如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶 - 教學篇

我於每次「資訊管理五常法工作坊」課程前幾天都須忙於聯絡已報名參加的準學員，以確保他/她們會帶同已裝妥MS-Outlook和電郵帳戶的手提電腦出席工作坊，以便於課堂中經電郵接收我發給他/她們的練習，並經電郵發回其作業給我，藉實習去感受和了解Outlook各種實用資訊管理技巧 。但是，部分準學員是用Web based的Gmail電郵，並不曉得如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶。

其實 Outlook 是可以安裝多個電郵帳戶 的，無論公司的電郵、私人的Gmail/Yahoo/Hotmail，及互聯網供應商的電郵(例如Netvigator)等，統統都可以安裝在同一Outlook中，作一站式管理。 在此與大家講解有關於Outlook中設定Gmail的POP/IMAP電郵的方法如下：

(一) 須先在Gmail中作的設定(以下項目數字對照右圖紅色數字)：

1. 首先開啟Gmail，點擊右上角的[設定]進入設定頁，然後點選[轉寄和POP/IMAP]進入如右圖設定頁
2. 在[POP下載]部分中，按需要點選[狀態] 以啟動POP功能：
3. 
   
    * 點選 [對所有郵件啟用POP功能] 會於Outlook下載所有於Gmail中包括已經下載的郵件，視乎多少已經下載的郵件，可能需幾小時的下載時間。 
4. 
   
   點選[對現在起所收到的郵件啟用POP功能]，祗會由儲存設定後起新存取的郵件啟用POP功能。
5. 
   
   選擇[當郵件以POP存取後]：
   * 在Web base的Gmail收件匣中保留郵件的副本(建議選用此方式)。
   * 在Web base的Gmail封存中保留郵件副本。
   * 刪除郵件副本 ，於Web base的Gmail中不保留郵件副本 。
6. 
   
   於Outlook中設定電子郵件帳戶(可點擊[設定指示]顯示有關設定步驟)
7. 
   
   點擊[儲存變更]完成設定並離開。

如欲於Outlook中以IMAP制式收發Gmail郵件，可於上述步驟 1. 後跳至[IMAP存取]：

    7.  點選[啟用IMAP]，然後點擊[儲存變更]完成設定並離開。

(二) 在Outlook中的設定POP件帳戶 (以Outlook 2003為例)

1. 開啟 Outlook,  按一下 [工具] 選單，然後選取 [電子郵件帳號...]。
2. 選取 [新增電子郵件帳號]，然後按 [下一步]。
3. 按一下圓形按鈕，選擇 [POP3] 做為您的伺服器類型，然後按 [下一步]。
4. 填寫所有必要的欄位以加入下列資訊：
   * 使用者資訊
   * 您的名稱：輸入您想要顯示於外寄郵件之 [寄件者：] 欄位中的名稱。
   * 電子郵件地址：輸入您的完整 Gmail 電子郵件地址 (username@gmail.com)
   * 伺服器資訊
      內送郵件伺服器 (POP3)： pop.gmail.com
      外寄郵件伺服器 (SMTP)： smtp.gmail.com
   * 登入資訊
      使用者名稱：輸入您的 Gmail 使用者名稱 (包含 @gmail.com)
      密碼：輸入您的 Gmail 密碼
5. 按一下 [其他設定...]，然後按一下 [外寄伺服器] 標籤。
   * 勾選 [我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證] 旁邊的方塊，然後選取 [使用與內送郵件伺服
      器相同的設定]。
   * 按一下 [進階] 標籤，然後勾選 [內送伺服器 (POP3)] 之下 [此伺服器需要加密連線 
      (SSL)]  旁邊的方塊。[內送伺服器 (POP3)] 方塊中輸入995。
   * 勾選 [外寄伺服器 (SMTP)] 之下 [此伺服器需要加密連線 (SSL)] 旁邊的方塊，然後在
      [外寄伺服器 (SMTP)] 方塊中輸入 465。
   .* 勾選[傳送] 在伺服器上保留一份郵件複本，並勾選[超過下列天數後就從伺服器移除]的天數。
6. 按一下 [確定]。
7. 按一下 [測試帳戶設定...] 在收到 [恭喜！ 所有測試已成功完成] 後，按一下 [關閉]。
8. 按 [下一步]，然後按一下 [完成]。
9. 完成設定Outlook的Gmail帳戶
   可以開始傳送及接收 Gmail 郵件， 在[收件匣]中會收到剛才測試的郵件呢。

(三)  在Outlook中的設定IMAP郵件帳戶 (以Outlook 2003為例)

1. 開啟 Outlook, 按一下 [工具] 選單，然後選取 [電子郵件帳號...]。
2. 選取 [新增電子郵件帳號]，然後按 [下一步]。
3. 按一下圓形按鈕，選擇 [IMAP] 做為您的伺服器類型，然後按 [下一步]。
4. 填寫所有必要的欄位以加入下列資訊：
   * 使用者資訊
   * 您的名稱：輸入您想要顯示於外寄郵件之 [寄件者：] 欄位中的名稱。
   * 電子郵件地址：輸入您的完整 Gmail 電子郵件地址 (username@gmail.com)
   * 伺服器資訊
      內送郵件伺服器 (IMAP)： imap.gmail.com
      外寄郵件伺服器 (SMTP)：smtp.gmail.com
   * 登入資訊
      使用者名稱：輸入您的 Gmail 使用者名稱 (包含 @gmail.com)
      密碼：輸入您的 Gmail 密碼
5. 按一下 [其他設定...]，然後按一下 [外寄伺服器] 標籤。
   * 勾選 [我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證] 旁邊的方塊，然後選取 [使用與內送郵件伺服
      器相同的設定]。
   * 按一下 [進階] 標籤，然後勾選 [內送伺服器 (IMAP)] 之下 [此伺服器需要加密連線SSL)] 旁邊的方塊。[內送伺服器 (IMAP)] 方塊中輸入993。
   * 勾選 [外寄伺服器 (SMTP)] 之下 [此伺服器需要加密連線 (SSL)] 旁邊的方塊，然後在
      [外寄伺服器 (SMTP)] 方塊中輸入 465。
6. 按一下 [確定]。
7. 按 [下一步]，然後按一下 [完成]。  
8. 完成設定Outlook的Gmail帳戶 , 可以開始傳送及接收 Gmail 郵件。

注意：在同一Outlook下，不可同時安裝POP及IMAP，以免產生混亂。

IMAP (Internet Message Access Protocol) 與 POP (Post Office Protocol) 有何不同？
 
與 POP 不同， IMAP 可提供Web base 的Gmail 和Outlook間的雙向通訊。 這表示當您使用網頁瀏覽器登入 Gmail 時，您在Outlook和行動裝置上執行的動作 (例如， 將郵件放在 work 資料夾中) 將會即時且自動出現並更新於 Gmail 中 (例如， 已在該電子郵件上具有 work 標籤)。
 
此外，IMAP 可提供更好的方式，從多個裝置存取郵件。 如果您在工作時檢查電子郵件、在行動電話上檢查，並再次於家中檢查時，IMAP 能確保您在任何指定時間、從任何裝置都可以存取新郵件及即時更新。
 
最後，整體而言，IMAP 可提供更穩定的經驗。 有鑑於 POP 容易遺失郵件或多次下載相同郵件，IMAP 能透過其在郵件用戶端與 Web base的 Gmail 間雙向同步的功能來避免此缺點。

綠色企業，綠色產品

三月十九日星期五的黃昏，我應友人的邀請，出席了在尖沙咀海運大廈大堂由南華傳媒之資本企業家Capital Entrepreneur 主辦的綠色企業Green Enterprise Awards 2010頒獎典禮。

參加今年綠色企業比賽的企業很多，有三十家企業獲評選為2010的綠色企業，包括以下三位友人的公司獲得優異獎 (排名不分先後)：

• OneClick Technologies (HK) Ltd. - Mr. Lawrence Wong, Managing Director
• Print-Rite Management Co., Ltd. - Ms. Gayle Fung, Director/Ms. Annie Kong, Chief Operating Officer
• EP Power Company Ltd. - Mr. Nelson Yip, Chief Executive Officer

在此除了恭賀這三十家企業獲得「綠色企業2010」獎、和得到冠軍殊榮的Lifa Air Ltd.外，也與大家分享這頒獎典禮的盛況和獲獎企業的喜悅：

提起綠色企業，我一向都支持環保，故特別喜歡使用綠色產品，原來我的家庭影院及SOHO都有採用上述公司的產品。

例如以高清電視機為中心的家庭影院設備如藍光碟機、DVD播放機、AV影音中心、NowTV 機頂盒、7.1數碼無線耳機、PS3和Media Player等，都接駁於OneClick 的產品 TV/Audio Visual Intellipanel 上，以便用電視遙控按兩次，便可開啟電視和相關影音設備，當看完電視用遙控器關電視時，所有其他設備都自動於數秒鐘後關閉，無須長期開著需耗電的Standby Mode，並且較為安全呢。

同樣，辦公室的電腦及外置硬碟機、打印機、無線滑鼠、電腦喇叭等週邊設備，也接駁了DeskTop Computer IntelliPlug， 當主機電腦開機後，便會自動開啟；當主機電腦關機後，便會自動關閉，十分方便，除了省電費和安全外，對設備的保養和壽命也有好處。

據 Lawrence 稱，OneClick 的環保電拖板/插蘇系列共有六種，除上述兩種外，還有適合手提電腦用的Laptop Intellipanel 及Laptop Intelliplug ，利用USB智能感應手提電腦較長時間閒置時，自動關閉其他電腦週邊及辦公室設置，例如電動碎紙機，手提電話充電器等。

此外，辦公室用打印機的耗材用品，多年來我是選用Print-Rite的墨盒，除了費用比較用原廠的廉宜得多，還可以支持環保工業呢。

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)

在我的「資訊管理五常法」工作坊中，當介紹到MS-Outlook概觀時，都提及不同版本的Outlook，其數據容量(即其個人資料夾 PST 總容量)大小是有分別的：

• Outlook 2000/2002 - 2Gb (Outlook Express/Windows Mail 都祗是 2Gb)
• Outlook 2003/2007 - 20Gb
• Outlook 2010 - 50 Gb

所以若果你或貴公司已購買了Outlook2003/2007但荒棄不用而用了免費的Outlook Express 或Windows Mail的話，除了浪費了有金錢價值及實用價值的Outlook2003/2007、和浪費了寶貴的時間於工作生產力低落外，並因為系統數據總容量祗得2Gb，並不能應付現今商業社會對資訊應用的需求，很快便會因數據超額而致Outlook 運作不暢順甚至停頓。當然，若能作適切的「封存」數據，便可解決Outlook不暢順甚至停頓的問題。

其實，Outlook 2003/2007 的數據總容量有20Gb(較2000/2002版本及Outlook Express/Windows Mail多十倍)，但都會有「爆棚」的一天。根據Outlook專家意見，若果要Outlook運作暢順，須控制其 E-mail 功能(Outlook有六種功能，E-mail祗是其中一種而已)中資料夾總數據量不可超過5Gb，而 Inbox 不可超過3Gb。

所以適切的數據「封存」(Archive)行動是必需的，以下是以MS-Outlook 2007 作示範及詳細解釋：

整體自動封存(AutoArchive)的預設 (Default Setings)

在Oulook中按 Tools -> Options -> Other 進入 AutoArchive設定頁，以下項目數字對照右圖紅色數字：

1. 啟動或關閉「自動封存」及選擇自動執行的日數。
2. 自動封存執行前先徵詢是否進行或跳過。
3. 自動封存進行刪除電郵資料夾中過期項目。(如無需要，勿點選此項)
4. 自動封存進行期間封存或刪除舊項目。
5. 封存後在郵件資料夾清單中顯示封存資料夾。
6. 設定清除多少日/週/月前的舊項目。
7. 將舊項目搬至Outlook預定資料夾或按Browse選擇其他資料夾，例如C碟機外的其他位置。
8. 可選擇永久刪除舊項目，例如用於自動刪除RSS資料夾中的舊網誌/網頁資訊。
9. 點擊這按鈕開始施行這自動封存的設定於所有資料夾，個別資料夾的封存設定會被取代。
10. 備注有關個別資料夾的不同封存設定的方法。
11. 如在Exchange Server環境下，網絡管理員設定的保存政策會取代上述設定。
12. 最後按OK完成設定並離開。

個別資料夾的自動封存預設在郵件資料夾清單中按著個別資料夾，右點擊 「內容」(Properties)，選「自動封存」(AutoArchive)分頁，以下項目數字對照右圖紅色數字：

1. 點選此設定不要為這資料夾作封存。
2. 點選上述預設(Default Settings)為這資料夾項目作封存。
3. 點擊此瀏覽預設封存設定詳情。
4. 點選此用以下設定去為這資料夾作封存。
5. 設定清除多少日/週/月前的舊項目。
6. 將舊項目搬至預定封存資料夾。
7. 將舊項目搬至Outlook預定資料夾或按Browse選擇其他資料夾，例如C碟機外的其他位置。
8. 點選此可選擇永久刪除舊項目。
9. 如在Exchange Server環境下，網絡管理員設定的保存政策會取代上述設定。
10. 最後按OK完成設定並離開。

個別資料夾的自動封存預設會較整體自動封存的預設俱較高的優先權，在執行封存時Outlook會先按個別資料夾的設定執行封存，如果個別資料夾已設定不作封存的話，Outlook便不會為該資料夾的項目作封存。

如在自動封存AutoArchive 設定中，按下"Apply these settings to all folders now" ，便會將自動封存的設定實施於所有資料夾，包括個別資料夾所作的封存設定也被取代。

啟動自動或手動封存項目

自動封存預設會開啟，在排定的時間間隔自動將舊項目移動到封存的位置。可是，您可以手動將封存項目移動到您指定的位置。

在 File 功能表中，按一下 Archive進入執行Archive設定頁，以下項目數字對照右圖紅色數字：

1. 點選此將依照預設AutoArchive設定進行封存，跳至項目6開始執行封存行動。或
2. 點選此將封存所選資料夾及所有的子資料夾。
3. 然後在 [封存郵件早於] 下方指定日期。
4. 如果您要覆寫之前的設定，不要自動封存特定項目，請選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 核取方塊。如果您在這個程序中選取手動封存這些項目，這些項目會歸為 [不要自動封存] 設定，除非您未來再次手動覆寫該設定。
5. 存放封存檔案的預設位置，或按Browse另選其他資料夾，例如C碟機外的其他位置。
6. 按OK開始執行封存行動。 

郵件設定 Do not AutoArchive

若果有些郵件不需封存，可作個別郵件的封存設定。以下項目數字對照右圖紅色數字：

1. 開啟不需作封存的郵件，點選最左上角的Microsoft Office Button，點選 [Properties]。
2. 點選 [Do not AutoAhive this item]。
3. 點擊OK 完成設定並離開。

作了這設定後，Outlook便不會為這郵件作封存，除非您於上述手動封存啟動中點選[ Include items with "Do not AutoArchive" checked].

顯示封存資料夾

如在整體自動封存已選擇「封存後在郵件資料夾清單中顯示封存資料夾」者，封存後在郵件資料夾清單中便會顯示封存資料夾及有關子資料夾，否則可按File -> Open -> Outlook Data File ，在Outlook資料夾或其他存放封存檔案的資料夾下點擊Archive.pst，便可將封存資料夾顯示於郵件資料夾清單中 。

關閉封存資料夾

在郵件資料夾清單中按Archive Folder，右點擊然後選 Close "Archive Folder" 便可關閉封存資料夾。

還原封存項目

如有需要，可採用以下任一方法還原封存項目：

• 從封存的位置將所有封存的項目複製到項目的原始資料夾
  
  
  1) 在 [File] 功能表上，按一下 [Import and Export]。
  2) 按一下 [Import from another program or file]，再按 [Next]。
  3) 按一下 [Personal Folder File (.pst)]，再按 [Next]。
  4) 在 [File to import] 方塊，將路徑中的預設檔名從 backup.pst 變更成匯入來源的封存檔名稱。或者，按一下 [Browse]，找到您的匯入來源檔案。
  5) 在 [Options] 下方指定您要 Outlook 處理重複項目的方式。
  6) 按一下 [Next]。
  7) 按一下匯入來源資料夾。根據您的需求，選取 [Include Sub-folders] 核取方塊。
  8) 選取 [Import items into the following folders] 選項，然後按一下與匯入來源資料夾同名的資料夾。
  9) 按一下 [Finish]。
  
• 從封存的位置將所有封存的項目複製到新的資料夾
  1) 在 Outlook 中，建立要放置複製封存項目的新資料夾。
  2) 按一下新資料夾。
  3) 在 [FIle] 功能表上，按一下 [Import and Export]。
  4) 按一下 [Import from another program or file]，再按 [Next]。
  5) 按一下 [Personal Folder File(.pst)]，再按 [Next]。
  6) 在 [File to import] 方塊，將路徑中的預設檔名從 backup.pst 變更成匯入來源的封存檔名稱。按一下 [Next] 或者按一下 [Browse]，找到您的匯入來源檔案。
  7) 指定您要 Outlook 處理重複項目的方式。 按一下 [Next]。
  8) 按一下匯入來源資料夾。根據您的需求，按一下 [Include Sub-folder]。
  9) 選取 [Import items to current folder] 選項。
  10) 按一下 [Finish]。
  
• 從封存的位置將個別項目移動到項目的原始資料夾或新的資料夾
  1) 在 [Go] 功能表上，按一下 [Folder List]，按一下 [Archive Folders] (或封存位置所使用的名稱)。
  2) 按一下包含您想要移動之項目的資料夾。
  
  3) 選取您要移動的項目，然後將這些項目拖曳到 [資料夾清單] 中的原始資料夾，或拖曳到另一個資料夾。

可封存項目的類型

延伸閱讀：

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (二) 該封存的封存了，不該封存的封存不了 

MS-Outlook + Google Apps + iPhone 應用分享 - 行事曆

上文提到，我是採用Outlook 2007 + Google Apps + iPhone 3GS的PIM 方案，所以在時間管理上感到十分方便，本文是行事曆的應用分享。

當我接受朋友或客戶經電郵傳來的會議邀請(無論對方是用Lotus Notes、Outlook 或 Google 的行事曆發出的)，點擊「接受」 按鈕後，我的Outlook及Google行事曆，包括iPhone的Google行事曆，便登錄了這項會議的日程。當然若會議邀請是由我於Outlook或Google的行事曆發出的，或用「約會」方式於行事曆記下的，也有同樣的效果，令我的行事曆日程，無論任何時間、用任何電腦或在外間用iPhone，都是最新(Google Apps Sync for Microsoft Outlook 在雲端作了同步update)的。

在Google的行事曆的地點中，會出現「地圖」(Map)連結，以便使用者點擊至Google Map搜尋並顯示出會議地點。所以當我出席會議或約會時，便可打開iPhone上的Google行事曆，點擊「地圖」並參照所示，無論駕車或步行前往，都可啟動Google Map中的路線(Route)功能，指示我由現處地點至會議/約會地點的路線，省卻因不熟識而需尋找的時間。

在行事曆中的地點，可以是地址，也可以是地點名稱例如ABC Company，祗要是有公司網站的(公司網站當然會有公司名稱和地址)，Google Map都可以經「雲端運算」找尋出來並顯示出地圖位置的。

本星期，Google Map 的「街景」(Street view)服務已包括香港的街景了，所以在Google Map中可將代表自己的黃色「人仔」拉至地圖的目標街道中，便可像在該街道中行走一樣，看到360度的街景，很容易地找到目標地址大廈的入口。 在街景中，無論行到那裡，都會有當前的街道名稱，保證不會迷路。

下方四幅圖片顯示約會地點是香港一有多間分店的著名酒家，因在行事曆中有注明是在那一商場，Google Map 都可搜尋其網坫找出該分店的地圖位置和駕車行駛路線呢，真的非常方便，大家值得一試，享用互聯網和資訊科技帶來的好處。此外，瀏覽Google Map你經常出沒的「街景」，可能發現自己已經上了鏡成為路人甲乙丙呢。

資訊管理應用方案分享

每次於「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊中，都與學員分享我近年的資訊管理應用方案：

(一) 軟件

• 採用 費用全免的Google 應用服務的Standard Edition。
• 將公司的網域 cs-pim.com 放置於Google應用服務中，以便以公司網域設置電郵、內聯網及公司網站等。
• 建立電郵帳戶，可自由啟建及管理多達50個以 name@companydomain 作為公司電郵地址、每個電郵容量多過7G 的電郵帳戶。
• 除電郵外，更可應用網上文件庫(Google Document)、行事曆(Google Calendar)、即時通訊及視像會議(Google Talk)、內聯網(Site)、相簿(Picaca)、首頁 (iGoogle) 及其他Google應用程式，應用介面更可加入公司商標及風格呢。
• 開設多個以IM5Sn@cs-pim.com 命名的臨時電郵帳戶，作為舉辦工作坊時給一些其電郵設定有問題的學員於課程中使用(不少人的手提電腦於外間不能發放電郵)。
• 雖然我所有的電郵帳戶(CS, CS-PIM, Isaac公司電郵及個人Gmail)都是以Google作Back end, 和寬頻服務供應商提供的Netvigator電郵都可以用Web based 模式收發，但所有電郵帳戶都設置於手提電腦內的MS-Outlook 2007 中，作為日常個人資訊管理用，在外間則用 iPhone 3GS收發所有電郵及作流動辦公。
• 安裝了Google Apps Sync for Microsoft Outlook 的免費軟件，所有在Outlook 行事曆加入及更新的約會/要事/會議，都會自動經雲端運算在Google Apps 的行事曆中作更新，或在外間於iPhone 3GS中的Google行事曆中加入新的約會，無需接駁USB線經iTune作數據同步也都會經雲端運算在Outlook行事曆中作更新。此外，每日早上Google行事曆會發免費短訊至iPhone提醒我當日的約會/會議，和於約會/會議前一小時再以免費短訊提醒出席，十分方便。

(二) 硬件

• 日常是用一部規格較強的Notebook PC 連接一部24" 多媒體顯示器作多工擴充顯示用，手提電腦的螢幕顯示Outlook，大螢幕則可顯示其他應用程式或瀏覽網頁， 以提高工作效率，間中也可寓工作於娛樂呢。
• 出外教學時我會帶一部祗重1 kg 的輕便Netbook PC和流動寬頻USB手指，用作展示及上網用。
• 當然，任何時候包括出外開會或任何活動，隨身帶的 iPhone 3GS 或 WM Smartphone，是流動辦公用的微型電腦通訊中心。

這資訊管理應用方案是極適合中小企業，因為營運成本低，Google 提供的伺服器及各式應用服務安全可靠且費用全免(Standard Edition -包括電郵、文件及網站數據儲存)，便可採用公司網域的電郵及網站，不一定需要專業資訊科技人員也可作管理及維護呢。

若果沒有購置MS-Outlook 的中小企業，也可全公司採用Web based的Google 應用方案，省卻購買MS-Office 辦公室軟件，因Google Document 已提供文書、試算表及演示的功能。但若如筆者一樣已購置MS-Outlook者，則可由經常於辦公室工作的行政人員物盡其用，其他前綫員工可用Web based方式作資訊管理。

據我所知，現在愈來愈多大公司包括跨國企業和政府機關(例如 GE, Salesforce.com, Sanmina-SCI, Prudential Preferred Properties, Metropolitan Group, 哥倫比亞特區政府等)，當然包括有超過10,000員工的Google，也全面採用Google 應用方案的Premier Edition (每用戶有25G的電郵容量，除MS-Outlook和iPhone外，也可與Blackberry作數據同步，提供24x7的電話支援，可不顯示廣告，但年費每用戶US$50)，取其低成本、高效能及安全的優點。

您的手提電腦在外間能否發送電子郵件?

自2007年9月開始舉辦「個人資訊管理」工作坊及2009年開始舉辦「資訊管理五常法」工作坊，每次工作坊前二三日，我例必發放電郵提示參加者，須帶同安裝了MS-Outlook的手提電腦出席，以便於工作坊中接收我發出的電郵及回覆電郵以體驗一些Outlook的功能，即學即用。

我知道不少Outlook及Outlook Express的使用者都不熟識電郵中的「外送伺服器」(SMTP Server)設定，他們在公司或家中收發電郵都沒有問題，但在外間很多時候其手提電腦都祗能接收卻不能發送電郵，很多人第一次帶手提電腦出外公幹時便遭遇這能收不能發的問題，十分狼狽。所以我的電郵都會有溫馨提示，著其於非辦公室及家中測試其手提電腦的MS-Outlook收發功能是否正常，若其公司的IT同事不能替其解決問題，歡迎其聯絡我尋求協助。

可惜大部分人仍沒有「快回應」或回應電郵的習慣，所以每次都需花不少時間去再聯絡他/她們，有些能聯絡上並得知有問題的便可教他/她們如何設定，有些表示能處理的便祗能希望他們真的能作正確的設定。不過，每次於工作坊開始時，因大部分出席者的電郵設定都是有問題的，結果都須花超過半小時才能為大部分學員完成設定課。最近的幾次工作坊，我索性準備了幾個臨時電郵戶口，給一些忘記其電郵戶口密碼或伺服器名稱的學員在課程中應用。

根據這幾年來舉辦的工作坊統計，有七成用手提電腦和Outlook的人，其不正確的SMTP伺服器設定，或不知道此潛在問題存在，令他/她們不能應用Ms-Outlook於外間發放電郵。

因為SMTP 伺服器是外寄郵件用的，一般 ISP 在客戶申請寬頻上網及電郵服務時，都會提供POP3 及SMTP 伺服器作為接收及發送電郵的，但為防止有人於其SMTP伺服器濫發垃圾郵件，都不會免費給其SMTP 伺服器予非客戶用的。所以在SMTP伺服器設定時，若沒有選用登入帳戶名稱和密碼予驗證，而在外間上網發送電郵不是經同一寬頻供應商的話，SMTP伺服器都不會給予非客戶通過，這就是為何用手提電腦的Outlook在公司可收發電郵，但於外間很多時候能接收卻不能發送電郵的原因。

若您是Outlook的用家，為免出外公幹時才發覺手提電腦能接收但不能發送電郵，我建議您現在就檢查設定並出外測試一下是否發送正常吧。例如，在香港，很多公司採用PCCW 的「網上行」Netvigator 寬頻及電郵服務，在Outlook的外寄伺服器設定，如選用登入需用Netvigator帳戶名稱和密碼予驗證 (如上圖)，便可於外間發送電郵了。設定電郵帳戶後，須回到「一般」設定頁面點擊「測試帳戶設定」按鈕，如果所有設定正確無誤，會出現「恭喜您！已完成所有的測試...」字句，並於收件匣中收到一封由Outlook發出的測試郵件呢。

若果仍有問題，相信貴公司的IT同事應可幫您解決的，否則可聯絡我，我樂意為您提供解決辦法。

你高清咗未？

我於過去多期的網誌均是分享資訊科技的應用，在這新春頭新年假期氣氛仍濃的時候轉一轉頻道，談談家庭影音的話題。

一向有玩開影音的我，於十年前搬往大埔新居時，已開始玩100吋投影的家庭影院，當時的科技用800x600 像素加上倍線的三槍投影機和電動幕，除了播 DVD外，晚上經常用來當高清電視來看，效果也算不錯。但當2007年香港開始有數碼電視廣播，當看過無雪花鬼影、音色靚及1080像素高清電視效果後，我已提不起興趣再開動那「降呢」為低清的投影機了。

2007年12月開始，九龍及港島部分地區陸續可接收數碼電視廣播，我亦於2008年初棄置了陪伴了我近20年的Sony 36"一代電視機王(80年代)， 購置了可播1080P視訊的46"LCD高清電視機作準備。可恨大埔區要等到2008年七月尾才試播，期間眼見各電器舖不斷播放高清電視節目，祗得選購NowTV 的HD高清機頂盒和HD頻道以「頂癮」。終於大埔區亦如期於八月頭正式廣播，可及時收看北京奧運的精彩高清節目，當時興奮的心情，如同於九十年代第一次接通互聯網。

2008年還未流行iDTV，所以我也購置了MagicTV 的MTV3000機頂盒加外置硬盤予其他電視機，取其介面人性化，遙控器設計好及畫質高，用至現在仍很滿意。去年尾更一口氣處置了另外兩部也陪伴多年的Sony Waga (很不容易才送了給鄰居)和Profill(八十年代名機，現在送也無人要了)顯像管電視機，換了Panasonic的65" iDTV Plasma高清電視於家庭影院和隨機贈品32"LCD電視放於主人房。

最近電腦節期間，逛高登電腦商場時無意中發現有NowTV 的HD高清盒賣，於是買了兩部配以200M Homeplug AV，令到除了在家庭影院早已購置的NowTV高清盒可收看NowTV 的頻道外，現在主人房的LCD電視及客廳的55"「夢劇院」也可接收地面數碼電視及NowTV的頻道包括Now100，HBO HD及Discovery HD的高清節目(當然，NowTV節目祗可以同一時間開啟三部其中一部)，一舉兩得。

現在，我十分喜歡高清電視節目帶來高質素的視(以1080P播放)聽(以杜比及DTS音效播放)之娛，特別推介以Plasma iDTV看高清電視節目及電影，除零殘像外，其立體感及電影感較LCD/LED電視為佳。我喜歡錄下一些例如「世界文化遺產」、「音樂名城」、「再說長江」、「行遍萬里路」、「照遍天下」和「奇型怪宅」等高清節目於Media Server中，方便可於家中經網絡在各區電視中隨意欣賞。

去年底，家中傳真線(也用作傳送寬頻上網用) 合約到期，適逢PCCW的 Eye2 有零機價優惠，衹花較前多些少的月費，便可保留原號碼傳真線並擁有一部可隨處收看已訂購NowTV頻道的多用途8"流動多功能媒體播放機，更可打視像電話、查天氣、收看演唱會影片及生活百科資訊等。初時我還對其用WiFi傳送影像的距離有所懷疑，但其實際效果竟令我喜出望外。其Modem及發射器放於二樓書房，除了整個二樓各房間包括陽台可清流暢地收看外，竟然可穿牆至地下客飯廳及前後花園每一角落都可收到。現在，在花園吃早餐也可用這流動「電視」收看新聞，十分方便呢。

最近商務及經濟發展局局長劉吳惠蘭表示，截至去年底，數碼地面電視已覆蓋全港約.85%人口，但接收數碼地面電視服務的家庭，祗由2008年年底的32.3%升至46.5%，即仍有超過一半的家庭仍然在收看模擬電視服務。

不少家庭因用開的傳統電視機仍運作正常，雖然其居住地區已可接收數碼電視節目，仍沒有打算更換可接收數碼電視節目的電視機。其實，現時大部分的數碼電視機頂盒售價已下調很多，最平宜的四百圓左右便可買到，接駁在傳統電視或電腦LCD顯示屏上，除了接收沒有鬼影雪花的電視節目外，更可收看最少十一個電視台(近大陸的新界區可收多一兩個大陸台)，多了不少電視頻道和節目可選擇收看且可錄影。此外，亦無須理會模擬電視服務於2012年終止呢。當然，若要收看高清電視節目及藍光碟的高清視覺享受，一部高清iDTV是必然之選了。

今年仍有人會問：你高清咗未？

最近，3D電影「阿凡達」掀起了3D立體電影的潮流，而幾間著名日韓電視製造商亦已在港推出3D數碼電視，預期2012年會普及，是令人期待的新體驗，我已留下升呢的後路:-)。

可能明年開始，人們會改口問：你3D咗未？

虎年五常

 在這「送牛迎虎」之際，回顧過去一年，從年初推出首創的「資訊管理五常法」，每月舉辦一次公開的工作坊，每星期透過網誌文章去推動行政人員重視個人資訊管理及企業應用五常法於資訊管理上，以「常組織、常整頓、常規範、常清潔、常自律」來應用其資訊管理系統達到高生產力和快回應的通訊文化，至今已有不少人認識「資訊管理五常法」的好處。

在新的一年，我將會更集中資源，全力協助中小企業，以零成本推行「資訊管理五常法」，減低成本和增加競爭力。

在此謹祝過去三年曾參加本人舉辦的「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊的學員及各方友好，在虎年能日日五常：

身體常壯、生意常旺、主恩常偕、福杯常溢、笑口常開

商協會網站設計與管理 (三)

以今時今日的互聯網技術和瀏覽者的習慣，我個人認為一個商協會的網站結構和內容須注意以下各點：

(一) 網站結構

1. 顯示解像度
   現時以 1024x768 顯示作建構網站較為合適，可適用於正流行的Netbook及快將流行的iPad，但 800x600 的顯示是不合時宜了。此外，採用自動分中的設計可於較高解像度的顯示器中顯得美觀。
2. 資料庫及會員制
   網站宜設資料庫儲存會員(商協會會員及網站會員)資料，以便符合「非應邀電子訊息條例」地發放商協會訊息。設立「會員登入」及「會員專區」是現今商協會網站必然之選。
3. 程式
   
   * 應用具關鍵字的MetaTag及CSS以增進網站排名於著名搜尋引擎的SEO技巧。
   * 網頁標題Title tag宜祗標示商協會名稱，或加上簡短Slogan，不宜長篇大論或加上歡迎瀏覽等字句。但也不可任由Title 顯示為「首頁」，更不可顯示 "Untilted"啊。
4. 內容結構須審慎考慮，設計須方便日後內容輸入及管理，並設立網站地圖。

(二) 網頁內容

1. 首頁 Home
   首頁是瀏覽者進入網站第一眼看到的網頁，在這講求精簡效率的時代，具動畫的Splash page 作為首頁已不合時宜。讀者進入網站第一眼希望見到的是商協會的最新消息和動態撮要，一個播放近期活動短片(或圖片秀)的框架作為「活動重溫」可即時吸引讀者，Signature event 橫額、「活動預告」、「會員動態」、「最新文獻」及「業界訊息」等備超連結至詳細內容的網頁，是較可取的設計。
   首頁也適宜放置「語言選擇」、「加入收藏」、「會員登錄」、「網頁內容搜尋」、「廣告」、「聯絡我們」、「投票調查 」、「免責聲明」、「私隱政策」、「版權聲明」等。
2. 關於商/協會 About us
   是登載「商/協會簡介」、「使命與目標」、「主席/副主席獻辭」、「商/協會組織結構」、「歷屆主席/副主席」、「會章及細則」、「會員權利及守則」及「服務」等內容的地方。
3. 會員 Member
   登載「會員權益」、「會籍簡介」、「會員名錄」、「會員動態」、「歡迎加入」、「會員優惠」及「人才招聘」等內容。
4. 消息 News
   登載「新聞發布」、「本會消息」、「業界訊息」等內容。
5. 活動 Events
   登載「活動預告」、「活動重溫」、「活動日曆」等內容。值得一提的是「活動預告」的標題須包容日期(特別是登於首頁的預告)，「活動重溫」須最好是圖(最少也應有一張)文並載的報道，主題活動有短片更佳，但不應該是仍登載該活動前的宣傳稿及報名表。
6. 文獻與報告 Articles and Reports
   登載「會訊」、「本會刊物」、「行業新知」、「科技資訊」及「商貿行情」等文獻與報告。
7. 商貿中心 Business Mart
   登載「商業配對」、「網上展館」、「供求發布」等商貿合作資訊。
8. 連結 Links
   登載「工貿組織」，「政府機關」、「實用連結」等的地方。
9. 聯絡我們 Contact us
   提供商協會聯絡地址、電話、傳真、電郵、會址地圖及網上聯絡表格等資料。
10. 網站地圖 Site map
    網站結構如有變更，須作更新。
11. 其他如「會員專區」、「培訓課程」、「論壇」等，可按需要設立。

(三) 網站質素
要維持網站質素，由經驗網站經理負責管理、追稿、內容輸入、編輯校對及資料更新等工作是不可或缺的。網站經理須為網站作搜尋引擎優化SEO的工作，包括不時加入適切的關鍵字、經常更新網站內容、保持內容質素、不斷增加相關網站連結等，爭取網站在搜尋引擎中排名在第一頁，以提高商協會的知名度。

(四) 網站分析

建議使用 Google Analytics (免費網站分析服務) 來瞭解網站瀏覽量、哪一網頁較受歡迎、瀏覽者來自什麼國家、停留時間、跳出率、新造訪率等，並瞭解瀏覽者與網站的實際互動情形，例如新活動推出期間的瀏覽情況。 網站經理可定期Export 完整網站分析報告、或設定自動定期以電郵發送報告予商協會理事作檢討。

此外，亦須不時留意Google的Page Range對商協會網站所給的分數，若低於5/10的話，或網站成立超過一年仍未獲Page Range評分，便須留意檢討。善用有效資訊來加強網站設計、吸引目標流量，並作不斷完善行動。

商協會網站設計與管理 (二)

我最後一次為一新成立的商會建構網站是2006年十月中，當時能於不足一個月時間內提供架構設計經商會執委通過、與建網服務供應商跟進建網工作、撰寫並輸入內容、測試至完成網站並正式發佈，可算是一項紀錄。這有賴建網服務供應商的專業及合作、和我於2002-2006年間為一電子商會建構網站和提供Web Master服務時獲得的實戰經驗，令建網能順利完成。

在為兩間商會服務期間，除了努力保持一貫內容多和快更新的作風，並經常留意各友好商協會的網站，取長捨短以不斷改進自己建網知識及技巧。最近因參與中小企資訊科技培訓計劃，需留意主辦商會、協辦機構及各支持商協會的網站有關宣傳網頁，順便也瀏覽多間友好商協會的網站，發覺現時香港各商協會的網站的優劣分別很大，引起我一些感想及意見。

• 搜尋引擎優化(Search Engine Optimization，SEO)
  大部分的商協會網站都忽略了在SEO的重要性，連最基本的關鍵字Tag 也不寫在程式中或語法錯誤。有些網站內的「友情連結」或「有用連結」祗得寥寥幾個連結，甚至有些是早已改了名字的「友好商會」的舊網址，多年仍沒有作更新。有些網頁內容陳舊，數年前發布的經濟或科技文章，仍貼在最新消息中。影響搜尋引擎對其排名的三大原則都有負面的因素，因此網站任何網頁在搜尋引擎中都較難被搜尋。
  
  
  
• 與時並進
  很高興見到一些友好商協會的網站近年有很多革新，採用最新的網站技術，建構及設計精美，內容十分豐富。特別難得是一些資源缺乏的青年商會，能善用一些免費資訊科技工具來張貼短片和照片，以內容吸引瀏覽者，每隔一二年便作網站大變身，設計與時並進。但很遺憾是仍有些商協會的網站設計及內容經年不變，仍停留在多年前創會建網時的模樣，令人覺得這是一個不活躍的商協會。
  
  
  
• 關鍵細節
  在這網絡時代，藉互聯網站與會員聯繫和對外宣傳，已是商協會最有效及快捷的途徑，但若關鍵細節做得不好會有反效果。有些成立多年歷史的商協會資源富裕，其主席、副主席、理事和顧問，都是社會知名人士，地位顯赫，在業界有很大影響力，但卻不重視網站的管理，沒有任命俱經驗的網站經理負責統籌和管理。儘管網站結構完備，卻沒有正確應用且內容更新緩慢，缺乏相關文章、資訊及宣傳渠道予會員及行業相關人士，以致瀏覽率低。因製作不專業，長期出現錯誤(連結、格式或錯別字等)也沒有人發覺更正，是十分可惜的事。