MS-Outlook 行事曆 - 時間管理的好幫手 (二)

現今的行政人員，每天除了須出席各樣的會議和約會外，很多時候也須召開會議，所以傅統的以紙(Diary)筆記下的方式，已非有效的資訊管理方法。大部分應用MS-Outlook的公司，其員工祗懂得使用基本的電郵收發功能，也沒有善用Outlook 之行事曆作時間管理及會議規劃，是十分浪費資源之舉。



MS-Outlook 的行事曆有以下三項功能：

1. 約會 Appointment -
   記下自己經面談、電話、短訊或電郵約好的約會，及接受別人以行事曆邀請的約會或會議。
2. 全天要事 All day event -
   記下整日的相關活動事項，例如一連數天的展覽會、ISO Audit、重要客戶參觀工廠等。
3. 會議規劃 Scheduling -
   會議召集人以行事曆召開會議及跟進出席情況。

應用MS-Outlook行事曆有以下的好處：

1. 可有條理地管理時間，以月、週、日的檢視模式，方便用家接受會議/約會邀請，或發出新約會/會議邀請，不會與現有約會/會議撞期。
2. 可設定約會/會議前提醒出席，提升準時出席率。
3. 可設定各項週期性會議/約會，例如可一次過訂下全年每星期一10:00am 至 11:00am 在會議室A 的業務會議，省時省力。
4. 會議邀請信中可加入議程、相關文件、相片等，以便與會者先作準備，以節省會議討論時間和提升會議成效。
5. 召開會議前能根據與會者的空閒日期時間作會議規劃，並可隨時跟進各被邀請與會者的回覆出席情況。
6. 可作預訂會議室及其他公共資源用。
7. 會議邀請信與一般電郵有分別，收件者容易區分及作優先檢視和回覆，並方便其應用「規則及通知」的自動化設定。
8. 被邀者一旦按鈕回覆可出席，其行事曆會立即加入有關會議詳情，召開會議者也知悉該人可出席，一「按」兩得。
9. MS-Outlook行事曆可兼容Lotus Notes、Google Apps、Hotmail 等的行事曆，所以MS-Outlook的用家可向其他資訊管理系統的用家發出會議邀請的。
10. Outlook Today 會自動將七日內的約會/會議/全天要事列出，提供最新的工作概覽。
11. MS-Outlook 兼容絕大部分PDA及智能手機，祗須作適當的數據同步，用家便可隨時隨地掌控自己的行事曆最新情況，並接收預設的提醒訊息。
12. 智能手機例如iPhone的用家，若能配合Google Syn. 及Google 行事曆，更可藉雲端數據同步和打開地圖找出約會地點的實境呢 (參考筆者2010年文章 - MS-Outlook + Google Apps + iPhone 應用分享 - 行事曆)。
13. 行事曆可分不同類別和顏色，容易區分。
14. 可按公司需要設定Week no.，方便參考。
15. 每一行事曆可設定兩個不同時區，以作對照。
16. 行事曆可以西曆或農曆作日期，也可同時顯示西曆及農曆的日期。
17. 可設定不同地區的公眾假期。
18. 行事曆會自動顯示聯絡人的生日(若該聯絡人的生日日期有被記錄)，以作提示用家祝賀。
19. 除了用家的主行事曆外，可另設多個行事曆用。例如秘書可為CEO、CFO、CHO設立不同行事曆作約會記錄用。
20. 可轉寄或分享行事曆予其他人，例如國內工廠可將其公司行事曆分享予香港總公司，方便管理。

要充分發揮行事曆對企業的好處，是須要全公司的Outlook 用家都曾受培訓，熟識Outlook各項功能的設定及應用文化。公司若是推行「資訊管理五常法」，定能受惠於行事曆的各樣好處，作良好的時間管理和高效的會議規劃呢。


筆者一向都善用MS-Outlook 行事曆各功能，故此雖然身兼多職，但所有承諾出席的活動、會議及約會都經常能做到守時及不缺席的表表者，獲得熟識筆者的同事、業務伙伴、客戶及朋友們對這良好習慣的讚賞。