全新「資訊管理五常法」培訓課程，於七月「起錨」！

剛於6月26日在香港生產力大樓完成最後一堂「中小企資訊管理五常法」(由製造業創匯商會主辦，香港政府資訊科技總監辦公室資助為期六個月的中小企業資訊科技培訓課程M10)，在過去六個月的十堂課程中，為了能真正幫助到所有參加者了解MS-Outlook 2003/2007的各種資訊管理功能和實際應用技巧，以及如何推行「資訊管理五常法」於其公司，以提升工作生產力和企業通訊文化，每一堂之前十日，我均以電郵及電話聯絡各準學員有關課程內容及須準備的工夫，以便學員能於八小時的課程中，通過自己的電腦和Outlook以電郵實習並學識各項對他們是新的功能。在每一堂後的30日，提供免費課程內容電郵/電話咨詢服務，務求可幫助學員能學以致用。我相信這課程前後的免費跟進服務是全港獨家提供的，亦深獲學員的讚賞。

雖然我於課堂前不斷以電郵及電話提示準學員其報讀的課程主要是有關MS-Outlook2003/2007的應用，並須同裝上其電郵帳號於相關Outlook的手提電腦上課，以便經電郵在課堂中實習，並即學即用，但有些學員因工作忙碌或不在港的緣故，未能聯絡上或未跟足要求做好準備工夫，以致到上堂時因各種問題不能經電郵實習和體驗Outlook的功能，並影響其學習及課程進度，令我感到有點遺憾。

推動企業善用其購置的資訊管理系統，應用我首創的「資訊管理五常法」去有效推行企業資訊管理，以達致提升工作生產力和企業通訊文化，是我一向的心願和理念。據市場調查所知，有百分之九十以上的企業是忽略了其企業資訊管理系統，缺乏適當的培訓，以致大部分員工都祗懂得使用百分之五至十的功能。我覺得若能令企業決策人醒覺並認識「資訊管理五常法」的好處，作為培訓的生意，有很大的市場和發展空間，所以一直都在尋找適合的「培訓」合作伙伴，聯手將「資訊管理五常法」發揚光大，達致三贏的成果。

最近，很高興得到在港有八年多經營專業培訓經驗的智權教育中心(九龍)Magna Eduction Center(Kowloon) 認同本人的理念，正式成為合作伙伴，聯手推廣及舉辦「資訊管理五常法」相關課程，包括公開課程及為公司提供的企業課程。智權教育中心位於九龍佐敦佐敦道23 號新寶廣場6樓，佔地 7,000平方尺並擁有八所教室，鄰近佐敦地鐵站，離站A出口一分鐘的路程，交通十分方便。

這全新的「資訊管理五常法」課程 - 分為「精通MS-Outlook 2003，推行資訊管理五常法」、「 精通MS-Outlook 2007，推行資訊管理五常法」兩個課程，是專為現時其公司在使用MS-Outlook 2003 或 MS-Outlook 2007的行政人員而設計，課程俱以下四大特色：

• 由資深行政人員/資訊管理教練Stephen Pong 設計及教授，將其二十多年應用資訊管理於上市公司和中小企的心得及秘技，配合實用教材，以最佳方法傳授予學員
• 課室提供一人一電腦，內裝合適軟件及練習資料，方便學員即堂實習，學習理解容易
• 除講義外，學員更可獲Microsoft Office Specialist Approved Courseware MS-Outlook 2003/2007 CDROM作參考
• 獨家提供課後服務，學員可於一個月內無限次以電郵/電話咨詢講師有關課程問題

以上課程特色，加上公開課程會嚴選學員必須為有使用Outlook經驗的用家，故課程將聚焦於教授Outlook進階及實用的功能和資訊管理技巧，令學員能通過一日的培訓/實習，加上30日的學以致用及印證/咨詢，能成為其公司中精通MS-Outlook 及推行「資訊管理五常法」的先驅。為公司提供的企業課程，更可藉配合其公司業務的應用個案研究，為將來推行「資訊管理五常法」作好準備。

訂於7月23日(星期五)首次舉行的「精通MS-Outlook 2003，推行資訊管理五常法」及於7月30日(星期五)首次舉行的「 精通MS-Outlook 2007，推行資訊管理五常法」，快將「起錨」，邁向新里程！

在此誠邀各方友好、商協學會會員、曾參加過我以往舉辦課程的學員，支持參加或推介朋友、同事參加，共同為推動香港企業通訊文化及競爭力而幫助「起錨」！

為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化

在最近舉辦的「資訊管理五常法」課程中，及上篇文章提及應用BCC或Mail Merge，都是為他人設想的應用電郵管理及通訊文化，避免暴露朋友的電郵地址予不相識的人，令朋友增加收到垃圾電郵的機會。這些正確應用電郵管理方法及為他人設想的通訊文化，還包括以下各項：

1. Reply、 Reply All 及 Reply All with Attachment 的應用：
   很多時收到一些從商協會會員發出的電郵，是由一名會員致數十會員的電郵，有時是一些資訊的分享並有附件，收到分享電郵的會員，大多數會作禮貌致謝的回覆。本來祗須按 "Reply" 單獨回覆發件人便可，但有些人卻不正確地按 "Reply All" ，令其他在原信Mailing List 中的數十人，都會收到很多封這些給原發件人致謝的回覆，甚至一些Lotus Notes 用家更錯誤地選按了Reply All with Attachment，將原發件人的附件再傳遞多一次予數十人，沒有為他人設想，一句 Thanks 便浪費了其他數十人寶貴的時間及電郵儲存額。若果有一半收信人都按Reply All 來回覆，那可能同一日內會收到十多二十封向原發信人致謝的電郵啊。

2. 要求傳送/閱讀回條 Delivery/Read Receipt ：
   在Outlook中發出的個別重要電郵中，是可以要求收件人給予傳送/閱讀回條，以便確知收件人已收到並閱讀，方便跟進。但有些朋友於電郵設定時，誤設每封發出的電郵都要求回條，令人覺得濫用及引致他人不便。
   祗須於Tracking Options中作修正，便可恢復正常。

3. 圖片附件太大：
   現時高解像的數碼相機很普及，相片動徹3M 或以上，有些朋友隨便用電郵附件形式，一封電郵附上5M至10M 或以上的數碼相片，很可能會令大部分收件人信箱爆滿，再也不能接收其他的電郵。
   其實，MS-Outlook 2003/2007 均可於插入JPG 圖片後作Resize設定的(可設定縮細至1024x768、640x480或448x336的尺寸)，無論附加多少幀高解像相片，祗須於附件選項(Attachment Options)內的Picture Options 中選擇 1024x768解像度，Outlook便會將所有附上的相片檔案在郵件寄出前將每張相片縮細至1024x768， 收件人便會收到全部縮細至1024x768的相片，既看得舒服又不會令郵箱爆滿。
4. 郵件內容插圖檔案太大：
   有些Outlook Express、Outlook 2003或以下的用家，有時須於郵件內插入圖片，但不曉得須先將高解像圖片縮小至合適尺寸，便插入郵件中，以為用拖曳方法縮細圖片顯示便可，不知道實際圖片檔案大小沒有改變，高解像圖片令電郵檔案變得巨大，引致收件人信箱爆滿。
5. PowerPoint 檔案附件太大：
   有些PowerPoint 2003或以下的用家，不曉得須先將高解像圖片縮小至合適尺寸，便插入Power Point 展示頁中，因程式會自動將高解像圖片嵌入至適當顯示，但實際圖片尺寸沒有改變，可能引致Power Point的檔案變得十分巨大，若以電郵附件寄出便可能令收件人的郵箱爆滿。

以上種種原因，發信人並非存心令他人不便，祗是不懂得正確應用其每日都使用的資訊管理系統引致，但卻難辭其咎，因為懂得正確使用其資訊管理系統，是每一工作者的基本責任 啊。

這幾年來，我不斷舉辦「資訊管理五常法」培訓課程，旨在推廣企業人員正確應用其日常工作都須使用的資訊管理系統及提升企業通訊文化。希望藉這網誌的分享，可以幫助各學員、商協會會員和朋友，作進一步的瞭解。

MS-Outlook 中 BCC 的應用- 教學篇

上月網誌中提起「義廉恥的通訊文化」，我也在最近的「資訊管理五常法」課程中提及，很多朋友都間中會將一些資訊(例如保健知識或一些有趣的事)以電郵轉寄與其好友分享，經常收到以下兩種方式：

1. 將數十個朋友的電郵地址放在收件者欄上寄出，結果每一收件人都看到其他人的電郵地址，可能大部分都互不相識的。除了「私隱」問題外，更可能間接令友人多收垃圾郵件呢，這「不為他人設想」的方法是最不鼓勵的方法。
2. 將各朋友的電郵地址放在密件副本 (BCC)中寄出 -若寄件人是由Outlook Express發信，結果每一用MS-Outlook2003/ 2007的收件人都祗在收件人欄中見到Undisclosed-Recipient ，Gmail及Hotmail 的收件人的收件人欄是空的，Yahoo mail的收件人在收件人欄看到Undisclosed-Recipient@yahoo.com ，而不會見到其他人的名字和電郵地址。  若寄件人是由Outlook2003/2007發信，則用Outlook2003/2007的收件人會見到發件人的名字也出現在收件人欄中，若收件人是用Gmail、Yahoo mail 或Hotmail的話，則在收件人欄中會見到發件人的名字及電郵地址。若寄件人是用Lotus Notes 發出的，Outlook2003/2007的收件人會見到收件人欄是空的。這方法雖然可隱藏其他人的名字及電郵地址，但給收件人的印象是怪怪的，也是不鼓勵的方法。

其實，用Outlook 2003/2007的用家，可採用以下方法去避免暴露其他人的名字及電郵地址於一些分享性質的電郵或eDM：

(一) 仍是採用BCC 的方法，但須依以下程序：

1. 在 "Contacts" (聯絡人)中，建立一個以 "Dear Friends"(或 "Dear Customers", "Dear Members"按需要而定) 命名的虛構聯絡人，在E-mail 電子郵箱中填上例如一個虛構的電郵地址 DearFriends@gmail.com, 或 DearCustomers@gmail.com 或 DearMembers@gmail.com ，但在 "Display as" (顯示為) 欄上填上 Dear Friends或 Dear Customers 或 Dear Members，切記須刪去右邊預設的電郵地址。
2. 當要發放這類分享性電郵或eDM時，可於Address Book中選用"Dear Friends" (或其他合用的虛構聯絡人，放在 "To" 欄內，另將該批目標收件人放於BCC內，然後寄出。
3. Outlook 2003/2007 的收件人，會收到To：Dear Friends 的電郵，但Outlook Express、Hotmail、Yahoo Mail的收件人會收到To：Dear Friends (DearFriends@gmail.com) 內文沒有稱呼自己名字的電郵。

(二) 應用Outlook中的Contacts(聯絡人)以類別選出目標聯絡人，配合Mail Merge(合併列印)功能，Outlook會自動逐個聯絡人發出電郵。 每個收件人會收到單獨給自己，內文有親切稱呼自己名字的電郵，閱讀起來都感到份外親切。

這是最佳方法應用於發放分享電郵或eDM，所以每次我於「資訊管理五常法」課程，應用Outlook 及Mail Merge 的課題，都廣受學員歡迎。

我期望各位曾参加過我舉辦的「資訊管理五常法」的學員朋友，都能做到「學以致用」和「知行合一」，正確應用有效的資訊管理技巧於工作上，提升工作生產力。

3D 立體電視新體驗

經過這幾個月對幾個日韓品牌3D電視產品的了解，以下是我對其功能及性價比的意見：

1. JVC GD-463D10 是一部46" 的LCD顯示器，須另配數碼電視接收器才可收看高清電視，採用類似在戲院看「阿凡達」時佩戴的被動式偏光眼鏡，立體效果十分出色，隨機附送價值HK$1,600的Xpol偏光眼鏡一副，但46" 的LCD顯示器售價高達HK$71,800，性價比不高。
2. LG LEX9S 是一部72"的LCD iDTV，採用主動式顯像技術及主動式快門3D眼鏡，支援無線影音傳播，72"大屏幕3D效果非常震撼，但定價約HK$ 190,000卻祗適合商用呢。
3. Panasonic 將在港推出 55"及65"的Plasma 3D iDTV，設置最新的NeoPDP特亮屏幕，也是採用主動式屏閉3D技術，內置獨家的600Hz驅動系統及智能畫面創造功能，流暢度很高，可惜沒有2D轉3D的功能，祗能用3D藍光碟播放機播放3D製作的BD，現時3D訊源仍未普及，且售價未公布，故暫不作考慮。
4. Sony LX900系列有52"的KDL-52LX900，也是採用主動屏閉式立體畫面技術，內置LED Boost功能，將LED背燈的光度提升。有2D轉3D的功能並作出了優化，令到轉換後的畫面更加自然和隱定。此外，可播放用Sony NEX 系列數碼相機拍攝的「一掃全景」3D相片。產品將於6月在港推出發售，現時未公布售價。
5. Sharp 的AQUOSQuattron 有60"、52"、46"及40"的3D iDTV LV系列將於7月30日在日本發售，除了有2D->3D轉換並提升光度外，並設有3D->2D轉換制於主動式3D眼鏡上，當不習慣3D畫面時可按制即時轉換至2D畫面。此外，其USB可作錄影數碼電視節目，亦可接駁互聯網接收不同的網絡資訊。在香港出售日期及售價未定。
6. Samsung Series 7 有40"、46"及55" 的3D iDTV，是全港最先推出市場的3D電視，俱3D超逼真引擎、200Hz流暢倍增技術、Internet@TV、2D轉3D、USB錄影、DLNA及主動式屏閉式立體技術，售價是最為親民的，並隨機贈送兩副主動式立體眼鏡及3D藍光碟一隻，令其成為性價比最高的3D電視機。

鑑於最近「阿凡達」藍光碟(2D)的推出無論影像音效均甚獲好評、及將有3D技術拍攝及直播的世界盃足球，令我的購買慾「升呢」至行動級別。祗須HK$23,xxx，便可擁有Samsung 46" 最新影像技術的3D iDTV，並享有三年保用，比較我在2007年所購之 Sharp 46" HDTV (當時所有高清LCD電視機都沒有內置數碼廣播接收器)還便宜了HK$6,000，連同價值HK$1,680的兩副主動式立體眼鏡及3D藍光碟一隻，性價比之高， 令我有「早買早享受」的衝動，不顧得「遲買平幾舊」的考慮了。結果於五月初買了一部Samsung 46" 3D 電視，成為城中第一批民用3D電視的用家了。


這十幾天，有空便試新機體驗家庭3D影院的樂趣，第一樣當然是播放「阿凡達」藍光碟這令我迅速成為「敗家」的「禍首」，重溫「潘多拉星」美麗的森林景色，雖然沒有在IMAX影院超大銀幕的震撼，但其2D轉3D的效果很不錯，令人好像置身其中的感覺。其附送的3D藍光碟「天煞撞正怪怪獸」，用3D藍光機播放時立體感更是明顯，真令人期待3D版的「阿凡達」藍光碟的超級立體效果呢。

以下是各項試機報告分享：

1. 畫面質素：
   超逼真影像及600格流暢倍增技術下，無論接收高清電視或播放藍光影像，均影像精細、清晰無瑖、影像穩定和流暢，連播放2D 畫面也有立體感。
2. 2D轉3D：
   用來觀賞Now TV 的HD Sports 及HD Sports Plus 播放的足球賽事及網球大賽、裴翠及亞視高清台的高清廣播節目及2D藍光影像，祗要是高清訊源，便可播放立體感令人滿意的影像。這幾天收看法國網球公開賽，能以高清立體影像欣賞我的偶像費達拿及軒寧在賽事進級的過程，是很「正」的體驗。
3. 播放3D藍光碟：
   雖然以售價HK$3,470的Samsung 3D藍光碟機播放隨機附送的3D藍光碟效果特出，但我期待6、7月會有PS3的新Firmware 更新下載後可以PS3播放3D藍光碟和玩3D遊戲，為我的PS3增值啊。
4. 遙控器：
   設計及造工俱佳，設有夜光制，方便黑暗環境操作。
5. DLNA：
   設有兩個DLNA (Digital Living Network Alliance) ，我很喜歡這設備，令我可於睡房這TV經網絡播放置於書房中NAS內的影音檔案，十分方便。
6. AllShare:
   能以LAN或WiFi 接收及播放我的NAS、桌面電腦、Notebook內的共享檔案。
7. USB 錄影
   這可能是一線品牌的iDTV第一部設有USB錄影功能，祗要連接USB外置硬碟機，便可預較或一按錄影數碼廣播電視節目，及Time Shift 即時重溫。
8. Media Play
   可以插入USB手指或外置硬碟機，便可播放其多媒體檔案，因此機已內置Media Player 功能，可播放RMVB網上下載電影、高清電視節目ts/tp檔、藍光檔、DVD、攝錄機拍的MP4檔及數碼相機所拍的相片等。
9. Internet@TV
   這是類似iPhone 的Apps 功能，透過內置的Samsung Apps，可下載各種網上應用程式，連接內容供應商，享受多元化資訊節目。現有19個Apps，包括Facebook, Twitter, Google Maps, YouTube, Skype(加上WebCam，可作視像會議)，Picasa Web Albums, Accu Weather及一些遊戲，而且會不斷增加及更新。
10. SRS 影院音效 + 杜比數碼環迴音效
    豐富的音效設置，利用其光纖輸出端，可外接Samsung 的Sound bar HW-C450，欣賞家庭影院的音效。
11. 3D眼鏡
    內置轉發器和能提升3D解像度(1920x1080)，僅重35.9克的主動式3D眼鏡，佩戴感覺輕便舒適，用一粒3V.鋰/錳電池可操作50小時。

總括來說，這是一部「非一般電視」，其功能之多，令我這「好」玩之人，都要花較多時間去學習及設定，相信是充滿樂趣的新體驗。

我的閱讀習慣

我近幾年來的閱讀習慣，隨著環保、互聯網及資訊科技的發展而「與時並進」。

 

報章方面，基本上每日看兩份中文報紙，壹份是訂閱十多年的傳統報紙「每日一蘋果」，每天清早七時半左右便會風雨不改地被派送至我家門口，令我可與家人進食早餐時一起享受『邊食早餐，邊嘆報紙」的樂趣。已讀過的報紙，也會被物盡其用(特別是我家養了幾隻寵物)才被丟進垃圾桶的。

另一份是e版的「經濟日報」( http://www.hket.com/)，以下是我訂閱這e版日報的原因：

1. 成本低廉，每日所費少於港幣一圓。
2. 可以用電腦以瀏覽器登入其電子版，可隨意翻閱各頁、放大縮小。
3. 在外可以iPhone 瀏覽其流動版( http://m.hket.com/ ) ，十分方便。
4. 可閱覽及搜尋網站所有即市內容、該報即日和過去三年新聞，資料搜集用。
5. 可自選內容及加上書簽。
6. 可查閱內容豐富及專業的財經資訊，查詢股票價格。
7. 更可隨時瀏覽其四份周刊，包括「投資理財周刊」、「資訊科技周刊」、「置業家居」及Career Times。
8. 每日會收到新聞摘要電郵。
9. 支持環保，減少用紙。

除閱讀傳統的書本雜誌，我也喜歡用iPhone 閱讀以下Apps：

1. 壹蘋果 - 是蘋果日報的網上版，每日有20個照片新聞、即時新聞、影片、VDONext、財經、旅遊、科技、汽車、文化及名采等內容。有時候須整天出外，不方便看報紙，便可於空閒時以iPhone 繼續「每日一蘋果」了。
2. PC3Mag - 是PC3電腦雜誌的網上版，內容豐富。
3. Cool3C - 是癮科技中文版，是我最喜愛的網上科技雜誌。
4. am730 - 地鐵免費報紙的網上版。
5. 頭條日報 - 另一份地鐵免費報紙的網上版。
6. eBook - 內有很多中文書包括著名武俠小說名家如「金庸」、「梁羽生」及「古龍」等的作品。我喜歡在理髮時以iPhone重讀年輕時已讀過的金庸名著呢。
7. Free RSS - 用以閱讀自己訂閱的網誌。
8. 聖經工具 - 網上版聖經，讀經很方便。

今年，電子書的發展加速，不少eBook Reader 面世，特別是iPad 行貨將於七月可在港購買，相信用iPad 閱讀以上網上版的報紙和多媒體雜誌會有更佳的體驗，我萬分期待。

給準備參加中小企資訊科技培訓課程M10「資訊管理五常法」準學員的一封信

由製造業創匯商會主辦於生產力促進局大樓舉行的中小企資訊科技培訓課程，共有二十個不同內容的課程，我是負責「管理系列」中的M10 課程  -「資訊管理五常法」的導師，自今年一月開始至今已舉辦了七班。 雖然大部分的參加者都給予這課程很高的評價，從中學到很多實用的資訊管理技巧。但小部分參加者卻因準備不足，未能達到身為導師的我對他們的期望 - 「能於這八小時的工作坊中學識MS-Outlook 的功能、進階應用技巧及正確的通訊文化，並能即學即用，於一個月內成為精通MS-Outlook的用家」。

所以由五月分的課程開始，我會特函邀請各準學員詳細閱讀這封信，作好準備，方可出席我主講的「資訊管理五常法」課程。以下是課程的重點介紹及須注意的地方：

課程型式：
這是一個八小時的全日課程，以工作坊型式進行，出席學員須自已裝妥MS-Outlook 2003 或 2007 (視乎該課程標明) 並能正常收發電郵的筆記簿電腦上課，以便在課堂間能應用電郵作不同功能的實習。

課程對象：
這課程主要是為應用MS-Outlook 2003/2007 的中小企業東主及行政人員而設計。他/她們公司已購置MS-Outlook 2003或2007並應用在日常工作中，並非對MS-Outlook 毫無認識，祗是像一般用家，僅懂得用其百分之五至二十的功能而已。故此，藉著導師對多項實用功能的講解和應用例子，加上於堂上一些實習，令他/她們對可應用所學的功能及技巧於其自Notebook中的Outlook 及真實數據中，除了容易明白外，更可即學即用，並留下深刻的印象。
但若果參加者並非MS-Outlook的用家，他們日常無論工作及私務，都是用一些免費的Web Mail 例如 Hotmail、Yahoo Mail、Gmail等，或是用免費的 Outlook Express/Windows Mail的，但從未接觸過MS-Outlook，甚至不能自裝妥MS-Outlook這軟件的筆記薄電腦上課的話，則不適合參加這工作坊，因為這八小時的工作坊並非設計給MS-Outlook的初學者，況且沒有電腦及指定軟件立即嘗試所教的技巧，是極困難了解的。

如果祗欲知悉何謂「資訊管理五常法」，可參閱本人有關資訊管理五常法的文章。八小時的工作坊，其中七小時是教授博大精深的MS-Outlook及個案研完，祗有一小時是關於「資訊管理五常法」，因為精通公司的資訊管理系統 (MS-Outlook是最多公司用的資訊管理系統) 是實施資訊管理五常法中重要的步驟。

課程內容：

• PIM/EIM 簡介及應用資訊管理的好處
• MS-Outlook 2003/2007各項功能、應用秘技及實用個案研究
• 精通「電郵」管理進階應用及自動化設定以提升「快回應」的通訊文化
• 善用「聯絡人」作人脈關係管理及配合類別以Mail Merge 發放eDM
• 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益
• 遙控「工作」以達致有效的任務管理及項目管理，提升On Time Delivery
• 環保「記事」方法，「日誌」和 ”Outlook Today” 的妙用
• Outlook 的封存、備份及修復
• 「資訊管理五常法」及其好處
•  如何於企業實施「資訊管理五常法」

其他注意事項：

• 出席者須確保其自筆記簿電腦的MS-Outlook所裝的電郵帳戶，能於外間收發電郵，特別是發出電郵，請參閱本人關於 您的手提電腦在外間能否發送電子郵件? 的文章。若問題仍不能解決，歡迎儘早於課程前二天聯絡本人以提供協助。
• 若果不方便用公司的電郵於工作坊實習用者，參加者可安裝私人的Gmail (強烈建議)、Yahoo Mail於Outlook中，請參閱如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶 - 教學篇 。
• 須帶同筆記簿電腦濕電供電器(火牛)，以應付八小時的電腦運作。
• 如果學員公司祗容許員工在外間用Outlook Web Access (OWA)連接上公司伺服器的，請設法裝一個完整的Outlook於自的筆記簿電腦，然後裝一個Gmail 帳戶作堂上實習用。
• 如果學員日常在外工作時是以VPN登錄公司伺服器的，請裝一個Gmail 帳戶作堂上實習用，因用VPN可能會有一些延遲或不便。
• 本課程獨家提供一個月內無限次以電郵/電話聯絡導師有關Outlook功能的問題，學員宜於工作坊後儘快按講義內容一一嘗試，應用Outlook 各種功能和應用技巧，如有疑問，可按導師指示求助，務求能於一個月內，精通MS-Outlook。

在過去七班的課程前，本人都花了不少時間去提醒/跟進準學員有關上述須注意的地方，甚至在電話教導他/她們如何安裝電郵帳戶，可惜仍於工作坊中出現以下情況：

• 部分學員自的筆記簿電腦並非安裝了指定的Outlook 版本，而是Outlook Express、Outlook 2000/2002/2010，或是未經正確啟動/安裝的Outlook 2007的試用版，甚至是來到課室才上網下載的試用版，以致大部分功能不能應用。
• 大部分學員的Outlook 電郵祗能接收電郵，不能發出電郵，但其電郵帳戶資料(用戶名及密碼、伺服器等)又不記得，欲助無從。
• 亦有學員沒有帶濕電供電器(火牛)，結果其筆記簿電腦的乾電池很快便用光電力。
• 有些學員不知道這是長達八小時的全日課程，祗能上半日堂，下午便缺席或早退。
• 有些學員遲到，錯過了一些重要的課程，自已追不上並影響其他人。
• 有些學員因用OWA或VPN而遇上問題，阻礙學習進度。
• 有些學員是第一次接觸MS-Outlook，很多基本操作也需導師從旁教導，影響授課進度。

這些情況影響了導師須花三十分鐘以上時間去幫助學員設定電郵帳戶才可以開始課程，及一些額外時間去照顧那些從未用過Outlook的學員，以致須縮減原定課程內容或延遲下課時間。

其實，如果學員能夠留意主辦機構的課程簡介或跟足我在電郵中的「溫馨提示」，便可避免以上情況，但可能大部分人都很忙，不習慣留意細節，和回覆電郵的文化，以致事倍功半。我相信參加過這工作坊的學員，除了應用MS-Outlook技巧方面會有大躍進而提升工作生產力，連個人通訊文化亦會提高呢，因為這是一個資訊管理應用技巧與通訊文化並重的課程。

如有疑問，請即與我聯絡。我希望所有學員都能夠有一個愉快及有價值的課程經歷。

告別「義廉恥」的通訊文化 (二)

上文「Add 人前，請自白」所提的、和「不回覆/遲回覆」的朋友，他們未必全是Facebook 盲或電郵盲，他/她們都懂得用Facebook 和收發電郵的基本知識，在現實生活中與人相處都懂得禮貌，但卻未能將現實世界中的禮儀融入網絡的通訊中，所以會表現出令人覺得無禮的行為。

我在這近十年間，因涉足工商協學會活動需經常與理事、會員、朋友、相關機構人員、政府官員或友會理事等人以電郵通訊，常遇到以下各種情況：

• 很多人收到電郵後，祗粗略快讀便算，沒有回覆的習慣。就算我於信尾提出要求回覆，也沒上心及行動。多日後也不見回音，儘管特別重發作「溫馨提示」也不獲理會下，祗好打電話給他/她們，不少人說已讀過我發給他/她的電郵，但語氣都帶有「乜要回覆嘅咩？」。
• 有些人覺得對收到電郵所提出的問題，需要時間(可能需一星期或以上)去處理，然後才可有較實在的回覆，他們不會先回覆知悉，告訴我稍後才會有答覆。令我在等待回覆期間，也不確定對方是否收到電郵，唯有重發電郵或打電話跟進。
• 有些人表示讀過， 有打算回覆，但因太忙而忘記了。
• 有些人回覆表示收到了，但對我的電郵中所提的問題完全沒有表示，或沒有完全回答。
• 少部分人表示沒有收到，於是原信重發，但仍沒有回應，於是打電話跟進，他們便說收到了，祗是未有時間回覆。
• 有些人給我電郵，要求給予一些資料或意見。每次我都熱心地花工夫去搜尋資料並儘快給予詳細回覆，但卻很長時間也收不到任何回應。我並非期望收到他/她們的致謝，但亦希望我所給予資料或竟見合用。因恐怕電郵發失，經重發及多番跟進，才知道對方早已收到。
• 與我相熟的朋友都知道我回覆電郵快，因我的iPhone是每日16小時開啟並可收發所有電郵戶口的，但有些朋友卻像對自己的電郵系統沒有信心，發出後不到三分鐘便打電話問我收到未，有時在駕車中收到這種電話，唯有在停車後第一時間從iPhone檢視電郵，原來並非十分緊急的電郵，真令我啼笑皆非呢。

近年更多了在Facebook與朋友溝通，也常遇到以下各種情況：

• 有些人在Facebook公開徵求意見，但當我給予意見後，卻沒有任何回應。Facebook 不像電郵可推說收不到，訊息立即便登載在其Wall上， 可是總不見其作回應。
• 經常在Facebook收到一些活動的邀請，對沒有興趣及時間不許可的活動，我習慣立即回覆「不參加」，或儘快確定「將出席」，令對方知悉好作安排。可是，當我有活動須邀請朋友參加的時候，便知道大部分的朋友都很忙，忙到連點擊RSVP作回應也沒有時間，包括一些經常忙於更新其動態、分享其美食、所玩的Facebook 遊戲及勝出紀錄的「朋友」。

從這多年來的通訊中體驗到「知易行難」的道理，無論以電郵、電話或Facebook通訊的朋友，大多數是有學識修養之士，甚至是曾參加我過往舉辦的「個人資訊管理」工作坊的朋友，就算不是資訊管理達人，也絕非「電腦盲」之輩，祗是未能做到「知行合一」，故其通訊文化，不自覺地令人感到很「義廉恥」。

所以我由2009年開始推行「資訊管理五常法」，其中「常自律」的精神，鼓勵人對所學的「資訊管理」技巧及快回應的通訊文化，能做到「知行合一」和多為他人設想，並為自已的電郵和Facebook帳戶負責，也尊重自己於Facebook的朋友。

有些公司客戶找我為其公司員工提供「MS-Outlook 的應用技巧」培訓，我都推介「資訊管理五常法」方案，藉這品質改善活動，進行全員培訓，除了令其員工精通公司已設置的資訊管理系統以提高工作生產力， 並曉得正確的通訊文化，包括以下各項：

• 負責任的文化 -
  
  1) 為自己的電郵帳戶負責，經常檢視郵箱。
  2) 無論電郵、會議邀請、工作指派等，都會於即日儘快回應。
  3) 若有電郵需時處理後才能作完滿回覆，也會於即日先回應對方知悉其電郵，並告之將 於何時會作完滿回覆。
  4) 學習並精通公司的資訊管理系統，並正確使用各項功能。
  
  
• 為他人設想的文化 -
  1) 回覆電郵前，會考慮是否需將原來電郵在副本欄中所有的人，都包括在這電郵中 (Reply All) ，其實很多時候，祗須回覆發信人便可(Reply)，以免浪費其他人的時間。
  2) 細心回覆電郵確保沒有遺漏對方所問的問題。
  3) Lotus Notes的用戶，會小心考慮是否選用"Reply with attachment"的功能，以免發出附件的人或/及其他收件人，須收多一次該附件，既阻礙他人時間及郵箱數據限額，並浪費網絡資源。
  4) 留意附件的檔案大小，會應用電郵系統可將隨附圖片大小自動減細的功能，以免引致 他人的郵箱超出數據限額。
  5) 不濫用「副本 」、「索取讀信回條」及「待處理提示」旗幟的電郵功能。
  6) 撰寫電郵經常保持禮儀、精簡和切合主旨的內容。
  7) 採用較大及容易閱讀的字體。
  8) 發電郵選用「連絡人」或「通訊群組清單」，避免誤發或漏發電郵，影響他人。
  
  
• 自律的文化
  1) 經常更新個人行事曆，準時出席會議/約會。
  2) 支持環保，如非必要，不列印電郵。
  3) 每天上班開電腦後首先檢視Outlook Today作為工作計劃的概覽，下班關閉電腦前也檢 視Outlook Today，為明日的工作計劃作準備。
  4) 遵守「資訊管理五常法」的法規和所訂的目標。

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)

最近在e-Zone中讀到一篇文章(作者-路迪涼，4As廣告公司創作總監)關於使用社交媒體的社交禮儀，其中一段引起我的同感與回響。其行文風趣率直到題，節錄如下：
「Add 人前，請自白：
你在Facebook 的玉照比一張郵票還要小，就算是我親生兄弟，我也未必認得出你是誰。說兩句，不，甚至乎是一句話來告訴我你是誰，試問會阻你多少時間？更何況，我的電話簿起碼有六個叫Alan Chan，你怎可指望我認得出或記得起你是那位Alan Chan 呢？」

我經常在Facebook收到加入為「朋友」的要求，當然其中有些是現實世界中已相識的朋友，我會立即「接受」並跟他/她打招呼。有些是Facebook中朋友的朋友，但也有不少是毫不相識的。其中一些要求成為其朋友的人，其英文名字是非常普遍的(例如 John Lee, Peter Chan, Raymond Leung 等)，但因其沒說一句話，個人Profile 是空無任何資料的，也沒有相片或有等如無的BB相或很藝術的背影相，根本不知道是誰在邀請我做「朋友」呢。原則上，多交一些「朋友」是不拘的，但我也不是那麼隨便的人，我一定會發信婉轉要求他/她簡介一吓自己，才會接受加入為朋友的，但通常不會收到回應，一星期後我便會正式「拒絕」這「朋友」的無禮要求及作"Case closed"的。

事實上，很多人在日常工作或社交中以電郵、電話或短訊作通訊的時候，不知不覺中也可能表現出以下「無禮」的通訊文化：

• 當收到別人以電郵附上的活動照片，沒有作任何回覆 -
  很多時候，出席一些活動中，與主禮人、嘉賓合照或集體相，大多數都沒有人會將相片(雖然現時的數碼相片成本甚低)寄回給每位相中人，所以若果能收到相片者，寄件者是特別花工夫做的，是一個負責任的活動主辦者/攝影師，並希望該相片能真正送抵收件人。所以收件人應於收到後立即回覆收到並簡單致謝，才是一個有禮貌和通訊文化的人。
  
  
• 當收到別人給自己的電郵 (自己的名字在"To"欄上)，沒有回覆或很遲才回覆 -
  「己所不欲，勿施於人」，這句格言是我每次於「資訊管理五常法」工作坊最後一張Slide 的重點。我通常都問出席的學員：「你發出給別人的電郵，你會期望多少時間可收到對方回應？」，有些人見我這樣問便搶答：「十五分鐘」，我再補充說要現實一點，於是便出現「十二小時內」、「一日」和「看看是否緊急的，通常於當日收到回覆便可」等的答案。我補充說：「這是你期望收到對方回覆的時間，但你通常會於收到別人給你(你的名字在"To"欄上)的電郵，會否於當日/一日/十二小時內回覆呢？」，通常會出現無言以對的情況。
  最後，我與各學員分享我長期使用電郵通訊的體驗，就是有90%的人是遲回覆電郵的，5%的人是絕少/不回覆電郵的(雖然他/她們的名片上印有其個人電郵地址)，另外祗有5%的人是能做到快回應的通訊文化，是最令人印象深刻的。我每次都鼓勵學員應用所學的資訊管理技巧和「資訊管理五常法」中的「常自律」，去成為這少數令人留下良好印象的人。當我收到這等極少數快回應的電郵時，我多數會表示感謝其快回應以作鼓勵。
  
  
• 收到電話的留言錄音，沒有儘快回覆或沒有回覆 -
  現代人工作非常忙碌，有些人的電話是很難接通的，多數會聽到：「請留言，我會儘快回覆你」的錄音，但能真正做到當日快回覆的不多，若有急事唯有打多幾次。
  我一向的做法是這樣的，除了必須聯絡上述5% 絕少/不回覆電郵的人一定要打電話外，其餘95%有電郵帳戶的人，如非十分緊急或知道他/她長時間不在電腦旁(現在很多人在外工作時都帶手提電腦或用Black Berry/iPhone等Smartphone並經常可無線上網收發電郵的)，我必先以電郵聯絡，並按需要加上「待處理」提示或要求「讀信回條」。若過了一兩天仍沒有回音者，會再重發一次並要求回覆，可是很多時候對方仍不作回應的，打電話給對方也經常在忙線需作留言，令人氣結。
  
  
• 收到短訊，沒有回應或慢回應 -
  原則上，短訊或即時訊息例如WhatsApp是較電郵令收件者容易收到的，發訉人會期望很快會收到回應。雖然電話程式上都有通知收到訉息並標示有多少封未讀訊息，但有些人總是會忽略的，令人覺得很沒禮貌。
  
  
• 任何通訊方式都不予回應或慢回應-
  我遇過幾個朋友，都是高學歷任要職的人，平時見面都是彬彬有禮，但在電郵/短訉/電話的回應上是判若兩人，極難得到回應的，儘管她/他們幾分鐘前仍在Facebook中作各樣的分享，也應懂得在電郵上設定休假通知，及於WhatsApp 上作「忙碌中不便回覆」的Status設置。
  
  

上述情況，是可以避免的，因為大部分人都是因為工作太忙，不熟識資訊管理以應付不斷泛濫的資訊而已，並非存心無禮的，祗須學懂有效的資訊管理技巧和應用「資訊管理五常法」，無論是採用零成本的Google Application，或已購置的MS-Outlook、Lotus Notes，加上可作流動辦公用的Black Berry/iPhone/Android 等Smartphone/Tablet，並堅持「學以致用，知行合一」和「常自律」，都能助其提高工作成效，和向「義廉恥」的通訊文化告別呢。

3D 立體電視熱潮

一齣《阿凡達》正式帶起一股3D 立體電影熱潮，根據Insight Media的報導，全世界已有約6,500家劇院可以放映3D立體電影，另外還有約8,700家3D立體電影劇院正在興建中，在此風潮帶動下更加鼓舞未來電影的發行將會同時考慮3D立體版本的製作，更加確立3D立體電影未來的地位。

除了電影界之外，隨美國CES消費電子展當中展出大熱的3D LCD TV，可想而知3D LED TV、3D Blu-ray播放機、3D家庭影院、周邊產品及3D 電視節目、視訊內容，將會陸續面世。我也於早前欣賞過《阿凡達》，令我對3D立體電影留下深刻的印象，並期待可用3D 立體電視可安坐家中欣賞3D 影片。

踏入四月分，3D 立體家庭影音設備的市場消息及廣告便鋪天蓋地出現在報章、雜誌、網頁和電視，日韓三大影音品牌 Sony、JVC及Samsung 都推出了其3D 立體電視和藍光3D播放機。

Sony發佈的最新3D高清電視LX900系列，訂於今年六月首先在日本推出然後作全球銷售，具有集成3D功能，尺寸包括60、52、46和40吋，採用全高清1080p（1920×1080）的LED背光液晶面板，採用新的單片設計，及Motionflow 240Hz技術，有助于快速內容的呈現。同時，其內建的240Hz技術，也降低了混合分配給左、右眼的圖像3D內容。配備的BRAVIA第三代引擎全數碼視頻處理器，採用了增強型算法收集大幅降低噪音，提高整體形象的細節，優化對比等每一個現場製作出清晰，充滿活力，逼真的圖像。另外，還擁有非常強大的網絡功能，方便用家使用有線或無線網絡，串流媒體點播視頻、音樂和欣賞圖片，同時，也可以完成網頁瀏覽和Twitter、 Flickr等各種功能。

Sony於 2010 年消費性電子展（CES 2010）展前發表會中，正式確認 PS3 將透過系統軟體更新方式全面支援集團重點訴求的 3D 立體顯示多媒體影音娛樂功能。Sony 確認市面上所有 PS3 都可以透過系統軟體更新支援 3D 立體顯示內容，包括遊戲、下載影片與 3D 版 BD 影片等。現場並展示包括《阿凡達》、《Super Stardust HD》、《跑車浪漫旅》等多款開發中 PS3 3D 立體遊戲。身為PS3的用家，這消息令我感到興奮。

根據頭條日報報道，JVC 祗推出一款46"的型號GD-463D10的3D顯示器 (沒有內置電視接收器) ，訂價HK$71,000，價錢不便宜。

Samsung 則推出了7系列的40"、46"及55" 的3D iDTV及一部3D 藍光播放機，訂價便大眾化得多，46"的 型號UA46C7000WMXZK 約售HK$24,200，55"的型號UA55C7000WMXZK 約售HK$40,100，3D 藍光播放機型號BD-C6900 約售HK$3,470。昨天出席友好協會週年晚宴前，專程到銅鑼灣時代廣場二樓Samsung的路展親身感受這劃時代新產品。

Samsung 路展除了展示了7系列的40"、46"及8系列的46" 3D iDTV，還包括有了3D藍光碟播放器、別具風格的3D主動式快門眼鏡、以及藍光光碟的3D立體影片。

7系列具有Samsung的200Hz流暢倍增技術以及專有的內建3D立體處理器。當不是以3D立體模式觀賞時，只需按一個按鈕，就會變回市面上最佳效能的高解像度電視HDTV。為了克服內容不足的問題，其內建即時2D-3D影片轉換系統，只要按下遙控器按鈕，就能把一般2D的影片(藍光影片、電視節目和動畫遊戲)切換成3D效果。

除了看3D影片之外，亦具備Internet@TV網絡電視功能，用家可以直接透過電視連上YouTube ( Facebook、Yahoo！稍後可上)等網站，並且透過“All Share”功能，與親朋好友分享影片、照片、用戶也可下載一些Apps例如Skype電視電話等內容。透過USB錄影功能，可下載高清電視節目錄於外置硬碟或USB儲存手指中，播放時按遙控2D-3D影片轉換系統，欣賞模擬3D效果的影片，效果令人滿意，性價比也很高。

8系列有46"和65" 3D iDTV，可惜 65"型號仍未到港，未能一試 65" 大畫面3D 電視的震撼效果呢。

下星期有機會，將參觀JVC及Sony的3D  TV的展示，看看是否物有所值，及查詢Panasonic 的3D iDTV 是否已來港，先作比較才作購買的考慮。2010年是3D 電視年，其他品牌的3D 家庭影音設備將排隊登陸香港，真令人期待。

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (二) 該封存的封存了，不該封存的封存不了

根據五常法凊神，沒有用的東西須除掉，所以不要將沒有用的項目封存(搬移至封存資料夾)，而是須作清除啊。

我在這教學篇(一)中提及，Outlook 2003/2007 的數據總容量有20Gb(較2000/2002版本及Outlook Express/Windows Mail多十倍)，但都會有「爆棚」的一天。根據Outlook專家意見，若果要Outlook運作暢順，須控制其 E-mail 功能(Outlook有六種功能，E-mail祗是其中一種而已)中資料夾總數據量不可超過5Gb，而 Inbox 不可超過3Gb。

除了應用Tools->Options->Other中的[AutoArchive] 、個別資料夾的[AutoArchive]及個別電郵的[Do-not-archive]設定後，可經File ->Archive執行封存外，也可以經 [清除信箱](Mailbox Cleanup) 來作為個人資料夾「瘦身」及封存的。 現以Outlook 2007作說明：

按[工具]Tools->[清除信箱]Mailbox Cleanup 進入Mailbox Cleanup 對話方塊 ，執行以下任何一項( 以下項目數字對照右圖紅色數字)。

1. 欲檢視您的信箱以及信箱中個別資料夾的大小，可按[View Mailbox Size...] 。
2. 若要尋找舊的項目，請選取 [尋找項目 - 早於 n 天] 並輸入一個介於 1 和 999 之間的數字，或若要尋找大型項目，請選取 [尋找項目 - 超過 n KB] 並輸入一個介於 1 和 9999 之間的數字，然後按一下 [Find] 。
3. 若要將您信箱中較舊的項目移至封存個人資料夾檔案 (.pst)，請按一下 [AutoArchive] 。
4. 若要檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小，請按一下 [View Deleted ItemsSize...] 。
5. 若要清空您的 [刪除的郵件] 資料夾，請按一下 [Empty]永久刪除存於[Deleted Items]資料夾中的項目。
6. 按[Close] 離開Mailbox Cleanup 對話方塊。

舊項目是指：

1. 在個別資料夾中之舊項目設定(俱優先權)
2. 在預設的 AutoArchive Settings 設定的存留期(天/週/月)之外的項目。

當郵件達到您在 [自動封存] 對話方塊中指定的「期限」設定時，系統會將舊項目(郵件)移動到封存資料夾。期限是根據您有多久沒處理郵件而定。也就是說，期限是根據郵件上次的「修改」日期而定。下列動作會變更郵件的修改日期 (及時間)，因此會影響郵件被封存的時間，這些動作包括了：

轉寄
回覆
全部回覆
編輯和儲存
移動
複製

如果您覺得某封郵件應該已被封存，但卻沒有，可能是因為您曾轉寄、回覆，或執行上述的其他動作，而變更了日期。

其實，清除沒有用的項目還可以採用以下方法：

1. 設定[刪除的郵件](Deleted Items)的資料夾中的AutoArchive為[Do-not archive] ，並定期清空。
2. 正確設定及應用Outlook的「圾圾郵件篩選器」(Junk E-mail) 和善用「規則與通知」(Rules & Alert) 去處理垃圾郵件，須將[垃圾郵件]資料夾的AutoArchive設定為[Do-not archive] ，並定期清空。
3. 沒有需要保留的郵件，例如Facebook的信息、新聞、eDM等，可用「規則與通知」(Rules & Alert) 去作自動分信至預先設定為Do-not Archive的資料夾，並定期清空。
4. 有些郵件的附件檔案很大，若沒有保留價值者可即時刪除，否則可另存新檔至「我的文件夾」作保存，然後從Outlook中刪除。

希望這兩篇關於MS-Outlook中的封存文章，給大家一個較清晰的概念，並能做到： 該封存的封存了， 不該封存的封存不了。


延伸閱讀：

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)