2011 年的蘋果週

2011年的第一天，蘋果 iPhone 內置時鐘的鬧鐘因程式有蟲，成為全世界的頭條新聞，據聞世界各地受影響的iPhone用家很多，因iPhone鬧鐘沒有按時響鬧而遲了起床。原來很多人都將iPhone 取代傳統的鬧鐘，而且對重要的約會(例如搭早機)都不設第二鬧鐘，結果出事了。

我一向對電腦的應用都設備份和考慮危機，所以電郵用Gmail和以IMAP 制式於PC/MacBook Pro/MacBook Air收發、行事曆和備忘錄打通Outlook、iPhone、iPad和Google，Outlook 定時作備份，所以任何單一部機出問題也不會有影響。Google 行事曆更會自動於一日前及一小時前發短訊提醒有關約會/會議，所以我能長期保持準時出席的美德。

對於需要早起以赴的約會，我都會預設三個鬧鐘，第一個響鬧是放於床頭iPhone 的Best Alarm 和弦聲(未有iPhone前是用其他手機或PDA)，第二個響鬧也是放於床頭的傳統鬧鐘，第三個是固網電話的自設響鈴（全屋多部電話齊響，老婆及貓狗都會被吵醒)，每個響鬧時間相隔五分鐘。 若能於第一個iPhone 發出的和弦聲便能成功起床的話，我便會關掉第二個鬧鐘，擦牙洗臉後便取消固網電話的自設響鈴。我採用了這方法多年，從未出過事。

一月一日是新年假日，也不用早出門，因除夕晚睡，故一覺睡至早上九時多才起床。打開iPad的蘋果新聞網，才得悉這頭條新聞，幸好祗是iPhone 自設的「時間」App有問題，其他公司所出的Alarm App 例如我所用的Best Alarm 程式則沒有問題。

在此，也介紹Best Alarm 是很好用的數碼顯示時計Apps，並會自動定位顯示當地的現時氣溫及當日天氣圖示及最高最低氣溫預測，作為起床前的天氣資訊。其多段鬧鐘功能更可自選各種不同的音效 (包括雞啼聲)或 iPod 內的音樂，對於用作早上叫醒或培訓時提示時間之用，十分方便。

一月六日，收到蘋果的電郵通知，期待多月的Mac App Store 已經正式推出，於是馬上將Mac Book Pro 及 新寵 11.6" Mac Book Air 於<<軟件更新>>中下載試用。雖然現時的Apps 沒有iPhone/iPad 那麼多，但總算是一個好開始，也有一些與iPhone/iPad配合同步的Apps。這也是我購入這部僅重1.06 千克的MBA之主要誘因，取其超輕薄和超好用的Sleep Mode(蘋果聲稱可Standby 30日) + Instant On , 帶著這Mac/Wondows 雙OS的電腦功能和可像iPhone/iPad般用Apps 的多用途電腦出外工作，隨時打開螢幕便可即用的快感是很爽的，用完收合螢幕便可，十分方便。第二個原因是最近有兩間公司找我替其員工培訓影片拍攝及用Mac 的iMovie 11 剪接的技巧，多一部裝有iMovie 11的Mac機也是有其用處的，而Windows 7方面也可按培訓需要安裝MS-Windows 2003/2007/2010 呢。

蘋果的App Store 的空前成功，除了令iPhone/iPod/iPad受歡迎外，也為蘋果帶來可觀的收入，並掀起「程式商站」的熱潮，其他智能手機/Intenet Tablet 競爭者爭相效尤。不過，我較喜歡App Store 的介面設計華麗好用。蘋果現更率先於其Mac OS中加上Mac App Store，其介面設計也保持一貫水準。蘋果此舉帶領潮流，並且令軟件設計行業興旺起來，程式設計員的身價也提升了。 其新推出的Mac Book Air 採用快閃記憶體 和省電的Sleep Mode/Instant On 加上Mac App Store 的策略，真的非常好用，堪稱絕配。

2011年的第一個星期，是我的「蘋果週」，是我加入「蘋果教」以來用蘋果機最 Like 的一個星期，在此Share 與大家。

互聯網時代的聖誕新年祝福

昨天在蘋果日報副刊讀到李怡先生以「互聯網時代的聖誕祝福」為題的文章，我心有同感，也在此作一些反思和分享。

十多年前，在互聯網未普及的時代，每到聖誕新年就會收到許多聖誕卡。我會於十二月初購備一些精美賀卡，和留意海外各地郵件截止日期。平常來往較少的親友，往往通過這一年一度的問候，顯示彼此仍未忘卻，仍在聯繫。海外的親友，更會在賀卡內寫下近況和問候，並附上一兩幀近照以作留念。當年也曾流行將照片製成照片賀卡，一舉兩得，我現在仍保存過往親友每年寄給我的照片賀卡和自己每年寄給別人的照片賀卡於相簿中作珍藏。

互聯網普及後，傳統賀卡就收少了。近年常收到的是電子賀卡，花樣很多，大都是動感的，設計越見精美。我是應用資訊科技的人，所以我亦於多年前轉用電子賀卡代替傳統賀卡了，發送出的電子賀卡也較以前傳統賀卡為多，包括海外及香港的親友。從前以傳統聖誕賀卡寄給親友，都會收到對方禮貌回應賀卡，最遲也會收到以新年賀卡作回應的。但在這資訊爆炸的年代，回應率是不足百分之二十。可能是電郵、即時通訊及Facebook 太流行了，有些八十後的年青親友連聖誕eCard也懶得寄給長輩作一年一度的問候，這是現代需要改善的通訊文化。

提起以電郵發電子賀卡，也須應用正確的資訊管理方法，才可得到理想的效果。以下是不可取的方法：

1. 以附件形式將設計好的賀卡附於電郵，收件者打開附件才能看到賀卡。
2. 將一批人的電郵地址放於BCC中發出，收件人收到一封沒有誠意，沒有稱呼自己名字的「行貨」賀卡。更甚者，可能電郵顯示寄件者與收件者是同一名字。很多時，系統中的垃圾郵件篩選器會將這類電郵篩至Spam Mail folder的，所以收件人未必看得到。
3. 最不可取的是，將一批彼此可能不相識的人的電郵地地放於「致送」(To：)欄，然後「批發」出去，令個人電郵地址曝露於公眾，增加別人收到垃圾郵件的可能性。

建議方法：

(一) 普通電子賀卡，應用Mail Merge 作批發：

1. 先在Outlook 聯絡人中開幾個以Mailing List 1、2、3...命名的資料夾。
2. 應用以類別作搜尋聯絡人，將需要寄eCard的親友資料覆製至Mailing List 1、2、3等資夾，每個資料夾儲存不超六十個親友資料。
3. 將設計好的賀卡及郵件內容以Mail Merge 選各Mailing List分別寄出，每隔半小時「批發」寄出一個Mailing List的電子賀卡 (若不懂如何應用Mail Merge者，可參考 拙文 Outlook 中的 Mail Merge 應用 - 教學篇 )。
4. 如此，每一收件人都會收到一封祗寄給他/她，並有親切稱呼、圖文並茂的電子賀卡，令人印象深刻，和感受到寄件人的心意。

(二) 特別電子賀卡，個別寄出，可考慮以下特別效果：

1. 包含個人化的問候語，和自己近況。
2. 可附上近照。
3. 可包含背景聖誕音樂，以便收件人打開時自動播放。
4. 可攝錄一段生活片段的短片或相片幻燈秀，以Unlisted mode放於YouTube上。在電子賀卡上以超連結引領收件人點擊收看該短片。

在此，謹節錄李怡先生文章提及其收到是互聯網時代貼心的聖誕祝福，以作共享如下：


「我們一路同行，每天在網絡上。雖然我們的個人電腦是一部機器，它卻是我們聯繫世界的媒介。起初只為了分享樂趣，卻豐富了我們的知識。

有甜美的旋律，有最新的發現和新鮮事物。它讓我們熱愛大自然，了解其他國家人民的習俗、傳統和價值觀。我們遇到的大小問題，有時候會在視訊中找到意想不到的答案，就好像作者早已知道在適當時機觸動一個確切的和弦。

我們還會了解單純的日常好習慣，複雜的感情，季節的變化；知道非比尋常的事件和平凡生活的插曲。這些都成為我們共同的體驗。我們終於認識到，世界各地人民所追求的生活，所蒙受的苦難，以及所享受的美好事物，和我們是相通的。

因此，請接受來自人類的共同的慰藉。祝福您有幸福的家庭，有親密的朋友，有心中的寧靜。無論您身在何處，都能融入聖誕的精神，或者看望那照亮我們光明道路的希望之星，或者隨着合唱團的歌聲哼唱，讓我們覺得彼此更加親近。期待我們未來建立強固的聯繫，即使我們相距那麼遙遠。在即將到來的新的一年裏，讓我們創造交流力量，一個勇氣和希望的世界之環。通過網絡我們走在一起，因此不再有人感到孤單。聖誕快樂，新年如意。」

這文章也是我2010年最後一篇了，在此也祝賀大家，特別是曾經參加過我舉辦的「資訊管理五常法」培訓課程的朋友，善用互聯網科技帶來的好處，除了接收別人的分享和回應外，也向別人分享，因為「施比受更為有福」啊! 所以，我會於2011年繼續與大家 思. 題. 分享。

祝大家新年幸福!

享用雲端運算 Over-the-air 技術應用

上週五出席大埔人事管理協會月會中，我應邀以"IT trends in business and life" 為題發表一小時的演講，其中提到雲端運算、iPhone/iPod touch/iPad、Android Phone/Tablet 等的應用，並分享我享用Over-the-air 技術於商務和生活中。

除了iPhone、iPad外，我最近也買了一部Archos 70 Internet Tablet，300克重的7" 平板電腦，OS 是Android 2.2，配合早已購置的Pocket WiFi，用於出外作流動辦公。我喜歡在家及辦公室用iPad，即開即用和9.7" 暢順清晰的點觸螢幕，令人愛不釋手。 有朋友問我，這三件資訊電玩產品，加上Notebook PC和Macbook Pro上的Outlook/ Entourage，是否要花額外時間去管理？

答案是不需花額外時去管理的，祗須善用以下的方案：

1) 電子郵件 -
我是採用Google Applications 的，無論Notebook PC上的Outlook 及MacBook Pro中的Entourage、iPhone/iPad/Android Tablet 的電郵，都是以IMAP模式設定，所以任何一部機處理過的郵件，在其他機中打開時，都已是Updated 的，甚至是在別人的電腦以瀏覽器打開Web Mail，都有同樣效果，不須做重複工夫的。

2) 行事曆 -

我曾於數月前的文章說過，我的Outlook是安裝了Google Syn.for Outlook 的，在Outlook 的行事曆記下的約會/會議/要事，都會經雲端運算與我的Google 行事曆同步的。iPad/iPhone上的Google 行事曆，亦會自動與iPad/iPhone/ Android Tablet內建的行事曆同步(祗須開啟內裡的Google行事曆)， 加上iPad/iPhone (及iPod Touch)本身會經Over-the-air 技術自動同步行事曆，所以我祗要在任何一部機的行事曆中記下(包括應別人邀請)約會/會議/要事，其他的機包括Outlook的行事曆便會自動同步，無須接駁電線傳輸。
我特別喜歡iPad中行事曆的貼心設計，無論橫看或直看，都很方便。

3) 備忘錄 -
Google Syn. for Outlook 是不能够同步備忘錄 Notes 的，但iPad/iPhone/iPod Touch之間是會自動經Over-the-air 技術互相同步的。即是在以上三部機中任何一部加入備忘錄，其他二部機稍後會經互聯網自動同步的。祗須經iTune將Outlook內的Notes與iPhone同步，iPad便會經 Over-the-air 自動作同步的。我也喜歡iPad中的備忘錄，設計像有皮套的備忘錄的感覺，較Outlook的Notes為華麗和更加好用。

我很高興能够享用雲端運算 Over-the-air 技術應用，為商務和生活帶來方便和使用樂趣。

超越挑戰，城市追蹤

十二月五日是一個美麗的星期日，不單是風和日麗，更是「超越挑戰，城市追踨」(Above Challenge City Chaser) 這一項有近五百人參與的慈善活動於香港舉行的日子。

由商業顧問有限公司(VP Venture Co., Ltd.)主辦，雷利計劃(香港)(Raleigh Hong Kong) 協辦，及三十多間機構贊助及支持下(我公司為支持機構之一)，是一個以香港為地圖的定向比賽，挑戰參加者的體能、智慧、膽量，及團隊精神。比賽亦幫助傷殘人士及健全人士發掘自我潛能及讓他們享受一起運動的樂趣，以運動挑戰極限﹐跳出自我框框﹐體驗無窮潛能﹐衝出運動傳統﹐在繁華鬧市奔走﹐追尋目標﹐體驗都市歷奇，同時為雷利計劃(香港)及Project Unleash籌募經費。


經多月來籌辦，結果有七十多隊分別參加公開組、企業組及共融組(由傷殘人士和健全人士組成)。活動當日早上九時於港島鰂魚涌公園舉行開幕典禮，在大會宣佈正式開始後，各隊拆開剛收到的追蹤站提示後，隊員商議設計合適的路線及前往方法後隨即出發。

作為活動執委成員，我也略盡綿力擔任大會攝影師，拍攝當日活動照片及影片。開幕典禮後，便隨機追隨其中一隊人員出發，以步行或乘坐公共交通工具〈不包括計程車〉前往各個追蹤站，沿途拍攝其「城市追蹤」、及當該隊成功抵達一個追蹤站，拍攝其「挑越挑戰」的片段後，便轉為追蹤另一隊拍攝。

參加隊員多是年輕力壯人士，要追蹤拍攝其健步如飛，分秒必爭的情景，對身為八十前的我，實在也是一項挑戰。到了中午，當要追蹤一隊兩位戰志高昂的女士，跟了幾條街便因脚抽筋略為停下半分鐘，結果兩位「戰士」已走到無影無踪了，惟有打電話給大會負責人查問九龍區的幾個追蹤站，自行作「城市追蹤」。





下午四時，是各隊完成追蹤返回鰂魚涌公園終點站報到的「死線」，大部分團隊都能於時限前報到，亦有於僅過時一二分鐘才報到的，過程十分緊張。

終點站亦是大會舉行嘉年華式頒獎典禮的場地，有飲品供應及多個贊助商所設的攤位、樂隊歌手演唱和精彩魔術表演、及大會司儀訪問一些參賽隊伍的感受和分享，場面非常熱鬧。




下午四時三十分，頒獎典禮開始。「超越挑戰，城市追蹤」活動發起人葉少康先生及主禮嘉賓致詞後，是致送紀念品予各贊助商、支持機構及義工團隊的時段，顯示出有不少機構及人士一同共襄善舉，出錢出力支持這活動，也展現出主辦及協辦機構的組織和號召能力。最後，是各組的冠軍頒獎儀式，獲獎隊伍除了獎牌/盃外，更獲頒一張印有該隊追蹤走過的真實路線大地圖留為紀念，隊員對此均顯得特別興奮和喜悅。



下午六時多，在拍攝大合照後，活動圓滿結束。回家的途中，雖然疲乏不堪，但感到能參與這善舉，並有機會超越挑戰自己的體能，也是一件極有意義的事。

影片攝錄科技回顧

我自小對攝影有濃厚的興趣，兒時母親在工展會中買給我的塑膠製相機是我的第一部照相機，隨著成長擁有過不少的照相機，包括倈卡、哈蘇、萬能達、藝康、錦囊等牌子的機械名機，及索尼、錦囊等牌子的數碼相機。除了自已的旅遊及家庭照片外，我拍攝的大多數是活動及紀實式照片，2000年前是公司、教會活動及為同事及朋友拍攝多達四百多次的婚禮菲林照片，近十年來多是公司、商協學會活動的數碼照片。

同時，我對影片攝錄亦十分喜愛。我的第一部影片攝錄機是七十年代，VHS發明者JVC出產的民用流動攝錄機，雖然該機號稱全世界最輕，但單是拍攝機已重六磅，有電線連接的VHS錄影機重十一磅，連同後備電池一磅多。當時重一百一十磅的我，每次出動攝錄要帶十八磅重的器材，但仍樂此不疲，因為活動後可在電視機重播活動情景的喜悅，便會忘記拍攝時的辛苦。

隨著科技的進步，擁有的攝錄機重量不斷減少，甚至少於一磅，但我的體重卻「提升」至近一百八十磅 :-(，機種由VHS、VHSC、V8、DV、Mini DV影帶式至用SD咭的數碼攝錄機，解像度亦由VHS式的低解像度提升至現時流行720P/1080P的高清數碼影像質素，器材功能上由單攝錄、攝錄+質素一般的硬照攝影，以至現時可高清錄影+高解像硬照攝影，甚至以iPhone 4 智能手機隨時隨地拍攝720P的短片，可說是見證了攝錄科技的發展。

在數碼攝錄、寬頻互聯網和YouTube未面世的時代，若要將錄影了的影片與他人分享是一件困難的事，須覆製影帶送給他人，其過程需時及需額外成本，但現在祗須放上YouTube 便可很快地與人分享，而且是免費的。最近YouTube的免費短片上傳容量限制提高至15分鐘和2Gb，播放720P 的影片是最合適的。

最近，我對數碼攝錄的興趣比較硬照攝影為高，最新的寵兒是一部重601克的Cannon PowerShot SX30 IS Prosumer DC，硬照像素1,410萬、可以在720P 30fps的HD影片拍攝中用35倍的光學+4倍數碼變焦、多角度旋轉的螢幕+電子觀景器，我最喜愛其24mm 廣角至840mm長焦距的拍攝角度，一個鋰離子電池可支持個多小時的影片拍攝，連同買機時附送的後備電池，便可應付一天的活動拍攝，在攝錄影片期間亦可按拍照鍵即時拍攝硬照，日間陽光普照下或不方便用液晶顯示器時可轉用電子觀景器，十分方便。

近月來，多次在參加朋友有特別意義的晚宴、人力資源管理協會的上海/杭州考察團、會議及座談會、商協會運動比賽日及晚宴、舊同事聚餐、和上週日的「跨越挑戰、城市追蹤」活動，我都採用這可「一機走天涯」的拍照攝錄兩用機輕鬆拍攝，然後用也是新寵之一的MacBookPro 的iPhoto 和iMovie 作後期製作，上載至YouTube上以Unlisted 模式儲存，祗須將YouTube提供的影片連結URL以電郵通知相關人士，便可以720P的高清及身歷聲音效重溫活動情景，效果令人滿意。

時代不斷進步，我鼓勵和應用科技帶來生活的新體驗。

MS-Outlook 2007 「約會邀請」管理的進階應用 - 教學篇

上文提到應用「我的最愛資料夾」中，建議在「我的最愛資料夾」中加入會議/約會邀請回覆 (Meeting RSVP)一項，是有特別原因的，所以須撰寫本文以作詳細說明。

我在「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」培訓課程中，常鼓勵企業善用<<行事曆>>召開會議，但企業必須實行資訊管理五常法，組織資訊管理五常法執行委員會，安排全員培訓，令員工精通其MS-Outlook的各樣功能和應用技巧，包括以下管理約會邀請須注意的要點：

1. 當別人發出<<約會邀請>> (Meeting Invitation) 予與會者，Outlook 會以電郵形式將「邀請函」發至收件人的郵箱。
   
   
   
2. 若收件人未點擊或開啟該邀請函，則該邀請函會以未閱讀形態儲存在收件夾中，收件人的「行事曆」及"Outlook Today" 中的約會並沒有任何反應及顯示有關該約會。
   
   
   
   
3. 但若該邀請函被點擊或開啟(無論是手動或自動)，除了該邀請函在收件夾左方的圖符有所改變之外，其行事曆及"Outlook Today"的約會欄已加入該「待覆」約會於指定日期和時間內，雖然開啟該邀請函便見到顯示「請回覆」(Please Respond)字樣。
   
4. 當收件人打開邀請函並回覆(RSVP)了，該邀請函便會於收件夾中消失。若是接受邀請，收件人的行事曆和"Outllook Today"中的約會相關日期時間便會落實記錄該約會了。若是拒絕邀請的話，收件人的行事曆和"Outllook Today"中的約會相關日期時間便不會顯示該約會了(上述3項的「待覆」約會也自動消失)。
   
   

以下是建議的進階應用方法(以Outlook 2007 為例)：



1. 首先在收件夾(Inbox)下加建一個以"Meeting RSVP"命名的資料夾，右點擊之打開對話盒，選按「內容」(Property)，在一般(General)分頁中點選 「顯示項目數量」(Show total number of items)，以便資料夾右方括號數字是。顯示項目數量，並非未讀數量。
   
   
2. 設定「規則」以便收到新郵件後，自動將「邀請函」轉移至 "Meeting RSVP" 的資料夾中。
   

3. 將 "Meeting RSVP" 資料夾加入「我的最愛資料夾」中，以便加強關注。
   
   

啟動這規則後，凡收到「邀請函」而未
曾回覆者，「邀請函」便會存放於 "Meeting RSVP" 資料夾中，右旁綠色括號數字顯示有多少封「待覆」的「邀請函」。因為會出現在「我的最愛資料夾」中，故顯而易見。當用家回覆了邀請，相關的邀請函便會自動消失"Meeting RSVP"資料夾中，右旁綠色括號數字顯示亦會相應調整。

這是一最有效的方法去幫助用家清晰地知道有沒有新的「邀請函」收到，並隨時可知道有多少「邀請函」在等待回覆啊。


這也是一個應用Outlook 的「規則」和「我的最愛資料夾」進階功能的例子，希望能啟發曾參加過我舉辦的「資訊管理五常法」課程的學員，在其企業中推行「資訊管理五常法」，善用Outlook 於其業務中，提高工作生產力。

MS-Outlook 中「我的最愛資料夾」的應用 - 教學篇

一般MS-Outlook 用戶，祗懂得應用百分之五至十五的功能，包括對「我的最愛資料夾」(Favorite Folders) 的用途，都不甚了解，大部分人都空置不用。所以當我判斷一個Outlook用家的應用技巧水平，祗須一看其「我的最愛資料夾」的內容，便可見一斑。一個精通MS-Outlook的資訊管理達人，必定會充分應用「我的最愛資料夾」的好處。

我在「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」培訓課程中，都會詳細介紹「我的最愛資料夾」的應用，以助用戶集中注意力於一些常用及重要的資料夾，提升工作效率。

Outlook 的左方，是功能窗格的位置，由上至下有「我的最愛資料夾」、「所有郵件項目」、「郵件資料夾」和「功能按鈕」。

位於功能窗格中間的「郵件資料夾」是放置各種資料夾的地方，有預設的「收件匣」、「寄件匣」、「寄件備份」、「草稿」和「搜尋資料夾」等。正常的郵件管理應用，會在「收件匣」下，按需要開設不同名稱的子資料夾，以存放不同項目的電郵，例如「客戶甲」、「客戶乙」、「商協會」、「報章快訊」、"Facebook"和"RSS"等。另開設「搜尋資料夾」的「待辦事情」、「未讀取的郵件」、「項目一」、「項目二」和「封存資料夾」及其子資料夾等。結果，「郵件資料夾」的窗格並沒有足够位置顯示所有的資料夾，祗能顯示小部分的資料夾而已，而且往往不容易找出目標資料夾。

「我的最愛資料夾」是位於功能窗格的上方當眼處，是給予用戶放置最常用和最需關注的資料夾，以便隨時看到最新情況和隨手可點擊開啟。所有出現於這區的資料夾都是按需要從「郵件資料夾」中複製出來的，不需要時也隨時可以移除。

加入資料夾 - 祗須於「郵件資料夾」中右點擊欲複製的資料夾例如「待辦事情」，從選單中點擊<<加入我的最愛資料夾>>，便可將「待辦事情」這資料夾複製至「我的最愛資料夾」中，並可上下拖放至適當的位置。

移除資料夾 - 祗須於「我的最愛資料夾」中右點擊欲移除的資料夾例如「客戶甲」，從選單中點擊<<從我的最愛資料夾中移除>> (注意：切勿選取<<删除我的最愛資料夾>>)，便可將「客戶甲」資料夾從「我的最愛資料夾」中移除，但仍保留在「郵件資料夾」中。

建議加入「我的最愛資料夾」的資料夾 - 收件匣 (Inbox) - 隨時了解收件匣中新郵件情況。

• 寄件匣 (Outbox) - 監察待寄出的郵件。
• 寄件備份 (Sent Items) - 方便查看已發出的郵件。
• 草稿 (Drafts) - 提示草擬中未完成的郵件。
• 需回覆電郵(Need Reply) - 設定搜尋資料夾，凡有需回覆類別的郵件，一按即可列出。
• 會議/約會邀請回覆 (Meeting RSVP) - 設定<<規則>>作自動分信，凡來自行事曆的會議/約會邀請/更新的郵件自動轉移至"Meeting RSVP"資料夾，以便回覆。
• 待辦事情 (For Follow Up) - 設定<<搜尋資料夾>>， 隨時查看待辦的事情。
• 重要項目例如Project B - 設定<<搜尋資料夾>>，凡Project B相關人員的往來郵件，一按這資料夾，所有相關人員與自己來往的郵件，便立即搜尋到並排列出來。
• 副本郵件 (CC List) - 設定<<規則>>作自動分信，凡自己名字出現在副本欄、而郵件內文沒有提及自己名字的郵件，自動轉移至 "CC List"資料夾。
• 未讀的郵件 (Unread Mail) - 系統預設的搜尋資料夾，凡未讀的郵件，可立即搜尋到並排列出來。
• 報章雜誌資料夾 - 設定<<規則>>作自動分信，例如將明報網站的即時新聞自動轉移至「明報網站」的資料夾，待有空閒時才選讀。
• Facebook 資料夾 - 設定<<規則>>作自動分信，凡來自Facebook 的郵件自動轉移至 "Facebook" 資料夾，待有空閒時才選讀。
• 網站捷徑 - 可設定特別網站的連結，方便一按即可放Outlook中開啟該網站。
• 其他重要資料夾 - 以便隨時監察郵件情況。

「我的最愛資料夾」是一項不甚受Outlook用戶注重的功能，但當我們善用它的好處，再配合Outlook 其他功能，便可助提升工作的生產力呢。

Outlook Today 應用 - 教學篇

每次於「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」培訓課程中，當教到Outlook Today 時，我都問學員有沒有應用Outlook Today，通常有超過半數的學員都說從沒有見過也不知道什麼是Outlook Today的，這亦是我發問的原因。

其實，Outlook Today 是MS-Outlook 其中一項十分好用的功能，為用戶提供一頁工作概覽，包括七日的行事曆、未到期及過期的工作、和自選電郵資料夾的情況，以便用戶一開啟Outlook 便自動進入Outlook Today檢視最新的工作概覽，以安排當日及未來數日的工作。

有些Outlook用戶從沒有接觸到Outlook Today 的原因有以下兩個(以MS-Outlook 2007為例)：

1. 在Outlook 選項中，沒有設定Startup 的Folder 是"Personal Folder" -
   祗須在Outlook中，按Tools -> Options -> ，在Preference 分頁中按Advance Options，然後在"Startup in this folder" 中按Browse 選 Personal Folder，便可於開啟Outlook後自動進入Outlook Today。
2. 在Outlook 的工具列的最左方有一個Outlook Today的圖符，選按它亦可進入Outlook Today，然後在Outlook Today的右上角點擊"Optimize Outlook Today..."，便可進入"Optimze Outlook Today 頁中。祗要在Startup 列中，點選 "When starting, go directly to Outlook Today"，最後在右上方按 "Save Changes" 便可儲存這設定。以後便可於開啟Outlook自動進入Outlook Today了。
   此外，在"Optimize Outlook Today" 頁中，更可設定行事曆顯示的日數和時間、工作是今日的或全部及顯示次序、電郵的資料夾(建議包含Inbox、Outbox、Draft及一些重要的資料夾)，設定好便按"Save changes" 便可。

在應用資訊管理五常法方面，建議在「常規範」項內規定每日必須檢查Outlook Today 最少兩次，並「常自律」每日執行：

1. 開始每日工作前開啟Outlook 自動進入Outlook Today作一工作概覽，根據行事曆及工作制訂當日的工作計劃。每日收工前按Outlook Today 圖符進入Outlook Today作概覽以制訂明日的工作計劃。
2. 例如行事曆中顯示明早9:00須與外國客戶進行電話或視像會議，便須考慮是否需加班工作完成須準備的工作，當晚須早睡以便明早能早些回公司準備會議等。
3. 例如工作清單中顯示一些工作須於今日完成或明日到期，以便採取適切行動以達到如期交付。
4. 例如在電郵資料夾中見到Outbox 有電郵未真正發出，便須檢查原因及採取補救行動。或重要客戶的資料夾中出現未讀的電郵，便須立即檢視等。

善用Outlook 各種功能，可助繁忙的行政人員提高其工作成效。我願意藉推動資訊管理五常法以協助企業及行政人員，精通其已購買了的資訊管理系統 MS-Outlook。

若果你從未用過Outlook Today 的話，請立即善用之，保證你會愛上它啊。

iPad 應用分享 (四) - 多媒體娛樂 (下)

iPad 可提供的多媒體娛樂甚多，須分上下集與大家分享。

1. 土豆網 -
   此Apps 是剛於上星期才於Apple Store 中發布的免費iPad版本程式，較原有的「土豆會」更為好用的集觀看、分享為一體的視頻應用軟件。土豆網強大的視頻資源和技術優勢，4,000萬條視頻內容涵蓋了最新電影、時下電視劇、爆笑小品、明星惡搞、創意動畫、音樂MV等。界面華麗易用，可搜尋任何視頻影片，包括大陸及香港最新及近期的電視劇。例如鍵入<<同伊 - 37>>、<<義海豪情 - 8>>便可搜出相關劇集多個由不同有心人上載至該網的影片，可根據已播放次數及評分判斷影片質素而選播，除了以串流方式作在線播放外，更可下載、評論、分享(以電郵分享連結至朋友)及收藏。有些影片是以高清播放，在iPad 的9.7"螢幕播放，效果令人滿意。

2. OPlayer HD Lite -
   功能與 yxplayer lite 差不多，都有廣告，但不像yxplayer lite 出現在視訊畫面內，所以較為可取。有些多媒體檔案可經這Apps 儲存在iPad中，隨時作離線播放。

3. 香港電視節目表 -
   未用過這Apps 都不知香港可收睇的免費及收費電視台可不少，有TVB的五個數碼頻道、ATV的六個數碼頻道、NowTV的109個寬頻電視頻道、Cable TV的119個頻道、TVB Pay Vision的46個有線電視頻道、和bbTV的80個寬頻電視頻道，雖然部分是重複出現於不同電視台，但不同的頻道仍有近二百個之多。
   除了每個電視頻道的一星期每日詳細節目更有超連結至相關網頁、YouTube 及Google、熱門電視劇有劇情簡介、可設定「我的最愛頻道」外，更有搜尋電視節目功能，十分貼心。我特別喜歡看乓乒球比賽節目，祗須在搜尋欄中輸入「乓乒」兩字，便可搜尋出一週內所有電視台有關的乓乒球的節目。
   這是目前有關電視節目Apps中最好用的iPhone程式，我期望iPad版能早日面世。

4. DVD Player -
   iPad 是不可直接播放DVD的，但可用這Apps 將DVD經電腦轉至iPad適用的格式並儲存於iPad中，以便隨時播放，影音效果令人滿意。
   
   
   
   
5. Pocket Pond HD -
   一個像真度極高的錦鯉池，內有幾種顏色美麗的錦鯉優閒地游來游去，可用手指觸摸魚池以驚擾游過的錦鯉，也可加入荷葉、魚糧、蜻蜓及錦鯉。配樂是令人心曠神怡的蟲鳥和水聲，以身歷聲耳機收聽特別動聽，心情頓感平靜舒暢。這免費的Apps，值得推薦。

應用iPad的多媒體娛樂，最重要的是WiFi 的訊號要強，因居住的屋苑祗提供最高8M 寬頻，故採用N制式300M的Router 並換上6db的發射天線，以增強接收效果。配合Motorola S305 的藍芽立體聲無線耳機，佩戴舒適，無牽無掛地欣賞音樂或電影，一樂也。

iPad 應用分享 (三) - 多媒體娛樂 (上)

除了電子書功能外，iPad 的多媒體娛樂帶給我無窮的樂趣，特別是可隨時開關不用等候，這是一般電腦不能提供的。iPad採用時脈速度達1GHz的Apple A4 ARM架構單晶片處理器內置的顯示核心支援720P H.264 高清硬解功能，加上其WiFi 是最勁的IEEE 802.11n制式，所以能在家中無論在二樓的書房、睡房、洗手間、地下的客飯廳或前後花園，也可暢順無阻地上網和存取於NAS內及電影伺服器內的多媒體檔案，在 9.7" 的螢幕中播放高清畫面，十分方便。

我喜愛用以下的Apps 於iPad 享受多媒體娛樂：

1. AirPlayer -
   這是一個收費的Apps，但其強大的功能是物有所值的。它可以經WiFi 串流播放我在NAS及電腦的UPnP/DLNA媒體伺服器中的視頻、音樂、相片至iPhone/iPod及iPad。一般720P的RMVB、MOV、MP4、MKV、AVI 及XVID視頻、及MP3、WMA、OGG及AAC等音樂格式都可支援，播放效果良好。播放相片方面，除了可以幻燈片展示外，更可對喜愛的相片作「拍攝」，存放於iPad的Photos 中呢。
2. AirVideo -
   這也是一個收費的Apps (可先試用免費的AirVideo Free)，透過它可將電腦變成電影伺服器，再以iPad經WiFi速接電腦的電影伺服器，便能以串流方式，直接播放各種格式的影片。此Apps可突破iPad只支援MP4及MOV格式的限制，可轉換和播放AVI、MKV、RMVB及TS等格式的影片。從高清機頂盒錄下的高清1080i 電視節目及從藍光碟錄下的1080P CHD.ts檔案，用Airplayer 播放並不暢順，但以WiFi用這Apps的邊轉格式邊播放(Play with Live Conversion)或轉換格式(Convert)後便可暢順地在iPad播放了，影音質素令人滿意。

3. 奇藝 -
   是最近推出的國內提供免費、高清網絡視頻服務的大型專業網站，於2010年1月由百度創立，為iPad用戶量身打造，內容涵蓋電影、電視劇、紀錄片、娛樂、綜藝等熱門劇目及預告片。除國內節目特別豐富外，港台、日韓及海外節目也不少。有搜索及播放紀錄、詳情介紹及評企等選項，使用十分方便，用WiFi 串流播放，畫面清晰流暢。

4. 迅雷看看 iPad 專區 -
   以下載速度快見稱的迅雷在線播放中港台及海外電影、電視劇，內容更新快，界面清晰易用。每套影片都有劇情介紹和相關信息，全畫面播放的效果也不錯。

5. CCTV 手機電視 -
   這是iPad版的CCTV在線廣播，可經WiFi 收播 CCTV1、CCTV2、CCTV4 、CCTV5、CCTV News、CCTV10的直播、新聞綜合、體壇風雲、科技教育、經濟生活和排行榜。除了可認識多一些國內新聞資訊和生活文化外，更是鍛練普通話和簡體字的好工具。我最喜歡收看CCTV5的體育節目，特別是乓乒球和網球比賽的節目。

6. W.TV HD -
   提供國內省級電視台及熱門電影、電視劇發行公司的視頻媒體內容，支持H.264高清編碼格式的視頻點播節目，每天更有大量國內外新聞播放。除了有Live 的直播外，更有不少DVD及分Categories的各類短片可供下載，內容相當豐富，其下載功能十分好用，排隊下載中的檔案，遇中途關閉程式時會自動暫停，當下次開啟程式時可按制恢復下載。每個直播的電視台，更提供當日電視節目表，十分方便。

7. TVU Player -
   可經WiFi 收播中港超過六十個電視台的串流直播節目。香港電視台包括亞視黃金台、高清翡翠台、明珠台、翡翠台、翡翠新聞台等。

8. 土豆會 -
   是國內另一串流視頻媒體供應網，影視質素不錯。有熱點追蹤、影視速遞、土豆影像節、獨播劇場、精彩大片、勁爆MV、歡迎愛光臨、2010世界杯、土豆攝線、豆眼看世博及Mr.雷等專題。並有熱點、電視劇、電影、播客、娛樂、搞笑、動畫、音樂、體育、汽車、財富、女性、遊戲、樂活、科技、教育等頻道。還有排行榜和搜索功能，是內容豐富的娛樂資訊全集。
   
   
   
9. YouTube -
   
   收看YouTube短片是現代人每天的常規動作，現在YouTube可播放高清影片了，在iPad中觀賞精彩的高清影片更是賞心樂事。祗須在搜尋文句後加 "HD"，便可搜尋出相關的高清影片了。例如我喜愛欣賞乓乒球賽事，祗須搜尋 "Table tennis HD"，便有不少高清乓乒球的影片可供觀賞。以下是其中一段乓乒球比賽中精彩的攻守球影片：
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若想觀賞1080P 的高清影片，也祇須搜尋"1080P" 便可搜出不少1080P高清影片了。以下是其中一段展示速度的高清影片(記得選按全畫面顯示，感受全高清的效果)：        ---
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10. yxplayer lite -
    
    
    我的iPad 本身的儲存量祗得32G，所以大部分的多媒體檔案都是存放於NAS、電腦、或媒體供應商的雲端伺服器中，必須經WiFi 才能取用的。有些多媒體檔案可經這Apps 儲存於iPad中，在沒有WiFi 的情況下，用yxplayer 播放。這免費的媒體播放器可支援大部分的影音格式，十分方便。
11. DS Cam -
    
    是專為Synology 的NAS 而設的iPhone/iPad 程式，連接了安裝於我家後花園的貓房的IP-Camera ，我便可像「熊貓台」般隨時隨地用iPhone/iPad 觀賞兩隻愛貓(Milk及黃花)的一舉一動，得知牠們是否在「便便」或咬著玩具老鼠。程式容許用手指移動螢幕遙控貓房中的IP-Camera 鏡頭作270度轉向及拍照。

除此之外，iPad 還有很多好用的Apps 提供各式多媒體娛樂，令人愛不釋手呢。