輸入號碼。

9) 電子郵件 - 可輸入公司及私人多個電郵地址。

10)地址 - 可輸入住家、工作或其他地址。

11)活動 - 可選擇加入生日、週年紀念、其它及自訂日期。

12) 群組 - 與MS-Outlook 聯絡人中的類別功能相同,可自訂不同群組名稱,例如: 電子、物流、財務、CXO、商協會、ABC 公司、大學同學、敎友、波友、僭在客戶、客戶、VlP客戶、120112HKRP等。每個群組右方有數目字代表有多少聯絡人。用「群組」功能來進行分類管理,不僅可以快速找到想要查詢的聯絡人資料,日後在傳送電郵或訉息時,可以一次發給同一個群組中的聯絡人。

• 建立群組 - 若是內建的群組名稱不適合,可在群組清單頁中,按Menu 鍵選擇〈建立〉,於〈群組名稱〉中輸入命名,然後可選用〈群組鈴聲〉及〈震動模式〉,然後按〈加入成員〉選擇群組成員。最後按右上角的〈儲存〉鍵儲存設定。

群組是人脈關係管理的超好用工具,詳細應用可參閱此網誌文章 - MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用。

13) 鈴聲 - 可為個別聯絡人設定與預設有不同的電話鈴聲以過濾來電,例如上司打來的可以不接聽,女友打來的要馬上接(一笑)。

14) 震動模式 - 同上,可按需要為個別聯絡人作不同震動模式設定。

15) 加入另一個欄位 - 新增聯絡人時,上述某些欄位不在預設之列,但可按〈編輯〉然後按這鍵選加:網站、即時訉息、暱稱、網絡電話、關係及備註等。



16) 最後,按〈儲存〉儲存所有設定。

上述大部分欄位右邊都有"➕"、"➖"圖符,可按之作増減欄位用。


聯絡人主畫面頂端有以下四個選項:

1)電話 - 按之轉為電話模式。
2)群組 - 所有由用家設定的群組出現,若用家想找某一群組的聯絡人,例如保險從業員常用的「潛在客戶」,或者想找出所有「大學同學」,都一按便可全部捜出,會順序列出姓名、相片、是否有Google、Facebook、WhatsApp 等帳號的圖符。
3) 我的最愛 - 在經常聯絡的人的聯絡人畫面右上角的星號上按一下使其轉為紅橙色,這聯絡人的名字及相片(如有者) 會出現在〈我的最愛〉名單中,往後要撥打電話時就可以快速撥打了。
4)聯絡人 - 按此會以筆劃序列出所有聯絡人,可在搜尋欄中輸入關鍵字作搜尋,也可按"➕"圖符新增聯絡人。

四個選項鍵下有搜尋欄,祗要輸入聯絡人關鍵字,便可捜出相關的聯絡人。

其他設定 - 在聯絡人主畫面中按Menu鍵,可打開以下選單:

1) 刪除
2)匯入/匯出 - 按此可打開選單,選擇從USB儲存裝置、SD卡、SlM卡滙入滙出,或傳送名片方式。
3)合併到三星賬戶
4)與Google 合併
5)帳戶
6)快速撥號設定 - 可於數字鍵盤2至0號數字鍵設定為單鍵快速撥號,日後只須長按單鍵兩秒便可打電話給指定聯絡人。
7)發送電子郵件 - 可選群組名稱,群發電子郵件。
8)發送訉息 - 可選群組名稱,群發訊息。
9)要顯示的聯絡人 - 按之可選擇:
• 全部聯絡人
• 電話
• SlM卡
• Google
• 自訂清單項
10)設定
• 僅顯示有電話的聯絡人
• 服務號碼
• 聯絡人分享設定
• 線上搜尋


此外,在個別聯絡人畫面中按Menu 鍵,可打開如下圖左的選單,再按其中〈分享名片透過〉鍵,可將該聯絡人的資訊以虛擬名片VCard 格式(.vcf) 透過電郵或其它途徑(見下圖右) 分享予其他聯絡人。



     
 
 
人脈關係管理應用心得:

Android 4 的「聯絡人」已發展至可媲美MS-Outlook 的「聯絡人」,極適合交遊廣濶的現代人。我誠意邀請大家將你的通訊錄「升呢」為人脈關係管理系統。以下是本人的應用心得:
1)雖然大家於社交場合都會交換名片,但並非所有人的名片都有相片。所以要「早有預謀」爭取機會拍一些合照,以便在「聯絡人」中加入相片。
2)在交流中了解並記下新認識的朋友的業務、個人專業、興趣、Facebook 名稱、用什麼智能手機等,以便在新增聯絡人加入適切的群組。
3) 儘快於活動後將收到的名片加入「聯絡人」,可用手機名片掃瞄程式例如Camcard 將名片輸入,除加入相片外,須加入群組,群組應包括以該活動為名稱的群組,例如120112HKRP,以便日後按這群組可找出該活動認識的十多位新朋友。
4)如有特別資訊,可加插〈備註〉欄輸入內容。
5) 可應用〈分享名片透過〉功能,將「聯絡人」中自己的詳細資訊以VCard 電郵予新相識的朋友,對方收到後,無論是MS-Outlook、Lotus Notes 、Gmail 等用家,都可以一按儲存在其「聯絡人」中,免卻其輸入的工夫,十分方便。


總結:
祗須知行合一,活用「聯絡人」於工作及生活中,定能幫助用家發展社交和業務。



延伸閱讀:
MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用

2012年12月31日 星期一

「佳法茶聚」邀請函

2012年快接近尾聲,又是一年回顧與計劃新一年的時候。今年也是感恩的一年,進行資訊管理培訓和人才搜獵工作之餘,我也為一個慈善團體提供義務網站顧問服務和為活動拍攝照片和影片,並於年中創立了「康樂園乒乓球會」,除了每星期練習多了,也舉辦及參與了多次乒乓球比賽,球會取得很好的成績,每次比賽我都拍攝影片並於賽後兩天完成剪接和上載至YouTube, 令球會於幾個月間成為知名的球會。不太忙碌的興趣工作+義工+運動,令生活感到輕鬆和充實。

我很享受現代資訊科技帶來工作及生活的便利,所以無論Windows 及Mac 電腦,iOS 及Android 的智能手機及平板電腦、NAS 等裝置,都緊貼選用中高階的產品,並熟識一般及進階應用。由於我過去二十多年都於電腦、電子零部件、電子裝配等製造企業和電子商貿工作,對推動電腦化和資訊管理有濃厚興趣和實戰經驗,故自2007年至今經常舉辦資訊管理五常法課程,培訓中小企管理層及人員應用MS-Outlook、iPhone/iPad 、Android 裝置及Google Application 等以提升工作生產力和企業通訊文化。

現今資訊科技發達,互聯網技術猛進,3G/4G 及WiFi 的普及令智能手機和平板電腦大行其道,即時通訊丶視像電話和雲端應用的普及為企業及個人帶來前所未有的方便。社交網絡的盛行,拉近人與人的距離,不少人都「朋友」滿天下,萬事皆分享。有感自己有不少朋友,雖然學識淵博,身居要職,工作上離不開要用電腦和已擁有智能手機或平板電腦,但對資訊科技的應用與管理,卻不甚了解,也沒有時間去認真學習,以致錯失善用資訊科技提升工作及通訊效率的機會,甚至影響自己及工作團隊的生產力。據我多年觀察,不少朋友都有以下的煩惱:

• 每天須處理過百封電郵,因不懂得應用電郵系統自動區分緩急先後,以致浪費不少時間去閱讀不重要的電郵,但延誤了一些重要並需回覆的電郵。對電腦及智能手機中的收件匣顯示有很多未閱讀的電郵,及對客戶的電郵未讀和未覆感到很大的壓力。

• 在外間用智能手機處理過的電郵,回到辦公室的電郵系統又要重覆處理,反之亦然,感到費時失事,但自己不懂得如何設定才可自動同步,省時省力。

• 每天的會議、約會及要事繁多,感到自己的時間管理做得不足,時有遲到失約情況,時間總不夠用。身為公司老闆或管理層,面對減低營運成本的壓力,對於現時公司的會議組織、時間控制以至會議成效,都深感有改善的需要,但苦無良策。

• 公事上不懂得應用MS- Outlook 或Lotus Notes等企業資訊管理系統作有效的待辦工作和任務管理,個人的待辦事項也不懂得應用智能手機或平板電腦幫助提醒,以致經常不能如期完成,打亂工作計劃。

• 經常須帶著日常應用MS-Outlook 的手提電腦出差工作,很多時MS-Outlook 祗能接收電郵,但不能發送電郵,回到公司卻回復正常可收可發,求助公司 lT 同事仍未能解決問題。

• 業務上的合作伙伴、客戶和供應商、社交朋友等數以千計,但不懂得應用電腦及智能手機作人脈關係管理。

• 欲由傳統手機轉用智能手機,或購買平板電腦,以方便流動辦公及增加生活便利性,但對選用蘋果的iOS裝置還是Android 裝置較為合適,希望有專業意見參考。

• 花了數千圓購買的高階智能手機,僅懂得收發電話、SMS及WhatsApp,對其他預設及可下載安裝的各種程式不懂得如何使用,可算「錯失良機」,浪費金錢了。

• 有些朋友在一些商協會任會長/理事,欲改善現有網站,提升瀏覽率和商協會知名度,不知從何入手。

• 用了多年的手提電腦感到速度太慢、體積太大和太重了,欲更換一部較快且輕薄的,不知買MacBook、MacBook Air 還是新推出Windows 8 的手提裝置?不用牌子不同型號( Windows 8 、RT、Surface和Surface Pro )有何分別,那一款才適合自己的用途?

• 用開iPhone的朋友,看見別人用Samsung Note 螢幕大很多,似乎較適合自己的老眼,於是改用了最新的Samsung Galaxy Note II LTE, 覺得新機功能真不少,但設定及按鈕多多,不像iPhone般簡單易用,不知從何入手。

• 擁有功能強勁的智能手機,經常用來拍攝生活相片,但不懂得如何管理(開設相簿,備份等)和應用照片串流功能。用智能手機拍了一些視頻,但不懂得應用剪片程式(例如iMovie)作剪接和上載至YouTube 和Facebook,希望學識如何可以「一條龍」操作。


熟識我的朋友,大都知道我一向對推動資訊科技應用及「資訊管理五常法」不遺餘力,除了經常舉辦公開及企業培訓課程外,更藉著這「思. 題. 分享」網誌,分享有關資訊管理應用心得和個人工作經騐的反思。有感於不少相識多年的朋友,或曾參加我舉辦培訓課程的學員,大家各有各忙,甚少有機會一起飲茶傾談,有時候在社交場合上碰面,但打招呼後大多數都沒有時間可以坐下詳談。

我打算在2013 年開始,每週邀約一位有上述煩惱及需要提升資訊管理能力的朋友茶聚,除了聚舊外,主要是分享我在資訊科技及管理上的應用心得、過去二十多年在幾間大型製造企業任職管理層、多年在幾個商協會任職總幹事/顧問、和數十年攝影/拍攝剪接Video的經驗,為他們提供意見,幫助他們解決問題。也希望拋磚引玉,學習朋友營商成功之道。

我稱這茶聚為「佳法茶聚」,需時約二小時,不會收取顧問費用。茶聚地點可以是該朋友的辦公室、外間咖啡室或較寧靜的餐廳,最好是有Wi-Fi 設備的場所。朋友若能帶同日常應用中的手提電腦、智能手機及平板電腦(如有者),便能俱體講解建議之改善方案之餘,更可即時學識一些個人資訊管理(於其智能手機及平板電腦)之道。

我誠意邀請有興趣與我「佳法茶聚」的朋友,歡迎隨時與我聯絡安排。


最後,在這除夕之夜,祝各朋友有一個快樂、健康和豐盛的新一年!













2012年8月12日 星期日

敬請回覆

認識我的朋友或工作伙伴,都知道我一向都實行「快回應」的通訉文化,無論是十年前在上巿公司任職管理層每天收到四五百封電郵、在五六年前於商協會出任總幹事期間經常與各方作電郵通訉、以至最近在慈善活動項目中與相關委員以電郵連繫,我都能堅持,當收到認識的人致送給我的電郵(即我的名字在電郵的To欄)時,很快給予回應。

能夠做到「快回應」,我是應用以下的資訊管理技巧和五常法精神的:

一)應用Outlook 郵件進階功能作自動分信-

我的電腦是採用MS-Outlook 作為一站式資訊管理中心,所有不同公司及私人帳戶電郵都設置好,並應用Rules and Alert、Search Folder、Favorite Folder及Category 等自動分信設定,將所有不須回覆的電郵自動移離Inbox, 例如:
1)將CC給我的電郵自動移至一個放於Favorite Folder 中以"CC Me" 命名的檔案夾中。
2)將其它次要的資訊性電郵(例如Facebook訊息、訂閱的電子新聞,月結單等)也自動移至放於Favorite Folder 中有適切命名的檔案夾中。
3)將不是致送或抄送給我的電郵(例如一些eDM, 寄件者與收件者都是同一帳戶,我的名字被放入BCC 欄),自動移至放於Favorite folder 中以"BCC"命名的資料夾。
4)適切設置Outlook 的垃圾郵件設定,杜絕垃圾郵件。如收到新的垃圾郵件,會立即按快捷鍵將其加入黑名單中並刪掉該垃圾郵件。

如此這般,剩下留在Inbox 的電郵,都是致送給我並須回覆的電郵。按需要先行設定不同寄件者及單獨寄給我的電郵以不同顏色列出,以便作選取打開的先後次序的參考。

二)打開Inbox 閱讀並回覆電郵

1) 如果收到電郵是一些認識的人之分享性的資訊,我會立即按Reply鍵,作最簡短的回覆: Noted, thanks或thanks for sharing。

2) 如果電郵是朋友寄給我的相片或影片連結,也會立即按Reply 鍵,作簡短的禮貌回覆:Well received, thank you.

3) 如果電郵是朋友(並非不相識的機構)邀請我參加其主辦或協辦的活動,若我不想參加或沒空參加的話,也會立即按Reply 鍵,回覆未暇出席,多謝邀請等禮貌性字句。
如果我對該活動有興趣,但未可確定是否有空可出席,我會立即按Reply 鍵先回覆知悉邀請,稍後方可覆實參加與否。並於Outlook 或iPhone /iPad 電郵上加上待處理旗幟,以作提示。

4) 如果收到的電郵暫無時間回覆,或須找尋資料不可能即時但可於即日內作完整回覆者,我會於Outlook 該電郵列上加上「須即日回覆」的類別旗幟,或於iPhone iPad 電郵上加上旗幟,以作提示,以便當天較後時間作回覆。如果最後因資料未齊或任何原因不能即日作完整回覆者,我也會先回覆以示知悉並說明將於何時作完整回覆。並於Outlook 該電郵列上加上待回覆的類別旗幟,以作提示日後回覆。

5)設定「須即日回覆」及「須回覆」的Search folder 於Favorite folder 中,以便跟進。

6)凡是可以即時回覆的電郵,我都會閱讀後立即回覆(Reply),不會留待累積可覆但未覆的電郵。也不會濫用Reply All,令其他無必要收到我的回覆的人增加不必要的電郵負荷。


三)遵守資訊管理五常法之「常組織」-預先設置MS-Outlook 及iPad / iPhone 各項功能;「常整頓」- 應用其各項功能管理郵件; 「常清潔」- 以經常保持設備正常運作;「常規範」- 制定須遵守的網絡禮儀及電郵通訊規則;「常自律」- 堅守「知行合一」,「顧己及人」的原則,嚴守以上四常。



我知道現今很多行政人員的電子郵箱經常有數十甚至數百封未讀取的電郵,相信他們正感受很大的壓力,也造成「慢回應」甚至「無回應」的「義廉恥」通訊文化,影響個人生活及工作生產力,以致公司的競爭力。

應用以上的資訊管理五常法技巧,無論我的Outlook Inbox或iPhone/iPad 的郵箱中未讀信件顯示,經常都保持個位的數字或是「零未讀」,故對很多事情、工作情況都有充分的了解和掌握最新的資訉,也令我工作生活可輕鬆啊!

希望透過以上的分享,令讀者(特別是曾參加過我舉辦的PIM或資訊管理五常法課程的學員朋友)得到啟發,做一個負責任的電郵擁有者,以後收到認識的人(包括筆者)致送給自己的電郵,敬請回覆


延伸閱讀:

百分之五 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化

百分之五 (二)

近二個月,我不停為一些朋友及機構的活動拍攝及製作影片,因整個拍攝、剪輯和上網過程極花時間,故連網誌文章的出版也延誤了,在此向各追蹤者及訂閱的粉絲致歉。

2010年九月我以「百分之五」為題的網誌文章中提及,在我認識的人脈中,大部分都是企業高層、商協會理事和業界顯赫人士和有學識之士,也有些是相識二十多年的舊同事。其中有百分之五的人,雖然其名片上印有個人或公司的電郵地址,但當別人以電郵與其聯絡時,卻從不回覆的。另外有百分之九十的電郵使用者,回覆電郵的速度很慢,平均2-7日才回覆,間中沒有回覆。祗有百分之五的電郵使用者,能够經常於24小時內回覆電郵,對於小部分能於數小時內回覆者,我必給予致謝給鼓勵,並對其留下深刻的良好印象。

2012年過去了七個多月,網絡世界變化很大,社交網絡更加流行,Facebook外另加Google +,其Message 和跨平台的 WhatsApp 人人愛用,令傳統電郵的使用率下降。不少人會很快回應Facebook 及WhatsApp 的訉息,但對電郵卻不會回應。以下是我在近數月的體驗:

1)因有附件及內容較多,故向一群平時有在Facebook 及WhatsApp 通訉的朋友發放電郵,雖然其名字在To欄上,結尾也特別要求回覆,結果近一星期也沒收到任何人的回應,於是重發並特別提示要求回應,也是石沉大海。其後在WhatsApp 通訉中跟進,原來他們全都收到電郵,但卻不覺得須回覆或未有時間回覆。

2) 有些朋友在Facebook 十分活躍,經常在不同地方「打咭」、上載照片與「朋友」分享食物和活動,接受Like。但當發電郵或訉息給他們,大都「未暇回覆」,打電話給他們也只能留言,但他們不一定作回應,令人氣結。

3)在一些活動中拍攝了影片及照片,我都習慣發電郵通知一些參加者線上觀看影片的連結,或附上其有份的照片,但會作禮貌性回應的不到百分之五。

4) 今年初,我應邀成為了一間慈善機構的義工,並參加其一項大型活動的籌委工作,期間除每月出席一至二次的會議外,很多時候都須以電郵作溝通。很遺憾的是,絶大部分理事、職員、籌委都沒有回覆電郵的習慣,雖經多次的溫馨提示、會議中提案、主席的呼籲,也沒有改善的跡象。結果因溝通上的脫節,很多工作都嚴重延誤,同一問題重覆發生,費時失事。
其實這現象並非這機構獨有,我以往接觸過好幾個商協會都存在通訉文化低落這問題。儘管以往我在出任兩個商會總幹事期間曾對其舉辦活動給予鼎力支持,在多次與其會長/秘書長/總幹事作電郵通訉都不獲回應下,為免自討沒趣,近年我已不再與該等商協會來往,畢竟交往是需要誠意和互相尊重的。

以上種種「義廉恥」的通訉文化,日益嚴重,令我一方面感到悲哀,但一方面感到興奮。

悲哀的是通訉文化日漸低落,「知行合一」、「顧己及人」的精神不受重視。興奮的是本人致力推行「資訊管理五常法」的潛在客戶日益增多,可持續發展。

雖然這無回應的「百分之五」可能已變成「百分之十」,快回應的「百分之五」變成「百分之三」,但我會盡一切努力去繼續幫助朋友、企業去提升通訉文化和工作生產力,也祈望得到他們的支持和鼓勵。


延伸閱讀:

百分之五
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化
告別「義廉恥」的通訊文化 (二)
告別「義廉恥」的通訊文化 (一)

2012年7月6日 星期五

思. 題. 分享 網誌三週年感言

時光飛逝,不經不覺「思. 題. 分享」這網誌,已渡過36個月,現已踏進第四年了。

回顧這一年來的文章主題多圍繞蘋果公司及產品,如蘋果教主喬布斯的離世、iPhone 4S及The New iPad、  iOS5 程式應用分享,以配合近幾個月舉辦的「活用iPad/ iPhone,生活工作可輕鬆 」工作坊,方便學員作參考用。此外,也多寫了關於拍攝影片的文章,分享數碼拍攝的樂趣。

非常感恩的是「思. 題. 分享」這網誌的瀏覽率,在過去一年間較前年激增近倍,很多文章在著名的網頁搜尋引擎中輸入關鍵詞都能於首三頁中出現,在一萬四仟七佰多個網誌的「網誌排名」中,平均排名擠身於首300名內,在其中電腦類別中排名由最初首30名升至首20名內,連追蹤者的數目也增多了一倍,這成績激勵我能堅持藉這網誌平台與朋友及曾參加過我舉辦的資訊管理培訓課程的學員分享及作參考用。

值得反思的是,當回顧第一、二年所寫文章有關中文「正字」、網站建構、通訊文化及資訊管理五常法的文章,到第三年甚至現在,現實情況都沒有大改變,例如:

中文「正字」

「正字」事件  2009年11月13日
再談「正字」  2011年5月26日

我最近義務為兩間慈善團體的刊物及公函作中文校對工作,發現不少文章及網站的錯別字出現頻率增多了,特別是繁體文章中,經常出現簡體字,作者及出版機構對「正」字的不重視,情況令人婉惜。也印證了有質素要求的印刷刊物和網站文章,出版前的校對工作,是不容忽略的。


網站建構

商協會網站設計與管理 (一) 2010年1月22日
商協會網站設計與管理 (二) 2010年2月1日
商協會網站設計與管理 (三) 2010年2月11日
商協會網站設計與管理 (四) 2011年4月1日

去年及今年年初,我曾分別對一個慈善團體及兩個中小企商會會長朋友為其網站的結構及內容提出溫馨提示,他們都同意我上述四篇文章指出其現時網站的不良情況,慈善團體的會長很積極邀請並正式委任我成為其協會三個網站的義務顧問,開展了網站重建及新建的工作。



通訊文化及資訊管理五常法

百分之五 2010年9月6日
個人與企業應用「資訊管理五常法」2010年8月14日
告別「義廉恥」的通訊文化 (一) 2010年4月17日
告別「義廉恥」的通訊文化 (二) 2010年4月25日
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化 2010年6月18日
資訊管理五常法 (一) 2009年11月21日
資訊管理五常法 (二) 2009年11月29日
資訊管理五常法 (三) 2009年12月6日
資訊管理五常法 (四) 2009年12月13日

以上文章提及的「義廉恥」的通訊文化情況,在每日與人通訊中不斷出現,令我一方面感到無奈,須花額外的時間去處理不少「不依章法」的電郵和等待/催促別人的回覆,另一方面感到「資訊管理培訓」的市場極大,「潛在客戶」極多,俯拾皆是,身邊的朋友,不少是學識淵博或社會地位崇高的名人,但與其貧乏的資訊管理學識及低落的通訊文化,不成比例。我希望能藉著為他/她們度身設計的「教練課程」,幫助他/她們告別「義廉耻」的通訊文化,也希望藉著推行企業資訊管理五常法,令其公司的工作生產力與企業通訉文化得以提升。


鑑於大部份的企業都採用MS-Outlook為公司的資訊管理系統,所以這三年間,我發表關於MS-Outlook 的應用及教學有以下26篇文章,以方便曾參加過我主辦的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊或企業培訓課程的學員參考:

MS-Outlook 應用





我會繼續藉著舉辦資訊管理培訓及教練課程、推行資訊管理五常法,幫助企業管理人,提升工作生產力和企業通訊文化。

最後,在此對支持「思. 題. 分享」這網誌的追蹤者、訂閱者、讀者致以萬二分謝意。您們的繼續支持、推薦和寶貴意見,是我於第四年及以後的寫作技巧和內容進步的重要動力,我會繼續努力的。


延伸閱讀:

Blogger 讀者須知 - 如何成為支持網誌的「追蹤者」

2012年4月3日 星期二

iPhone/iPad 新手入門 (三)- 程式圖符的放置

一般iPhone/iPad 新用家,當新機在手時都會興奮地下載程式試用,特別是一些免費程式是「早買早著」(趁"零"售價時買最著數),很快便會令桌面佈滿程式圖符,有些程式已學懂應用,有些則下載了還沒有時間作認真了解。程式圖符愈來愈多,若果不作有效的管理,會影響操作的效率。

根據「資訊管理五常法」S1 的「常組織」,桌面的程式圖符應作有組織性的擺放,按使用頻率高低擺放於以下不同優先次序位置,建議如下(以iPad 為例):
  1. 快捷鍵列
  2. 首頁
  3. 第二頁
  4. 其他各頁

快捷鍵列
iPad 出廠時預設四個快捷鍵於下方,並可於每一頁出現,方便用家選按,所以最常用的程式圖符應首選放於快捷鍵列。系統容許用家將快捷鍵的數量加至六個,並可自由以拖放方式選擇任何程式圖符作為快捷鍵。

鑑於快捷鍵數量有限,所以用家宜選擇擺放最常用的六個程式於快捷鍵列。視乎每個用家的實際需要,可自行衡量作出選擇,也可隨時修改。以下是筆者選擇的組合,給大家作參考用:
  1. 設定 Settings - 方便更改各程式應用需要的設定。
  2. App Store - 方便瀏覽程式商店、購買及更新程式(右上角數字顯示待更新程式數目) 。
  3. 行事曆Calendar - 因其圖符是自動顯示當天日子及星期,也方便查閱及回應(右上角數字顯示會議/約會邀請數目)。
  4. 瀏覽器 Safari - 方便隨時瀏覽不同網頁。
  5. 電郵 Mail - 經常查閱各帳號新電郵以便作出快回應和一站式管理(右上角數字顯示新電郵數目)。
  6. Facebook - 方便社交聯絡和回應(右上角數字顯示新訊息數目 )。 
首頁
由於 iPad 開機後及隨後於任何一頁按鍵便會顯示首頁,所以除了六個快捷鍵外,其他重要及常用的程式圖符應放置於首頁。下圖是筆者的快捷鍵及首頁的選擇予讀者參考用。

    


第二頁
除首頁外,第二頁是擺放次常用的圖符,或以資料夾形式存放分類後的程式,全頁可擺放20個程式圖符或資料夾。

      



其他各頁

按重要性及使用頻率,擺放資料夾或程式圖符。通常新下載、待了解和分類的程式,會被放置較後頁。



資料夾的建立的步驟如下:

  1. 首先將兩個相同類別的程式圖符拖放在一起,系統會根據程式類別而自動為資料夾命名,用家可更改資料夾名稱,更可插入相關的符號於名稱前,以方便識別資料夾。

                      

  2. 其後可隨時將相同類別的程式圖符拖入相關的資料夾中,每個資料夾可存放最多20個程式圖符。




有邏輯性地擺放快捷鍵、程式圖符、資料夾,可為用家帶來方便的操作和應用,這是資訊管理的基本技巧。




2011年9月27日 星期二

為CXO 朋友而設的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊(二)

前文出版後,我也以電郵將全文發送至我認識的CXO 朋友,包括過往曾一起工作的舊同事、在商協會及社交活動中認識的朋友,有些是近年也保持聯繫的朋友,有些是交換名片後未有機會再碰面的朋友。

結果收到一些回應,其中百分之九十五是電郵伺服器彈回來的傳送失敗通知Delivery Status Notification (Failure),因為近幾年來,世界金融風暴、海嘯、危機不斷發生、和中國營商政策的改變,引致不少公司倒閉或裁員,所以不少CXO朋友的業務或職業也改變了,自然舊公司的電郵地址也失效了。

其餘百分之五的回應是:
1)「你文章所述屬實,我十分認同,會與公司其他CXO 商量,以作改善。」
2)「我好像是你所說的一類CXO。」
3)「我想參加你舉辦的工作坊,但我公司是一直沿用Outlook Express 的。」
4)「我公司的IT同事會處理的。」
5) 「我公司是用Outlook的,我會派一位IT 工程師參加你的工作坊。」

對比我發出給CXO 朋友的電郵數目,這幾天收到真正的回應,祗佔百分之五左右,這也與我以前的文章「百分之五」相約。在此,謹對給我回應的朋友致謝。

我於前一文章中所提及大部分CXO 不懂得使用電腦,資訊管理技巧貧乏,因此而遲覆或是漏覆電郵是非常普遍的,並非針對某一朋友而言,希望自行「對號入座」的朋友不要介意。其實,在這資訊爆炸的年代,大部分企業的員工包括CXO,因缺乏適當的培訓,故對其公司採用的資訊管理系統,無論是Lotus Notes、MS-Outlook或Google App 的功能都認識不深,每天都只使用系統中的百分之五至十的功能,白白浪費了公司投資了的電腦硬件、軟件、網絡基建及最寶貴的人力資源。這都是企業管理層須關注和改善的地方,推行資訊管理五常法是一個可以零成本達至提升工作生產力和通訊文化的品質方案。

上述百分之五給我回應的CXO朋友都有誤解,我在此再作解釋:

1)提升工作生產力和通訊文化的責任,並非IT部門的職權所能擔當的,一般中小企的IT資源有限,IT人員在支援各部門在軟硬件及網絡基建、系統維護及程式編寫上已很忙碌,根本無暇兼顧,況且一般IT人員也不精通資訊管理及培訓工作。

2)提升工作生產力和通訊文化,看似是人力資源部門的工作,但因公司沒有明確的政策釐定,所以人力資源部也沒有預算這方面的資源,更遑論其他部門了。

3)在互聯網技術的高速發展下,資訊系統如Lotus Notes 或MS-Outlook 的郵件管理功能,可助用家自動分開緩急先後的郵件、快速搜尋與重要客戶的通訊、杜絕垃圾郵件的煩擾、提醒待回覆及待處理的郵件、和其他可提升效率的功能。可是,大部分的用家都僅懂得收發郵件,不懂得其他管理功能,對不斷湧進的郵件應接不暇,自然會發生遲覆、漏覆甚至找不到客戶的重要電郵呢。

4)很多人不知道微軟公司的Outlook Express 與 Outlook 的分別,故採用只有簡單電郵功能的免費軟件Outlook Express,將已付款購買,具有強大資訊管理功能的Outlook 棄置不用。Outlook Express 除了欠缺多項資訊管理的功能外,其祗得2G的數據容量,頻密的封存需要,令用家及公司的IT 員工增加工作負擔和不便。

5)企業的CXO,除了須處理電郵外,也須組織及出席會議/社交活動、利用人際網絡發展業務、和跟進重要工作項目等,MS-Outlook 正是能夠幫助用家有效地管理這些事情的工具。但繁忙的工作令他們沒有時間去學習和了解其資訊管理系統的好處,容易從通訊中令他人覺得該CXO 及其公司存在「義廉恥」的通訊文化

6)一間公司中,會有少部分員工熟識用電腦及Outlook 的功能,但因大部分同事都不熟識及只會用最基本的收發電郵,甚至袛用Outlook Express, 他們只好「隨波逐流」,也因職權問題不會向管理層建議使用Outlook,於是依舊各施各法。

7)以我多年在多間上市公司、商協會及中小企的工作經驗,絕大部分的企業未能推行有效的資訊管理,是由於管理高層都忙於產品研發、接生意、搞生產、改品質、減庫存、覓人才、理財務等高優先事務,對資訊管理沒那麼重視,要改進也不知從何入手。

所以我特別為CXO 設計的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」的對象集中於企業的管理層,這並非適合IT 人員進修技術的課程。藉著了解Outlook 的各項功能和應用秘技、資訊管理五常法及其好處,CXO 學員可評估是否可以在其企業中推行這品質管理方案。

所以,若果對推行「資訊管理五常法」有興趣但剛巧因事不能參加10 月15 日或11月5日工作坊的CXO朋友,可聯絡本人安排上門講解這零成本的企業改善方案。

不要猶疑,立即行動, 在資訊泛濫擴大為資訊海嘯前,為你的公司引進資訊管理五常法吧!




參考文章:

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)
告別「義廉恥」的通訊文化 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化
資訊管理五常法 (一)
資訊管理五常法 (二)
資訊管理五常法 (三)
資訊管理五常法 (四)