近年我為推行「資訉管理五常法」的企業作培訓和提供顧問服務，都會將我多年對MS-Outlook 的進階功能應用心得（俗稱秘技）包括以下方法，提供予學員參考借鑑，即學即用。
方法是，將原來的休假/出差通知的內容，不以電郵發放，改為以行事曆發放，步驟如下：
1）在行事曆中按《新增》 -＞ 《會議邀請》
一般公司都有規定，凡中高層人員，休假或出差公幹，都會於事前發放電郵通知相關同事及業務伙伴，並表明休假/公龫期間之業務代理人及緊急聯絡方法/人員。運用行事曆的「事件」，可成為更有效的休假或出差通知工具。
因為行事曆的「事件」是用以標示整日的事件（例如公司的ISO 審核、客戶參觀、週年晚會、公司產品展覽日等），是只會顯示於日程表頂部，並不會影響個人當日的約會/會議安排、所以也可以用作個人休假及出差通知用。
2）在收件人輸入早已設定好的通訊群組
3）於主旨欄填上姓名及休假/出差（例如：陳大文休假、陳大文出差）規範字句
4）休假者地點不用填，出差者可填上出差地點如上海、歐洲等。
5）填上有關開始日期及結束日期
6）在《全天事件》方格打勾（時間欄即變灰）
7）按需要在便箋區輸入特別安排，例如休假/出差期間的業務代理人或緊急聯絡等
8）在《會議》-＞ 《類別》中點選插入「休假/出差」類別(預先設定）
9）在《會議》-＞《顯示為》中點選「不在辦公室」（非用Exchange Server 的公司可免）
10）按《傳送》將這會議邀請的行事曆發放，完成程序
收到這主旨為「XXX休假」或「XXX出差」行事曆會議邀請的人，無須回覆，其相關日期之行事曆（不論是Outlook/Lotus Notes/Google Application/iPhone/ iPad/Android smartphone/Tablet) 頂部會自動標示XXX休假或XXX出差字句。
注意：一旦回覆《拒絕》，相關日期行事曆頂部之顯示會消失。
若有以《規則》設定「會議邀請」文件夾作自動分信者，可於《規則》上加上〈例外〉-「除了指定為 休假/出差 類別之外」、及主旨上有「休假」或「出差」的特定詞句，以便收別這類休假/出差通知的非會議邀請，不會自動分信至「會議邀請」文件夾啊！
當然，公司人力資源部或「資訉管理五常法委員會」應規範這類休假/出差通知，休假/出差者是什麼職位的人才用這方式發通知，也應只發送至其上司、部門相關同事、其他部門主管及業務相關人士。可預先設定以「休假/出差」為名的通訊群組，以免遺漏。
總結：
推行「資訊管理五常法」，令全民精通公司的資訊管理系統（例如MS-Outlook) ，配合常組織、常整頓、常清潔、常規範和常自律精神，善用MS- Outlook 的各項功能於企業營運，可令運作系統化，提升工作成效、企業通訊文化和競爭力。
延伸閱讀：
發表文章
