你高清咗未？

我於過去多期的網誌均是分享資訊科技的應用，在這新春頭新年假期氣氛仍濃的時候轉一轉頻道，談談家庭影音的話題。

一向有玩開影音的我，於十年前搬往大埔新居時，已開始玩100吋投影的家庭影院，當時的科技用800x600 像素加上倍線的三槍投影機和電動幕，除了播 DVD外，晚上經常用來當高清電視來看，效果也算不錯。但當2007年香港開始有數碼電視廣播，當看過無雪花鬼影、音色靚及1080像素高清電視效果後，我已提不起興趣再開動那「降呢」為低清的投影機了。

2007年12月開始，九龍及港島部分地區陸續可接收數碼電視廣播，我亦於2008年初棄置了陪伴了我近20年的Sony 36"一代電視機王(80年代)， 購置了可播1080P視訊的46"LCD高清電視機作準備。可恨大埔區要等到2008年七月尾才試播，期間眼見各電器舖不斷播放高清電視節目，祗得選購NowTV 的HD高清機頂盒和HD頻道以「頂癮」。終於大埔區亦如期於八月頭正式廣播，可及時收看北京奧運的精彩高清節目，當時興奮的心情，如同於九十年代第一次接通互聯網。

2008年還未流行iDTV，所以我也購置了MagicTV 的MTV3000機頂盒加外置硬盤予其他電視機，取其介面人性化，遙控器設計好及畫質高，用至現在仍很滿意。去年尾更一口氣處置了另外兩部也陪伴多年的Sony Waga (很不容易才送了給鄰居)和Profill(八十年代名機，現在送也無人要了)顯像管電視機，換了Panasonic的65" iDTV Plasma高清電視於家庭影院和隨機贈品32"LCD電視放於主人房。

最近電腦節期間，逛高登電腦商場時無意中發現有NowTV 的HD高清盒賣，於是買了兩部配以200M Homeplug AV，令到除了在家庭影院早已購置的NowTV高清盒可收看NowTV 的頻道外，現在主人房的LCD電視及客廳的55"「夢劇院」也可接收地面數碼電視及NowTV的頻道包括Now100，HBO HD及Discovery HD的高清節目(當然，NowTV節目祗可以同一時間開啟三部其中一部)，一舉兩得。

現在，我十分喜歡高清電視節目帶來高質素的視(以1080P播放)聽(以杜比及DTS音效播放)之娛，特別推介以Plasma iDTV看高清電視節目及電影，除零殘像外，其立體感及電影感較LCD/LED電視為佳。我喜歡錄下一些例如「世界文化遺產」、「音樂名城」、「再說長江」、「行遍萬里路」、「照遍天下」和「奇型怪宅」等高清節目於Media Server中，方便可於家中經網絡在各區電視中隨意欣賞。

去年底，家中傳真線(也用作傳送寬頻上網用) 合約到期，適逢PCCW的 Eye2 有零機價優惠，衹花較前多些少的月費，便可保留原號碼傳真線並擁有一部可隨處收看已訂購NowTV頻道的多用途8"流動多功能媒體播放機，更可打視像電話、查天氣、收看演唱會影片及生活百科資訊等。初時我還對其用WiFi傳送影像的距離有所懷疑，但其實際效果竟令我喜出望外。其Modem及發射器放於二樓書房，除了整個二樓各房間包括陽台可清流暢地收看外，竟然可穿牆至地下客飯廳及前後花園每一角落都可收到。現在，在花園吃早餐也可用這流動「電視」收看新聞，十分方便呢。

最近商務及經濟發展局局長劉吳惠蘭表示，截至去年底，數碼地面電視已覆蓋全港約.85%人口，但接收數碼地面電視服務的家庭，祗由2008年年底的32.3%升至46.5%，即仍有超過一半的家庭仍然在收看模擬電視服務。

不少家庭因用開的傳統電視機仍運作正常，雖然其居住地區已可接收數碼電視節目，仍沒有打算更換可接收數碼電視節目的電視機。其實，現時大部分的數碼電視機頂盒售價已下調很多，最平宜的四百圓左右便可買到，接駁在傳統電視或電腦LCD顯示屏上，除了接收沒有鬼影雪花的電視節目外，更可收看最少十一個電視台(近大陸的新界區可收多一兩個大陸台)，多了不少電視頻道和節目可選擇收看且可錄影。此外，亦無須理會模擬電視服務於2012年終止呢。當然，若要收看高清電視節目及藍光碟的高清視覺享受，一部高清iDTV是必然之選了。

今年仍有人會問：你高清咗未？

最近，3D電影「阿凡達」掀起了3D立體電影的潮流，而幾間著名日韓電視製造商亦已在港推出3D數碼電視，預期2012年會普及，是令人期待的新體驗，我已留下升呢的後路:-)。

可能明年開始，人們會改口問：你3D咗未？

虎年五常

 在這「送牛迎虎」之際，回顧過去一年，從年初推出首創的「資訊管理五常法」，每月舉辦一次公開的工作坊，每星期透過網誌文章去推動行政人員重視個人資訊管理及企業應用五常法於資訊管理上，以「常組織、常整頓、常規範、常清潔、常自律」來應用其資訊管理系統達到高生產力和快回應的通訊文化，至今已有不少人認識「資訊管理五常法」的好處。

在新的一年，我將會更集中資源，全力協助中小企業，以零成本推行「資訊管理五常法」，減低成本和增加競爭力。

在此謹祝過去三年曾參加本人舉辦的「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊的學員及各方友好，在虎年能日日五常：

身體常壯、生意常旺、主恩常偕、福杯常溢、笑口常開

商協會網站設計與管理 (三)

以今時今日的互聯網技術和瀏覽者的習慣，我個人認為一個商協會的網站結構和內容須注意以下各點：

(一) 網站結構

1. 顯示解像度
   現時以 1024x768 顯示作建構網站較為合適，可適用於正流行的Netbook及快將流行的iPad，但 800x600 的顯示是不合時宜了。此外，採用自動分中的設計可於較高解像度的顯示器中顯得美觀。
2. 資料庫及會員制
   網站宜設資料庫儲存會員(商協會會員及網站會員)資料，以便符合「非應邀電子訊息條例」地發放商協會訊息。設立「會員登入」及「會員專區」是現今商協會網站必然之選。
3. 程式
   
   * 應用具關鍵字的MetaTag及CSS以增進網站排名於著名搜尋引擎的SEO技巧。
   * 網頁標題Title tag宜祗標示商協會名稱，或加上簡短Slogan，不宜長篇大論或加上歡迎瀏覽等字句。但也不可任由Title 顯示為「首頁」，更不可顯示 "Untilted"啊。
4. 內容結構須審慎考慮，設計須方便日後內容輸入及管理，並設立網站地圖。

(二) 網頁內容

1. 首頁 Home
   首頁是瀏覽者進入網站第一眼看到的網頁，在這講求精簡效率的時代，具動畫的Splash page 作為首頁已不合時宜。讀者進入網站第一眼希望見到的是商協會的最新消息和動態撮要，一個播放近期活動短片(或圖片秀)的框架作為「活動重溫」可即時吸引讀者，Signature event 橫額、「活動預告」、「會員動態」、「最新文獻」及「業界訊息」等備超連結至詳細內容的網頁，是較可取的設計。
   首頁也適宜放置「語言選擇」、「加入收藏」、「會員登錄」、「網頁內容搜尋」、「廣告」、「聯絡我們」、「投票調查 」、「免責聲明」、「私隱政策」、「版權聲明」等。
2. 關於商/協會 About us
   是登載「商/協會簡介」、「使命與目標」、「主席/副主席獻辭」、「商/協會組織結構」、「歷屆主席/副主席」、「會章及細則」、「會員權利及守則」及「服務」等內容的地方。
3. 會員 Member
   登載「會員權益」、「會籍簡介」、「會員名錄」、「會員動態」、「歡迎加入」、「會員優惠」及「人才招聘」等內容。
4. 消息 News
   登載「新聞發布」、「本會消息」、「業界訊息」等內容。
5. 活動 Events
   登載「活動預告」、「活動重溫」、「活動日曆」等內容。值得一提的是「活動預告」的標題須包容日期(特別是登於首頁的預告)，「活動重溫」須最好是圖(最少也應有一張)文並載的報道，主題活動有短片更佳，但不應該是仍登載該活動前的宣傳稿及報名表。
6. 文獻與報告 Articles and Reports
   登載「會訊」、「本會刊物」、「行業新知」、「科技資訊」及「商貿行情」等文獻與報告。
7. 商貿中心 Business Mart
   登載「商業配對」、「網上展館」、「供求發布」等商貿合作資訊。
8. 連結 Links
   登載「工貿組織」，「政府機關」、「實用連結」等的地方。
9. 聯絡我們 Contact us
   提供商協會聯絡地址、電話、傳真、電郵、會址地圖及網上聯絡表格等資料。
10. 網站地圖 Site map
    網站結構如有變更，須作更新。
11. 其他如「會員專區」、「培訓課程」、「論壇」等，可按需要設立。

(三) 網站質素
要維持網站質素，由經驗網站經理負責管理、追稿、內容輸入、編輯校對及資料更新等工作是不可或缺的。網站經理須為網站作搜尋引擎優化SEO的工作，包括不時加入適切的關鍵字、經常更新網站內容、保持內容質素、不斷增加相關網站連結等，爭取網站在搜尋引擎中排名在第一頁，以提高商協會的知名度。

(四) 網站分析

建議使用 Google Analytics (免費網站分析服務) 來瞭解網站瀏覽量、哪一網頁較受歡迎、瀏覽者來自什麼國家、停留時間、跳出率、新造訪率等，並瞭解瀏覽者與網站的實際互動情形，例如新活動推出期間的瀏覽情況。 網站經理可定期Export 完整網站分析報告、或設定自動定期以電郵發送報告予商協會理事作檢討。

此外，亦須不時留意Google的Page Range對商協會網站所給的分數，若低於5/10的話，或網站成立超過一年仍未獲Page Range評分，便須留意檢討。善用有效資訊來加強網站設計、吸引目標流量，並作不斷完善行動。

商協會網站設計與管理 (二)

我最後一次為一新成立的商會建構網站是2006年十月中，當時能於不足一個月時間內提供架構設計經商會執委通過、與建網服務供應商跟進建網工作、撰寫並輸入內容、測試至完成網站並正式發佈，可算是一項紀錄。這有賴建網服務供應商的專業及合作、和我於2002-2006年間為一電子商會建構網站和提供Web Master服務時獲得的實戰經驗，令建網能順利完成。

在為兩間商會服務期間，除了努力保持一貫內容多和快更新的作風，並經常留意各友好商協會的網站，取長捨短以不斷改進自己建網知識及技巧。最近因參與中小企資訊科技培訓計劃，需留意主辦商會、協辦機構及各支持商協會的網站有關宣傳網頁，順便也瀏覽多間友好商協會的網站，發覺現時香港各商協會的網站的優劣分別很大，引起我一些感想及意見。

• 搜尋引擎優化(Search Engine Optimization，SEO)
  大部分的商協會網站都忽略了在SEO的重要性，連最基本的關鍵字Tag 也不寫在程式中或語法錯誤。有些網站內的「友情連結」或「有用連結」祗得寥寥幾個連結，甚至有些是早已改了名字的「友好商會」的舊網址，多年仍沒有作更新。有些網頁內容陳舊，數年前發布的經濟或科技文章，仍貼在最新消息中。影響搜尋引擎對其排名的三大原則都有負面的因素，因此網站任何網頁在搜尋引擎中都較難被搜尋。
  
  
  
• 與時並進
  很高興見到一些友好商協會的網站近年有很多革新，採用最新的網站技術，建構及設計精美，內容十分豐富。特別難得是一些資源缺乏的青年商會，能善用一些免費資訊科技工具來張貼短片和照片，以內容吸引瀏覽者，每隔一二年便作網站大變身，設計與時並進。但很遺憾是仍有些商協會的網站設計及內容經年不變，仍停留在多年前創會建網時的模樣，令人覺得這是一個不活躍的商協會。
  
  
  
• 關鍵細節
  在這網絡時代，藉互聯網站與會員聯繫和對外宣傳，已是商協會最有效及快捷的途徑，但若關鍵細節做得不好會有反效果。有些成立多年歷史的商協會資源富裕，其主席、副主席、理事和顧問，都是社會知名人士，地位顯赫，在業界有很大影響力，但卻不重視網站的管理，沒有任命俱經驗的網站經理負責統籌和管理。儘管網站結構完備，卻沒有正確應用且內容更新緩慢，缺乏相關文章、資訊及宣傳渠道予會員及行業相關人士，以致瀏覽率低。因製作不專業，長期出現錯誤(連結、格式或錯別字等)也沒有人發覺更正，是十分可惜的事。

商協會網站設計與管理 (一)

去年九月我參加了朋友於3C會舉辦的第二次Mega Dinner，當晚的主題講座是由IT及網站達人、海神科技有限公司總監 - 浦佛旋先生主講Search Engine Marketing, 探討如何於現時最熱門的網絡搜尋引擎Google Search Engine獲得較高排名並增加商業網站的瀏覽量的竅門。其中提到以下三大規則決定八成搜尋結果排名：

1. 關鍵字 (網站內的Tag有各種相關的關鍵字)
2. 內容 (快更新、內容充實和質量高)
3. 對外連結 (多著名網站連結和報道)

我對講座內容深表贊同，故也即場作了一些個案分享回應 ，講出我於2002-2006年於美國香港電子商會提供秘書長/總幹事服務期間，也負責商會網站的設計、建構、內容撰寫和管理工作，我早已深明這三大規則並充分落實應用，結果除了網站多人瀏覽和不少內容都經常於Google Search Engine 中排名於頭十位內，甚至有些關鍵字(例如 IT Solution, WEEE, RoHS等)很多時能成功排第一位外，商會的名聲也可於短時間獲得提升呢。

其實，這三大規則不是什麼秘訣，很多關於網站建構和營銷的書籍也登載(誠意推薦搜尋引擎優化專家浦佛旋先生的近作 -「刀仔鋸大樹-引爆網上小生意52點子」)，不過知易行難，能做到知行合一，做好關鍵細節才是成功的因素。鑑於我的顧問工作關係，有時須向客戶提出改善其網站的意見，故我經常瀏覽一些著名網站、中小企網站和香港各工商協會網站等，從中參考學習佳作和避免劣作。現將個人心得和一些常見情況分享如下：

1. 網站關鍵字 -
   理論是不難明白的，要做也絕不困難，但不少網站程式的Tag竟沒寫下相關的關鍵字，有些寫了很多關鍵字但語法卻錯誤，結果功夫是白費了。
2. 網站結構的設計 - 
   
   這是影響網站內容最重要的地方，機構負責人應先詳細考慮決定網站需要發布的內容項目予網站設計師，以便網站設計師提交網站結構圖Site Map予負責人審核同意，才開始網站排版、格調、資料庫等設計。例如商協會網站必須有活動預告、過去活動報道、商協會組織、會員名錄等篇幅。整體設計須方便日後的內容輸入及管理，並預留日後擴展內容的彈性。首頁是作最新重要內容的提示(What's new)用，以方便讀者進入網站即可知道最新消息並經超連結進入含詳細內容的網頁，而不是存放經年不變的「主席/副主席獻辭」(如能每月更新者例外)、「關於我們」和「使命與目的」等內容的地方。
3. 內容 -
   "Content is King" 是不容置疑的。除內容質量外，「快」和「及時」是極重要的。
   "A picture's worth a thousand words" ，活動報導若果沒有照片襯托，再好的文章亦會失色的。相反，適量的活動照片較為吸引讀者，瀏覽的時間也會較長呢。
   
   網站內容的質量及經常更新是很重要的，但不少商協會網站出現以下情況：
    - 「活動預告」登載太遲，活動日即將到期才登載，甚至經常是空的，沒有任何活動計劃。
    - 活動過後數週/月，仍未移走有關活動預告。
    - 活動舉行了很多日子仍未登載有關「活動報道」。
    - 「過去活動報道」並非圖文並載的真實活動報道，竟是登載該活動舉行前的宣傳文章及報名表，令人看到啼笑皆非。
    - 「最新消息」並非放在首頁，且是數月或半年前的舊消息。
    - 首頁特設橫額用作宣傳最新或特色活動，可惜活動已舉行了數月仍沒有作更新。
    -  網頁應是HTML格式以便任何網頁瀏覽器都能開啟，但有些網站的超連結竟是下載PDF或Doc格式的文件，而且沒有適當的提示(例如超連結語句應是「下載」卻是「詳情」或「請瀏覽」)。這引起一些問題，除了有些瀏覽者的電腦未必安裝有合適的程式開啟，甚至有些機構的電腦是因內部保安措施而封鎖PDF及Doc的開啟呢。
    - 有些網站長期出現文章錯別字連篇，部分超連結是 Dead link，有些圖片不能顯示。明顯沒有進行編輯及校對便發布，似乎連Excom member 也沒有瀏覽自己商協會的網站呢，不然總有人發覺通知網站負責人作更正。
4. 對外連結 -
   公關工作做得好，經常支持友好商協會的活動，及邀請友好商協會及相關機構合辦/協辦/支持其主辦的活動，便可建立良好合作關係，互相作友情網站連結。聯絡相關傳媒及政府機構(例如SUCCESS)登載活動消息及接受訪問等，也是擴大對外連結的渠道。

回想過往連續五年兼任幾個商協會網站Web Master ，我深信以毅力投入工作，做好關鍵細節，定可獲得正面的回報，故一直堅持個人服務承諾並付諸以下行動：

1. 配合商會的發展和活動(例如新設某些解決方案組或特色活動)，我會按需要增加適當的關鍵字於網站程式中。
2. 商會所有主辦、協辦或支持的活動，均儘早於網站活動預告區中建立宣傳網頁，於首頁活動預告中建立超連結至有關活動宣傳網頁，並發放eDM邀請會員報名參加。
3. 出席所有主辦、協辦和支持的活動，並拍攝活動的數碼照片，儘快編輯照片和撰寫活動報道文章，更新「活動預告」和「活動報道」，於活動後三個工作日內登載於網站並發布，和以eDM通知有關出席者及會員。由於我通常於活動後一個工作日便將圖文並載的活動報道上網，這「超快上網」的服務一向深受歡迎和稱頌。
4. 商會承諾作為友會/機構舉辦活動支持機構的活動，除了發佈eDM 、於商會網站「活動預告」中、和每月的交流晚宴的活動預告環節中作宣傳外，我都會約同會長/Excom member (視乎誰有空可出席)及一些會員以支持機構代表身分出席活動，所以主辦機構都感謝我商會的真正以行動支持，都樂於再邀請我商會於日後活動作為協辦/支持機構、和答應為我商會主辦的活動作出支持，而網站互相作友情連結更是順理成章了。
5. 商會平均每月有五至六個活動，活動前後都需要於網站作宣傳和報道，活動的報名都是在網上進行的，結果網站每日都須作或多或少的內容更新，令商會網站成為互聯網世界中一個非常活躍的網站。

以上行動均符合於Google Search Engine 獲得較高排名並增加商業網站的瀏覽量的三大規則，缺一不可。故此，上述往日經常在Google Search Engine排名頭三位的關鍵字，現在已因網站不活躍而找不到在何位置了。

iPhone Applicaton - Junk calls killer

昨日我在香港生產力促進局進行第一堂的「中小企資訊管理五常法」工作坊中當教授如何過濾垃圾郵件時，學員都表示垃圾郵件令他/她們每天都須花時間去處理，很高興能學識應用MS-Outlook的垃圾郵件篩選器和設定規則去過濾垃圾郵件，另一方面可避免客戶或朋友寄給自己的電郵，不時會因其主旨文字類似廣告而被誤作垃圾郵件，自動丟入垃圾郵件夾。

除了垃圾電郵外，以前我每天都收到幾個推銷(地產公司、財務、銀行、美容健身等)及調查統計等垃圾電話，令人不勝其煩。自從於去年十一月在iPhone內安裝了名為HK Junkcalls 的程式，便為我減免接聽垃圾電話的煩惱，在此與大家分享一些應用心得。

• HK Junkcalls程式可從iPhone Appl Store - 類別Utilities的Top Free中下載，安裝後便有近九百個香港廣告電話黑名單可Import入「聯絡資訊」中，當收到黑名單中的廣告電話時，iPhone螢幕便會顯示 Junkcalls List 的訊息，便可選擇不接聽和按一下開關制以停止播放鈴聲。
  
• 在「聯絡資訊」的Junckcalls List中，按編輯將電話鈴聲更改為最低調細聲的音效，與正常的來電有明顯的分別，以便當工作忙碌或駕車時收到垃圾電話時，不用查看及理會。
  
• 當收到一些不在黑名單內的垃圾電話，收線後我便開啟這程式，將該電話號碼加入黑名單中。這程式也歡迎舉報垃圾電話號碼，相信是程式開發公司欲收集更多的垃圾電話號碼，作為下一個版本更新用。
  
• 現在我的Junkcalls List 己超過一千個垃圾電話號碼，更可於Facebook中查閱廣告電話來自什麼公司(例如香肛寬頻、借錢兄弟等)，十分方便。

iPhone 有很多實用的程式，其中不少更是免費的，難怪成為香港最受歡迎的智能電話呢。

中小企業資訊管理培訓計劃 - 中小企資訊管理五常法工作坊 1/16、1/30、2/6、2/27、3/6 、 3/27 、4/24、5/22、5/29 及 6/26

為促進香港中小企業的發展，製造業創匯商會獲香港特別行政區政府資訊科技總監辦公室資助下主辦「2010 中小企業資訊科技培訓計劃」，並由香港生產力促進局協辦、香港工業總會及中小企國際聯盟支持，希望透過舉辦管理及技術二系列免費的短期資訊科技培訓課程，鼓勵及幫助香港中小企業加強利用資訊科技以提高工作效率和競爭力。

管理系列提供中小企業管理人員明確和必要的資訊科技應用方案、程序和指引，共有以下十個課程：

• M01 - 提升資訊科技成本效益
• M02 - 實用資訊科技知識產權管理
• M03 - 中小企營運管理技巧
• M04 - 零售、貿易及製造成本會計
• M05 - 辦公室自動化 - 提升跨部門合作及生產力
• M06 - 居安思危：事故復修及企業持續性管理
• M07 - 綠色電腦 - 環保資訊科技
• M08 - 資訊科技資源預算
• M09 - 如何選擇合適軟件 - 重新編寫或購買現成？
• M10 - 中小企資訊管理五常法

技術系列主要為中小企業介紹免費或低成本的資訊科技產品及方案，共有以下十個課程：

• T01 - 中小企開放源碼軟件入門
• T02 - Open Office 工作坊
• T03 - 中小企客戶關係管理工作坊
• T04 - 網上零售、批發及交易系統工作坊
• T05 - 中小企開放源碼軟件實戰應用
• T06 - MySQL 資料庫管理工作坊
• T07 - 中小企資訊保安
• T08 - 無線射頻技術之工業應用
• T09 - Unix/Linux 入門
• T10 - Linux 系統管理

詳細課程內容及報名可於此下載

本人獲邀擔任「中小企資訊管理五常法」課程編號M10的講師。這是一個八小時的實用工作坊，對象是中小企老闆或行政人員，講解如何透過資訊管理五常法去推行企業資訊管理系統MS-Outlook 或Windows SBS， 及該系統的進階應用技巧，以提升工作生產力、企業通訊文化和競爭力。

日期：2010年4月24日(Outlook 2007)
            5月22日(Outlook 2003)、5月29日(Outlook 2007)
            6月26日(Outlook 2003)
時間：9:00 am - 6:00 pm
地點：香港生產力促進局大樓
課程內容：

• PIM/EIM 簡介及應用資訊管理的好處

• MS-Outlook2003/2007各項功能的應用秘技及實用個案研究

• 精通「電郵」管理進階應用及自動化設定以提升「快回應」的通訊文化

• 善用「聯絡人」作關係管理及按類別發放eDM

• 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益

• 遙控「工作」以達致有效的任務管理及項目管理

• 環保「記事」方法，「日誌」和 ”Outlook Today” 的妙用

• 介紹「資訊管理五常法」及其好處

• 如何於企業實施「資訊管理五常法」

參加者須自安裝了MS-Outlook2003/2007 的可上網手提電腦出席工作坊，課程中有實習時段，以便容易領略應用技巧和即學即用。

課程原價HK$1,000，現由政府基金資助，費用全免，但名額有限，額滿即止，有意參加者從速報名。

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (三)

 3. 有一位從事保險業顧問的朋友，表示參加了我於2007年舉辦的PIM工作坊後，隨即實習並應用Outlook中各項功能，覺得除了令工作效率增加之外， 其快回應的通訊文化，亦令他在客戶及潛在客戶中顯得較為特出和更有誠信。他經常在其團隊同事間推廣PIM的好處，並將我曾寫給各學員朋友的一些PIM應用分享內容在其網頁中登出，希望可幫助其他人。

其實，除了保險行業很重視與人溝通，與客戶及潛在客戶經常保持聯繫，高效率和快回應會給人留下深刻印象，間接幫助提升其生意的成功機會，其他行業的從業人員，無論是市場銷售、人力資源、工程研發、品質保證等行政人員，在與業務伙伴或朋輩間通訊，高效率和快回應也會凸顯其與眾不同的優點呢。

我在工作坊中經常提及在現今資訊發達的時代，有百分之九十的電郵戶口擁有者是慢回應、百分之五是無回應、祗有百分之五是快回應的。能做到快回應的人和經常無回應的人，都是容易令人記得的，當然會對快回應的人特別有好感。

4.  另有一位提供 IT 技術服務公司的老闆，於2007年參加了我舉辦的PIM工作坊，才知道其公司一直沿用的MS-Outlook/Windows SBS 原來很多功能是極適合其公司應用的，於是派遣其公司的總監/項目經理/顧問等人員參加我其後舉辦的工作坊作全民培訓，積極於其公司推行企業資訊管理方案。除了應用電郵各種自動化技巧、以「行事曆」召開會議、充分應用「聯絡人」作人脈關係管理、更應用「工作」去分派各項任務予經常外出工作和不同地域的總/子公司的員工，方便遙距跟進繁多的項目。
這位朋友最近告訴我，因所有同事都充分了解Outlook的功能並領略其好處，亦遵守網絡禮儀及回應的規則，現在其公司已成功全面運行這企業資訊管理方案，建立高效率的通訊文化，生意在金融海嘯的環境下，仍有穩定的增長呢。


我希望以上四個個案能給大家一些啟發，並願意分享我的意見如下：

1. 第一及第二個案的學員朋友是打工一族，個人從PIM工作坊中得知Outlook的資訊管理功能，但其服務機構大部分同事卻祗是沿用Outlook的基本電郵功能，他/她們也沒有時間及動力去推動全公司應用Outlook的其他可提升工作效率的先進功能，他/她們對某些功能應用有疑問的時候，也沒有可互相研究的同事。總括來說，知易行難，受客觀環境影響下，每天都在使用的資訊管理系統Outlook的小部分功能，故未能為他/她們大幅度提升工作生產力和通訊文化。
2. 第三個案的學員朋友是營運自已個人的生意，深明知識創造財富之道、珍惜所學的資訊管理技巧並能做到學以致用，最難得是他願意將好的東西與人分享。相信他日定能擴展業務，事業有成。
3. 第四個案的中小企老闆，不單以提供資訊科技服務做生意，也懂得允分應用資訊管理技巧提升其企業營運生產力和通訊文化。其蒸蒸日上的業務，是他能做到「知行合一」的回報。
4. 我於2007年9月至2008年的工作坊都集中於資訊管理Outlook的應用技巧，由2009年三月開始，我推出「資訊管理五常法」，除了資訊管理Outlook的應用技巧外，並鼓勵企業將資訊管理納入其企業品質系統中，以五常精神和技巧有系統地推行全員實施、不斷完善的高效方案。詳情請瀏覽我以「資訊管理五常法」為題的四篇網誌。

今天是2009年的最後一天，是回顧過去和展望將來的時候。在此祝願大家於新的一年有新突破和進步、身體健康、生意興隆！

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (二)

 2. 另外有任職大企業高層的朋友表示：「我每日收到超過二百封電郵，經常需開會及外出工作，雖然工作超過十小時，其中三分一時間需處理電郵，感到十分吃力。在工作坊中得知Outlook有很多自動化功能可提升處理電郵的效率，但我因太忙沒時間試用至融會貫通，可否請您再詳細講解一下？」

是的，Outlook有很多自動化功能，祗要靈活運用，定可提升處理電郵的效率，以下是我給您的建議：

• 因閣下是管理高層，難免會收到很多電郵副本。對比那些致送給您和需回覆的電郵，緩急性較低，可建立一個取名「副本 」(或CC)的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立一個「規則」- 凡您的名字在副本欄中的新電郵，除了於電郵中提及您的名字者外，一律自動移至該資料夾。這樣，您的Inbox可減少50%，待處理完Inbox的電郵才閱讀副本電郵。
• 如果您有訂閱一些電子新聞/快訊/Blog等，及擁有一些社群(例如Facebook)，每日都會收到一些電郵，緩急性也較低，也可建立例如"News"和"Facebook"的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立相應的「規則」，當收到這類電郵，一律自動移至該資料夾，待有空閒的時間才閱讀。這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 如果閣下公司的IT部門已於系統將垃圾郵件攔截，以至無垃圾郵件可進入您的Inbox，那是最好的，不然，您須自行充分應用Outlook的垃圾郵件篩選器，每遇到漏網的垃圾郵件，便須將其加入「黑名單」。如遇到經常變更IP地址的垃圾郵件，便需建立規則 - 凡主旨或內容有垃圾字句者，一律自動移至「垃圾郵件資料夾」中。 這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 應用以上方法，令您的Inbox祗會收到以下須回覆或須關注的電郵：
       - 僅致送給您的
       - 來自您的上司的
       - 來自重要客戶的
       - 來自其他的
       - 副本電郵，但內容有提及您的名字的
       - 新的垃圾郵件，須加入「黑名單」的
  可應用「組合管理」以不同顏色顯示，以便按緩急次序選讀。
  
• 此外，可按需要建立各式「搜尋資料夾」並放置於「我的最愛資料夾」中，以便隨時按鍵找出所有相關電郵，減省搜尋時間。

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (一)

 各位PIM/IM5S工作坊的學員朋友：

您們好！

承蒙大家支持，自2007年九月至今，我已舉辦了二十多場「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊，及上門為幾間機構舉辦資訊管理培訓班。雖然每次工作坊/培訓班中我都強調，貴公司購置的資訊管理系統- MS Outlook/Windows SBS 功能博大精深，在四小時的「濃縮啟蒙班」中， 旨在令您對資訊管理和Outlook的功能有深刻的認識，絕不能即場令您由略懂皮毛的水平，「升呢」至精通Outlook並靈活應用的「資訊管理達人」。但我鼓勵大家於工作坊後，儘快溫習講義及試用所學的資訊管理技巧及快回應的通訊文化，應用於日常工作中。如有疑問者，歡迎大家在一個月內以學員身份、或一個月後以朋友身份聯絡我求證，我樂意為大家解答問題。我並希望大家引進「資訊管理五常法」到貴公司機構中作全面推行，以獲取最大的效益 - 以零成本提高工作生產力和企業通訊文化，這也是我致力推動這項目的使命和目的。

鑑於我很少收到您們「電話/電郵問功課」，不知道是因為您們已成功「升呢」為「資訊管理達人」、滿足所學懂的資訊管理技巧已能應付日常所需、或工作太忙無暇求助，所以我惟有主動聯絡一些朋友，打探其中緣故作個案研究，並在此給予我的意見及應用心得：

1. 問及幾位回應電郵仍很慢或經常漏覆電郵、使用Outlook2003的朋友，其中二位答覆是：「我知道回覆電郵慢或漏回覆是不禮貌的，我已應用<插旗幟>的技巧以提醒自己待回覆的電郵，但不久<待處理>的資料夾中旗幟的數量增至過百，太多的待處理電郵令我應接不暇呢」。

     建議解決辦法：

• 習慣讀完一封電郵後，如果可以即時回覆的便立即回覆，不要留待其他時間才回覆。若真的不能即時回覆，才插入「待處理」旗幟(預設是紅色)。
• 建立一個搜尋資料夾以存放所有插了紅色旗幟的電郵並為該資料夾改名為「待回覆」，習慣以紅色旗幟作為待回覆，回覆了便取消旗幟，或改變顏色以表示仍須跟進。並複製這資料夾至我的最愛資料夾，以便加強關注。
• 有時間便打開「待回覆」資料夾，儘快即日回覆。下班前切記檢查「待回覆」資料夾，如仍有須待足夠資料才能回覆的電郵，也應先回應收到電郵，並告訴對方何時才可作完滿回覆。紅色旗幟仍需保留直到完滿回覆為止。
• 緊記並遵守「資訊管理五常法」中的「常自律」，因您經常發電郵予他人，也希望對方能給您快回應，久候多天也收不到對方回覆的滋味是不好受和會增加工作量的，「己所不欲，勿施於人」啊。
• 我是堅持這方法去達到快回應的通訊文化的，我的「待處理」資料夾經常祗有極少的紅色旗幟，存在其他顏色的旗幟是提醒一些已回覆但需要時間處理的事情，也會經常檢視，處理後便拔掉。