全新「資訊管理五常法」培訓課程，於七月「起錨」！

剛於6月26日在香港生產力大樓完成最後一堂「中小企資訊管理五常法」(由製造業創匯商會主辦，香港政府資訊科技總監辦公室資助為期六個月的中小企業資訊科技培訓課程M10)，在過去六個月的十堂課程中，為了能真正幫助到所有參加者了解MS-Outlook 2003/2007的各種資訊管理功能和實際應用技巧，以及如何推行「資訊管理五常法」於其公司，以提升工作生產力和企業通訊文化，每一堂之前十日，我均以電郵及電話聯絡各準學員有關課程內容及須準備的工夫，以便學員能於八小時的課程中，通過自己的電腦和Outlook以電郵實習並學識各項對他們是新的功能。在每一堂後的30日，提供免費課程內容電郵/電話咨詢服務，務求可幫助學員能學以致用。我相信這課程前後的免費跟進服務是全港獨家提供的，亦深獲學員的讚賞。

雖然我於課堂前不斷以電郵及電話提示準學員其報讀的課程主要是有關MS-Outlook2003/2007的應用，並須同裝上其電郵帳號於相關Outlook的手提電腦上課，以便經電郵在課堂中實習，並即學即用，但有些學員因工作忙碌或不在港的緣故，未能聯絡上或未跟足要求做好準備工夫，以致到上堂時因各種問題不能經電郵實習和體驗Outlook的功能，並影響其學習及課程進度，令我感到有點遺憾。

推動企業善用其購置的資訊管理系統，應用我首創的「資訊管理五常法」去有效推行企業資訊管理，以達致提升工作生產力和企業通訊文化，是我一向的心願和理念。據市場調查所知，有百分之九十以上的企業是忽略了其企業資訊管理系統，缺乏適當的培訓，以致大部分員工都祗懂得使用百分之五至十的功能。我覺得若能令企業決策人醒覺並認識「資訊管理五常法」的好處，作為培訓的生意，有很大的市場和發展空間，所以一直都在尋找適合的「培訓」合作伙伴，聯手將「資訊管理五常法」發揚光大，達致三贏的成果。

最近，很高興得到在港有八年多經營專業培訓經驗的智權教育中心(九龍)Magna Eduction Center(Kowloon) 認同本人的理念，正式成為合作伙伴，聯手推廣及舉辦「資訊管理五常法」相關課程，包括公開課程及為公司提供的企業課程。智權教育中心位於九龍佐敦佐敦道23 號新寶廣場6樓，佔地 7,000平方尺並擁有八所教室，鄰近佐敦地鐵站，離站A出口一分鐘的路程，交通十分方便。

這全新的「資訊管理五常法」課程 - 分為「精通MS-Outlook 2003，推行資訊管理五常法」、「 精通MS-Outlook 2007，推行資訊管理五常法」兩個課程，是專為現時其公司在使用MS-Outlook 2003 或 MS-Outlook 2007的行政人員而設計，課程俱以下四大特色：

• 由資深行政人員/資訊管理教練Stephen Pong 設計及教授，將其二十多年應用資訊管理於上市公司和中小企的心得及秘技，配合實用教材，以最佳方法傳授予學員
• 課室提供一人一電腦，內裝合適軟件及練習資料，方便學員即堂實習，學習理解容易
• 除講義外，學員更可獲Microsoft Office Specialist Approved Courseware MS-Outlook 2003/2007 CDROM作參考
• 獨家提供課後服務，學員可於一個月內無限次以電郵/電話咨詢講師有關課程問題

以上課程特色，加上公開課程會嚴選學員必須為有使用Outlook經驗的用家，故課程將聚焦於教授Outlook進階及實用的功能和資訊管理技巧，令學員能通過一日的培訓/實習，加上30日的學以致用及印證/咨詢，能成為其公司中精通MS-Outlook 及推行「資訊管理五常法」的先驅。為公司提供的企業課程，更可藉配合其公司業務的應用個案研究，為將來推行「資訊管理五常法」作好準備。

訂於7月23日(星期五)首次舉行的「精通MS-Outlook 2003，推行資訊管理五常法」及於7月30日(星期五)首次舉行的「 精通MS-Outlook 2007，推行資訊管理五常法」，快將「起錨」，邁向新里程！

在此誠邀各方友好、商協學會會員、曾參加過我以往舉辦課程的學員，支持參加或推介朋友、同事參加，共同為推動香港企業通訊文化及競爭力而幫助「起錨」！

中小企業資訊管理培訓計劃 - 中小企資訊管理五常法工作坊 1/16、1/30、2/6、2/27、3/6 、 3/27 、4/24、5/22、5/29 及 6/26

為促進香港中小企業的發展，製造業創匯商會獲香港特別行政區政府資訊科技總監辦公室資助下主辦「2010 中小企業資訊科技培訓計劃」，並由香港生產力促進局協辦、香港工業總會及中小企國際聯盟支持，希望透過舉辦管理及技術二系列免費的短期資訊科技培訓課程，鼓勵及幫助香港中小企業加強利用資訊科技以提高工作效率和競爭力。

管理系列提供中小企業管理人員明確和必要的資訊科技應用方案、程序和指引，共有以下十個課程：

• M01 - 提升資訊科技成本效益
• M02 - 實用資訊科技知識產權管理
• M03 - 中小企營運管理技巧
• M04 - 零售、貿易及製造成本會計
• M05 - 辦公室自動化 - 提升跨部門合作及生產力
• M06 - 居安思危：事故復修及企業持續性管理
• M07 - 綠色電腦 - 環保資訊科技
• M08 - 資訊科技資源預算
• M09 - 如何選擇合適軟件 - 重新編寫或購買現成？
• M10 - 中小企資訊管理五常法

技術系列主要為中小企業介紹免費或低成本的資訊科技產品及方案，共有以下十個課程：

• T01 - 中小企開放源碼軟件入門
• T02 - Open Office 工作坊
• T03 - 中小企客戶關係管理工作坊
• T04 - 網上零售、批發及交易系統工作坊
• T05 - 中小企開放源碼軟件實戰應用
• T06 - MySQL 資料庫管理工作坊
• T07 - 中小企資訊保安
• T08 - 無線射頻技術之工業應用
• T09 - Unix/Linux 入門
• T10 - Linux 系統管理

詳細課程內容及報名可於此下載

本人獲邀擔任「中小企資訊管理五常法」課程編號M10的講師。這是一個八小時的實用工作坊，對象是中小企老闆或行政人員，講解如何透過資訊管理五常法去推行企業資訊管理系統MS-Outlook 或Windows SBS， 及該系統的進階應用技巧，以提升工作生產力、企業通訊文化和競爭力。

日期：2010年4月24日(Outlook 2007)
            5月22日(Outlook 2003)、5月29日(Outlook 2007)
            6月26日(Outlook 2003)
時間：9:00 am - 6:00 pm
地點：香港生產力促進局大樓
課程內容：

• PIM/EIM 簡介及應用資訊管理的好處

• MS-Outlook2003/2007各項功能的應用秘技及實用個案研究

• 精通「電郵」管理進階應用及自動化設定以提升「快回應」的通訊文化

• 善用「聯絡人」作關係管理及按類別發放eDM

• 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益

• 遙控「工作」以達致有效的任務管理及項目管理

• 環保「記事」方法，「日誌」和 ”Outlook Today” 的妙用

• 介紹「資訊管理五常法」及其好處

• 如何於企業實施「資訊管理五常法」

參加者須自安裝了MS-Outlook2003/2007 的可上網手提電腦出席工作坊，課程中有實習時段，以便容易領略應用技巧和即學即用。

課程原價HK$1,000，現由政府基金資助，費用全免，但名額有限，額滿即止，有意參加者從速報名。

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (三)

 3. 有一位從事保險業顧問的朋友，表示參加了我於2007年舉辦的PIM工作坊後，隨即實習並應用Outlook中各項功能，覺得除了令工作效率增加之外， 其快回應的通訊文化，亦令他在客戶及潛在客戶中顯得較為特出和更有誠信。他經常在其團隊同事間推廣PIM的好處，並將我曾寫給各學員朋友的一些PIM應用分享內容在其網頁中登出，希望可幫助其他人。

其實，除了保險行業很重視與人溝通，與客戶及潛在客戶經常保持聯繫，高效率和快回應會給人留下深刻印象，間接幫助提升其生意的成功機會，其他行業的從業人員，無論是市場銷售、人力資源、工程研發、品質保證等行政人員，在與業務伙伴或朋輩間通訊，高效率和快回應也會凸顯其與眾不同的優點呢。

我在工作坊中經常提及在現今資訊發達的時代，有百分之九十的電郵戶口擁有者是慢回應、百分之五是無回應、祗有百分之五是快回應的。能做到快回應的人和經常無回應的人，都是容易令人記得的，當然會對快回應的人特別有好感。

4.  另有一位提供 IT 技術服務公司的老闆，於2007年參加了我舉辦的PIM工作坊，才知道其公司一直沿用的MS-Outlook/Windows SBS 原來很多功能是極適合其公司應用的，於是派遣其公司的總監/項目經理/顧問等人員參加我其後舉辦的工作坊作全民培訓，積極於其公司推行企業資訊管理方案。除了應用電郵各種自動化技巧、以「行事曆」召開會議、充分應用「聯絡人」作人脈關係管理、更應用「工作」去分派各項任務予經常外出工作和不同地域的總/子公司的員工，方便遙距跟進繁多的項目。
這位朋友最近告訴我，因所有同事都充分了解Outlook的功能並領略其好處，亦遵守網絡禮儀及回應的規則，現在其公司已成功全面運行這企業資訊管理方案，建立高效率的通訊文化，生意在金融海嘯的環境下，仍有穩定的增長呢。


我希望以上四個個案能給大家一些啟發，並願意分享我的意見如下：

1. 第一及第二個案的學員朋友是打工一族，個人從PIM工作坊中得知Outlook的資訊管理功能，但其服務機構大部分同事卻祗是沿用Outlook的基本電郵功能，他/她們也沒有時間及動力去推動全公司應用Outlook的其他可提升工作效率的先進功能，他/她們對某些功能應用有疑問的時候，也沒有可互相研究的同事。總括來說，知易行難，受客觀環境影響下，每天都在使用的資訊管理系統Outlook的小部分功能，故未能為他/她們大幅度提升工作生產力和通訊文化。
2. 第三個案的學員朋友是營運自已個人的生意，深明知識創造財富之道、珍惜所學的資訊管理技巧並能做到學以致用，最難得是他願意將好的東西與人分享。相信他日定能擴展業務，事業有成。
3. 第四個案的中小企老闆，不單以提供資訊科技服務做生意，也懂得允分應用資訊管理技巧提升其企業營運生產力和通訊文化。其蒸蒸日上的業務，是他能做到「知行合一」的回報。
4. 我於2007年9月至2008年的工作坊都集中於資訊管理Outlook的應用技巧，由2009年三月開始，我推出「資訊管理五常法」，除了資訊管理Outlook的應用技巧外，並鼓勵企業將資訊管理納入其企業品質系統中，以五常精神和技巧有系統地推行全員實施、不斷完善的高效方案。詳情請瀏覽我以「資訊管理五常法」為題的四篇網誌。

今天是2009年的最後一天，是回顧過去和展望將來的時候。在此祝願大家於新的一年有新突破和進步、身體健康、生意興隆！

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (二)

 2. 另外有任職大企業高層的朋友表示：「我每日收到超過二百封電郵，經常需開會及外出工作，雖然工作超過十小時，其中三分一時間需處理電郵，感到十分吃力。在工作坊中得知Outlook有很多自動化功能可提升處理電郵的效率，但我因太忙沒時間試用至融會貫通，可否請您再詳細講解一下？」

是的，Outlook有很多自動化功能，祗要靈活運用，定可提升處理電郵的效率，以下是我給您的建議：

• 因閣下是管理高層，難免會收到很多電郵副本。對比那些致送給您和需回覆的電郵，緩急性較低，可建立一個取名「副本 」(或CC)的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立一個「規則」- 凡您的名字在副本欄中的新電郵，除了於電郵中提及您的名字者外，一律自動移至該資料夾。這樣，您的Inbox可減少50%，待處理完Inbox的電郵才閱讀副本電郵。
• 如果您有訂閱一些電子新聞/快訊/Blog等，及擁有一些社群(例如Facebook)，每日都會收到一些電郵，緩急性也較低，也可建立例如"News"和"Facebook"的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立相應的「規則」，當收到這類電郵，一律自動移至該資料夾，待有空閒的時間才閱讀。這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 如果閣下公司的IT部門已於系統將垃圾郵件攔截，以至無垃圾郵件可進入您的Inbox，那是最好的，不然，您須自行充分應用Outlook的垃圾郵件篩選器，每遇到漏網的垃圾郵件，便須將其加入「黑名單」。如遇到經常變更IP地址的垃圾郵件，便需建立規則 - 凡主旨或內容有垃圾字句者，一律自動移至「垃圾郵件資料夾」中。 這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 應用以上方法，令您的Inbox祗會收到以下須回覆或須關注的電郵：
       - 僅致送給您的
       - 來自您的上司的
       - 來自重要客戶的
       - 來自其他的
       - 副本電郵，但內容有提及您的名字的
       - 新的垃圾郵件，須加入「黑名單」的
  可應用「組合管理」以不同顏色顯示，以便按緩急次序選讀。
  
• 此外，可按需要建立各式「搜尋資料夾」並放置於「我的最愛資料夾」中，以便隨時按鍵找出所有相關電郵，減省搜尋時間。

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (一)

 各位PIM/IM5S工作坊的學員朋友：

您們好！

承蒙大家支持，自2007年九月至今，我已舉辦了二十多場「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊，及上門為幾間機構舉辦資訊管理培訓班。雖然每次工作坊/培訓班中我都強調，貴公司購置的資訊管理系統- MS Outlook/Windows SBS 功能博大精深，在四小時的「濃縮啟蒙班」中， 旨在令您對資訊管理和Outlook的功能有深刻的認識，絕不能即場令您由略懂皮毛的水平，「升呢」至精通Outlook並靈活應用的「資訊管理達人」。但我鼓勵大家於工作坊後，儘快溫習講義及試用所學的資訊管理技巧及快回應的通訊文化，應用於日常工作中。如有疑問者，歡迎大家在一個月內以學員身份、或一個月後以朋友身份聯絡我求證，我樂意為大家解答問題。我並希望大家引進「資訊管理五常法」到貴公司機構中作全面推行，以獲取最大的效益 - 以零成本提高工作生產力和企業通訊文化，這也是我致力推動這項目的使命和目的。

鑑於我很少收到您們「電話/電郵問功課」，不知道是因為您們已成功「升呢」為「資訊管理達人」、滿足所學懂的資訊管理技巧已能應付日常所需、或工作太忙無暇求助，所以我惟有主動聯絡一些朋友，打探其中緣故作個案研究，並在此給予我的意見及應用心得：

1. 問及幾位回應電郵仍很慢或經常漏覆電郵、使用Outlook2003的朋友，其中二位答覆是：「我知道回覆電郵慢或漏回覆是不禮貌的，我已應用<插旗幟>的技巧以提醒自己待回覆的電郵，但不久<待處理>的資料夾中旗幟的數量增至過百，太多的待處理電郵令我應接不暇呢」。

     建議解決辦法：

• 習慣讀完一封電郵後，如果可以即時回覆的便立即回覆，不要留待其他時間才回覆。若真的不能即時回覆，才插入「待處理」旗幟(預設是紅色)。
• 建立一個搜尋資料夾以存放所有插了紅色旗幟的電郵並為該資料夾改名為「待回覆」，習慣以紅色旗幟作為待回覆，回覆了便取消旗幟，或改變顏色以表示仍須跟進。並複製這資料夾至我的最愛資料夾，以便加強關注。
• 有時間便打開「待回覆」資料夾，儘快即日回覆。下班前切記檢查「待回覆」資料夾，如仍有須待足夠資料才能回覆的電郵，也應先回應收到電郵，並告訴對方何時才可作完滿回覆。紅色旗幟仍需保留直到完滿回覆為止。
• 緊記並遵守「資訊管理五常法」中的「常自律」，因您經常發電郵予他人，也希望對方能給您快回應，久候多天也收不到對方回覆的滋味是不好受和會增加工作量的，「己所不欲，勿施於人」啊。
• 我是堅持這方法去達到快回應的通訊文化的，我的「待處理」資料夾經常祗有極少的紅色旗幟，存在其他顏色的旗幟是提醒一些已回覆但需要時間處理的事情，也會經常檢視，處理後便拔掉。