商協會網站設計與管理 (四)

筆者於去年一月至二月間曾以「商協會網站設計與管理」為主題發表了三篇文章，並分享予一些友好商協會理事朋友，及一些欲建設網站的新商協會創辦人，旨在提供免費(2007年前曾為上市公司、商會提供網站建構顧問服務是收費的)資訊和分享經驗，令其相關網站能辦得更出色，助其提升商協會對外、會員及準會員的連繫、和商協會的知名度。一年多後，我願意再分享我的觀察和一些意見，希望能幫助有意改善其商協會網站的朋友，加強對其會網的重視。


網站結構 -
結構對一個網站是非常重要的，在建構階段須考慮周詳，並須顧及會務的長遠發展，一些目前未有資源落實但日後會進行的項目須包含在結構中(參考筆者上述三篇文章)，在未有內容前祗須注明「建構中」(Under construction)便可，否則一旦接受網站設計公司的結構性建構，便需另收費才會提供更改結構服務。

解像度的選擇 -
雖然現在已進入高清時代，但是指收看數碼電視及藍光碟，以網站而言，仍以1024 x 768 解像度較為親民，有些商協會的網站卻採用1280 x 720 解像度，逼使一些用Netbook 或低階電腦的用家須經常用滑鼠調動橫向才可以瀏覽到網頁右邊的內容，偏離「用家友善」的原則。

首頁的應用 -
首頁是肩負What's new 的作用，更是一般瀏覽者進入網站第一眼見到的網頁，內容須常更新和具吸引力，故須包含各主要內頁的最新內容的標題和超連結，和主打宣傳活動的橫額(Banner 及超連結)。有些商協會的網站首頁卻將經年不變的「關於我們」、「聯絡我們」等內容佔據了首頁寶貴的空間，有些網站首頁放的全是「最新消息」，包括八九個月前的「新」消息，甚至兩段相同的消息出現在同一首頁中，也沒有分開「活動預告」和「活動回顧」，令人摸不着頭腦。

文字質素 -
網站內容一般以文字佔較大比重，而文字的質素也間接代表著商協會的質素。網站的內容，無論撰稿人有多高的文學修養，也像出版報章刊物般需要編輯和校對的。有些商協會的資源有限，大部份的內容祗靠一位身兼多職的秘書處文員/幹事或義工進行輸入，有時錯漏難免，甚至發佈日期與內容不相符，錯別字或文法錯誤等情況經常出現。其實一般商協會理事大都是有識之士，祗須選立一二位理事擔任網站/刊物編輯組組員，負責監察及校對網頁/刊物內容，便可保證網站的內容質素呢。

圖片質素 -
圖片的表達勝過千言萬語，是指美好的圖片而言。專業攝影師於活動中拍攝的眾多照片中，有些也需作後期製作修正的，或有失手的欠佳之作，於網站登出來的應是精選及經編輯過的。有些商協會網站卻「原汁原味」，以量取勝，攝影師交來的所有照片都全數刊登，以致同一人景的連拍照片(攝影者多拍幾張以作挑選用)都登出來，因欠缺編輯組的監察和指導，故經常發生令人感覺沉悶的過多照片報道。

網站的維護 -
有時伺服器失靈導致網站停頓，或產生超速結失效(Dead link)、部分圖片不能顯示等情況出現。 因沒有人經常作監控，故發生上述情況多時也沒人理會，令人誤會該會發生什麼情況。設立網站管理員Webmaster 是必需的，若是由秘書處文員/幹事兼任的話，一些基本的培訓提供和明確的觀念/責任的灌輸也是需要的。

商會對公司會員的服務 -
與學會或協會有所分別，公司會員對商會網站能助其推廣生意是有期望的，能成為著名商會會員是引以為榮的。故商會網站的會員名錄能宣傳其產品/服務、以至其公司網址已是指定動作，如何將商會網站的知名度提升，以致世界各地人士能經熱門網頁搜尋器，打進一些關鍵字便能經商會網站連結到公司會員網站，應是商會網站努力追求目標之一。如何能達至搜尋引擎的優化，以爭取熱門網頁搜尋器的相關關鍵字的排名，現今已不是什麼秘技，祗是有沒有用心去做而已，況且這也是爭取會員的工具啊。一個活躍的商會網站，會員是樂意在其登廣告，商會也可增加收入，是雙贏的境界。

最後的溫馨提示：每一位商協會的理事，若能每週抽一些時間瀏覽其會網，網站管理員也申請Google的免費網站分析報告並定期發放予各埶委(或負責會網監察的委員)，每次委員會議也加入「網站回顧」的議題，定能大大改善會網的效能和知名度。況且，會網的內容更新也提醒有關執委對一些重要會務進度的關注，例如：

• 負責組織活動的委員會留意「活動預告」網頁的活動項目，正常一個活躍的商協會應經常有幾個計劃中的活動在宣傳中，否則太短的活動預告予會員是不適當並影響活動的參與率的。
• 已舉行多時的活動，是否仍沒有報道出現在「活動回顧」網頁中？Time to market 的重要性大家都認同的，大多數會員及參加者對過時的活動報導會失去興趣。
• 負責會員事務的委員會關心會員招募的成績，若已頒發會員證書的新會員仍沒有被加入會員名錄中，會令新會員覺得不受重視。
• 負責監察會網的委員報告最新的瀏覽率下降，須檢討成因及採取改善行動。
• 會長/主席獻辭是否很長時間沒有更新，內容已不合時宜。

在此祝願各商協會網站「與時並進」、內容質素及瀏覽率「步步高昇」。

商協會網站設計與管理 (三)

以今時今日的互聯網技術和瀏覽者的習慣，我個人認為一個商協會的網站結構和內容須注意以下各點：

(一) 網站結構

1. 顯示解像度
   現時以 1024x768 顯示作建構網站較為合適，可適用於正流行的Netbook及快將流行的iPad，但 800x600 的顯示是不合時宜了。此外，採用自動分中的設計可於較高解像度的顯示器中顯得美觀。
2. 資料庫及會員制
   網站宜設資料庫儲存會員(商協會會員及網站會員)資料，以便符合「非應邀電子訊息條例」地發放商協會訊息。設立「會員登入」及「會員專區」是現今商協會網站必然之選。
3. 程式
   
   * 應用具關鍵字的MetaTag及CSS以增進網站排名於著名搜尋引擎的SEO技巧。
   * 網頁標題Title tag宜祗標示商協會名稱，或加上簡短Slogan，不宜長篇大論或加上歡迎瀏覽等字句。但也不可任由Title 顯示為「首頁」，更不可顯示 "Untilted"啊。
4. 內容結構須審慎考慮，設計須方便日後內容輸入及管理，並設立網站地圖。

(二) 網頁內容

1. 首頁 Home
   首頁是瀏覽者進入網站第一眼看到的網頁，在這講求精簡效率的時代，具動畫的Splash page 作為首頁已不合時宜。讀者進入網站第一眼希望見到的是商協會的最新消息和動態撮要，一個播放近期活動短片(或圖片秀)的框架作為「活動重溫」可即時吸引讀者，Signature event 橫額、「活動預告」、「會員動態」、「最新文獻」及「業界訊息」等備超連結至詳細內容的網頁，是較可取的設計。
   首頁也適宜放置「語言選擇」、「加入收藏」、「會員登錄」、「網頁內容搜尋」、「廣告」、「聯絡我們」、「投票調查 」、「免責聲明」、「私隱政策」、「版權聲明」等。
2. 關於商/協會 About us
   是登載「商/協會簡介」、「使命與目標」、「主席/副主席獻辭」、「商/協會組織結構」、「歷屆主席/副主席」、「會章及細則」、「會員權利及守則」及「服務」等內容的地方。
3. 會員 Member
   登載「會員權益」、「會籍簡介」、「會員名錄」、「會員動態」、「歡迎加入」、「會員優惠」及「人才招聘」等內容。
4. 消息 News
   登載「新聞發布」、「本會消息」、「業界訊息」等內容。
5. 活動 Events
   登載「活動預告」、「活動重溫」、「活動日曆」等內容。值得一提的是「活動預告」的標題須包容日期(特別是登於首頁的預告)，「活動重溫」須最好是圖(最少也應有一張)文並載的報道，主題活動有短片更佳，但不應該是仍登載該活動前的宣傳稿及報名表。
6. 文獻與報告 Articles and Reports
   登載「會訊」、「本會刊物」、「行業新知」、「科技資訊」及「商貿行情」等文獻與報告。
7. 商貿中心 Business Mart
   登載「商業配對」、「網上展館」、「供求發布」等商貿合作資訊。
8. 連結 Links
   登載「工貿組織」，「政府機關」、「實用連結」等的地方。
9. 聯絡我們 Contact us
   提供商協會聯絡地址、電話、傳真、電郵、會址地圖及網上聯絡表格等資料。
10. 網站地圖 Site map
    網站結構如有變更，須作更新。
11. 其他如「會員專區」、「培訓課程」、「論壇」等，可按需要設立。

(三) 網站質素
要維持網站質素，由經驗網站經理負責管理、追稿、內容輸入、編輯校對及資料更新等工作是不可或缺的。網站經理須為網站作搜尋引擎優化SEO的工作，包括不時加入適切的關鍵字、經常更新網站內容、保持內容質素、不斷增加相關網站連結等，爭取網站在搜尋引擎中排名在第一頁，以提高商協會的知名度。

(四) 網站分析

建議使用 Google Analytics (免費網站分析服務) 來瞭解網站瀏覽量、哪一網頁較受歡迎、瀏覽者來自什麼國家、停留時間、跳出率、新造訪率等，並瞭解瀏覽者與網站的實際互動情形，例如新活動推出期間的瀏覽情況。 網站經理可定期Export 完整網站分析報告、或設定自動定期以電郵發送報告予商協會理事作檢討。

此外，亦須不時留意Google的Page Range對商協會網站所給的分數，若低於5/10的話，或網站成立超過一年仍未獲Page Range評分，便須留意檢討。善用有效資訊來加強網站設計、吸引目標流量，並作不斷完善行動。

商協會網站設計與管理 (二)

我最後一次為一新成立的商會建構網站是2006年十月中，當時能於不足一個月時間內提供架構設計經商會執委通過、與建網服務供應商跟進建網工作、撰寫並輸入內容、測試至完成網站並正式發佈，可算是一項紀錄。這有賴建網服務供應商的專業及合作、和我於2002-2006年間為一電子商會建構網站和提供Web Master服務時獲得的實戰經驗，令建網能順利完成。

在為兩間商會服務期間，除了努力保持一貫內容多和快更新的作風，並經常留意各友好商協會的網站，取長捨短以不斷改進自己建網知識及技巧。最近因參與中小企資訊科技培訓計劃，需留意主辦商會、協辦機構及各支持商協會的網站有關宣傳網頁，順便也瀏覽多間友好商協會的網站，發覺現時香港各商協會的網站的優劣分別很大，引起我一些感想及意見。

• 搜尋引擎優化(Search Engine Optimization，SEO)
  大部分的商協會網站都忽略了在SEO的重要性，連最基本的關鍵字Tag 也不寫在程式中或語法錯誤。有些網站內的「友情連結」或「有用連結」祗得寥寥幾個連結，甚至有些是早已改了名字的「友好商會」的舊網址，多年仍沒有作更新。有些網頁內容陳舊，數年前發布的經濟或科技文章，仍貼在最新消息中。影響搜尋引擎對其排名的三大原則都有負面的因素，因此網站任何網頁在搜尋引擎中都較難被搜尋。
  
  
  
• 與時並進
  很高興見到一些友好商協會的網站近年有很多革新，採用最新的網站技術，建構及設計精美，內容十分豐富。特別難得是一些資源缺乏的青年商會，能善用一些免費資訊科技工具來張貼短片和照片，以內容吸引瀏覽者，每隔一二年便作網站大變身，設計與時並進。但很遺憾是仍有些商協會的網站設計及內容經年不變，仍停留在多年前創會建網時的模樣，令人覺得這是一個不活躍的商協會。
  
  
  
• 關鍵細節
  在這網絡時代，藉互聯網站與會員聯繫和對外宣傳，已是商協會最有效及快捷的途徑，但若關鍵細節做得不好會有反效果。有些成立多年歷史的商協會資源富裕，其主席、副主席、理事和顧問，都是社會知名人士，地位顯赫，在業界有很大影響力，但卻不重視網站的管理，沒有任命俱經驗的網站經理負責統籌和管理。儘管網站結構完備，卻沒有正確應用且內容更新緩慢，缺乏相關文章、資訊及宣傳渠道予會員及行業相關人士，以致瀏覽率低。因製作不專業，長期出現錯誤(連結、格式或錯別字等)也沒有人發覺更正，是十分可惜的事。

商協會網站設計與管理 (一)

去年九月我參加了朋友於3C會舉辦的第二次Mega Dinner，當晚的主題講座是由IT及網站達人、海神科技有限公司總監 - 浦佛旋先生主講Search Engine Marketing, 探討如何於現時最熱門的網絡搜尋引擎Google Search Engine獲得較高排名並增加商業網站的瀏覽量的竅門。其中提到以下三大規則決定八成搜尋結果排名：

1. 關鍵字 (網站內的Tag有各種相關的關鍵字)
2. 內容 (快更新、內容充實和質量高)
3. 對外連結 (多著名網站連結和報道)

我對講座內容深表贊同，故也即場作了一些個案分享回應 ，講出我於2002-2006年於美國香港電子商會提供秘書長/總幹事服務期間，也負責商會網站的設計、建構、內容撰寫和管理工作，我早已深明這三大規則並充分落實應用，結果除了網站多人瀏覽和不少內容都經常於Google Search Engine 中排名於頭十位內，甚至有些關鍵字(例如 IT Solution, WEEE, RoHS等)很多時能成功排第一位外，商會的名聲也可於短時間獲得提升呢。

其實，這三大規則不是什麼秘訣，很多關於網站建構和營銷的書籍也登載(誠意推薦搜尋引擎優化專家浦佛旋先生的近作 -「刀仔鋸大樹-引爆網上小生意52點子」)，不過知易行難，能做到知行合一，做好關鍵細節才是成功的因素。鑑於我的顧問工作關係，有時須向客戶提出改善其網站的意見，故我經常瀏覽一些著名網站、中小企網站和香港各工商協會網站等，從中參考學習佳作和避免劣作。現將個人心得和一些常見情況分享如下：

1. 網站關鍵字 -
   理論是不難明白的，要做也絕不困難，但不少網站程式的Tag竟沒寫下相關的關鍵字，有些寫了很多關鍵字但語法卻錯誤，結果功夫是白費了。
2. 網站結構的設計 - 
   
   這是影響網站內容最重要的地方，機構負責人應先詳細考慮決定網站需要發布的內容項目予網站設計師，以便網站設計師提交網站結構圖Site Map予負責人審核同意，才開始網站排版、格調、資料庫等設計。例如商協會網站必須有活動預告、過去活動報道、商協會組織、會員名錄等篇幅。整體設計須方便日後的內容輸入及管理，並預留日後擴展內容的彈性。首頁是作最新重要內容的提示(What's new)用，以方便讀者進入網站即可知道最新消息並經超連結進入含詳細內容的網頁，而不是存放經年不變的「主席/副主席獻辭」(如能每月更新者例外)、「關於我們」和「使命與目的」等內容的地方。
3. 內容 -
   "Content is King" 是不容置疑的。除內容質量外，「快」和「及時」是極重要的。
   "A picture's worth a thousand words" ，活動報導若果沒有照片襯托，再好的文章亦會失色的。相反，適量的活動照片較為吸引讀者，瀏覽的時間也會較長呢。
   
   網站內容的質量及經常更新是很重要的，但不少商協會網站出現以下情況：
    - 「活動預告」登載太遲，活動日即將到期才登載，甚至經常是空的，沒有任何活動計劃。
    - 活動過後數週/月，仍未移走有關活動預告。
    - 活動舉行了很多日子仍未登載有關「活動報道」。
    - 「過去活動報道」並非圖文並載的真實活動報道，竟是登載該活動舉行前的宣傳文章及報名表，令人看到啼笑皆非。
    - 「最新消息」並非放在首頁，且是數月或半年前的舊消息。
    - 首頁特設橫額用作宣傳最新或特色活動，可惜活動已舉行了數月仍沒有作更新。
    -  網頁應是HTML格式以便任何網頁瀏覽器都能開啟，但有些網站的超連結竟是下載PDF或Doc格式的文件，而且沒有適當的提示(例如超連結語句應是「下載」卻是「詳情」或「請瀏覽」)。這引起一些問題，除了有些瀏覽者的電腦未必安裝有合適的程式開啟，甚至有些機構的電腦是因內部保安措施而封鎖PDF及Doc的開啟呢。
    - 有些網站長期出現文章錯別字連篇，部分超連結是 Dead link，有些圖片不能顯示。明顯沒有進行編輯及校對便發布，似乎連Excom member 也沒有瀏覽自己商協會的網站呢，不然總有人發覺通知網站負責人作更正。
4. 對外連結 -
   公關工作做得好，經常支持友好商協會的活動，及邀請友好商協會及相關機構合辦/協辦/支持其主辦的活動，便可建立良好合作關係，互相作友情網站連結。聯絡相關傳媒及政府機構(例如SUCCESS)登載活動消息及接受訪問等，也是擴大對外連結的渠道。

回想過往連續五年兼任幾個商協會網站Web Master ，我深信以毅力投入工作，做好關鍵細節，定可獲得正面的回報，故一直堅持個人服務承諾並付諸以下行動：

1. 配合商會的發展和活動(例如新設某些解決方案組或特色活動)，我會按需要增加適當的關鍵字於網站程式中。
2. 商會所有主辦、協辦或支持的活動，均儘早於網站活動預告區中建立宣傳網頁，於首頁活動預告中建立超連結至有關活動宣傳網頁，並發放eDM邀請會員報名參加。
3. 出席所有主辦、協辦和支持的活動，並拍攝活動的數碼照片，儘快編輯照片和撰寫活動報道文章，更新「活動預告」和「活動報道」，於活動後三個工作日內登載於網站並發布，和以eDM通知有關出席者及會員。由於我通常於活動後一個工作日便將圖文並載的活動報道上網，這「超快上網」的服務一向深受歡迎和稱頌。
4. 商會承諾作為友會/機構舉辦活動支持機構的活動，除了發佈eDM 、於商會網站「活動預告」中、和每月的交流晚宴的活動預告環節中作宣傳外，我都會約同會長/Excom member (視乎誰有空可出席)及一些會員以支持機構代表身分出席活動，所以主辦機構都感謝我商會的真正以行動支持，都樂於再邀請我商會於日後活動作為協辦/支持機構、和答應為我商會主辦的活動作出支持，而網站互相作友情連結更是順理成章了。
5. 商會平均每月有五至六個活動，活動前後都需要於網站作宣傳和報道，活動的報名都是在網上進行的，結果網站每日都須作或多或少的內容更新，令商會網站成為互聯網世界中一個非常活躍的網站。

以上行動均符合於Google Search Engine 獲得較高排名並增加商業網站的瀏覽量的三大規則，缺一不可。故此，上述往日經常在Google Search Engine排名頭三位的關鍵字，現在已因網站不活躍而找不到在何位置了。