能夠做到「快回應」，我是應用以下的資訊管理技巧和五常法精神的：
一）應用Outlook 郵件進階功能作自動分信-
我的電腦是採用MS-Outlook 作為一站式資訊管理中心，所有不同公司及私人帳戶電郵都設置好，並應用Rules and Alert、Search Folder、Favorite Folder及Category 等自動分信設定，將所有不須回覆的電郵自動移離Inbox, 例如：
1）將CC給我的電郵自動移至一個放於Favorite Folder 中以"CC Me" 命名的檔案夾中。
2）將其它次要的資訊性電郵(例如Facebook訊息、訂閱的電子新聞，月結單等）也自動移至放於Favorite Folder 中有適切命名的檔案夾中。
3）將不是致送或抄送給我的電郵（例如一些eDM, 寄件者與收件者都是同一帳戶，我的名字被放入BCC 欄），自動移至放於Favorite folder 中以＂BCC＂命名的資料夾。
4）適切設置Outlook 的垃圾郵件設定，杜絕垃圾郵件。如收到新的垃圾郵件，會立即按快捷鍵將其加入黑名單中並刪掉該垃圾郵件。
如此這般，剩下留在Inbox 的電郵，都是致送給我並須回覆的電郵。按需要先行設定不同寄件者及單獨寄給我的電郵以不同顏色列出，以便作選取打開的先後次序的參考。
二）打開Inbox 閱讀並回覆電郵
1） 如果收到電郵是一些認識的人之分享性的資訊，我會立即按Reply鍵，作最簡短的回覆: Noted, thanks或thanks for sharing。
2） 如果電郵是朋友寄給我的相片或影片連結，也會立即按Reply 鍵，作簡短的禮貌回覆：Well received, thank you.
3) 如果電郵是朋友（並非不相識的機構）邀請我參加其主辦或協辦的活動，若我不想參加或沒空參加的話，也會立即按Reply 鍵，回覆未暇出席，多謝邀請等禮貌性字句。
如果我對該活動有興趣，但未可確定是否有空可出席，我會立即按Reply 鍵先回覆知悉邀請，稍後方可覆實參加與否。並於Outlook 或iPhone /iPad 電郵上加上待處理旗幟，以作提示。
4） 如果收到的電郵暫無時間回覆，或須找尋資料不可能即時但可於即日內作完整回覆者，我會於Outlook 該電郵列上加上「須即日回覆」的類別旗幟，或於iPhone iPad 電郵上加上旗幟，以作提示，以便當天較後時間作回覆。如果最後因資料未齊或任何原因不能即日作完整回覆者，我也會先回覆以示知悉並說明將於何時作完整回覆。並於Outlook 該電郵列上加上待回覆的類別旗幟，以作提示日後回覆。
6）凡是可以即時回覆的電郵，我都會閱讀後立即回覆(Reply)，不會留待累積可覆但未覆的電郵。也不會濫用Reply All，令其他無必要收到我的回覆的人增加不必要的電郵負荷。
三）遵守資訊管理五常法之「常組織」-預先設置MS-Outlook 及iPad / iPhone 各項功能；「常整頓」- 應用其各項功能管理郵件； 「常清潔」- 以經常保持設備正常運作；「常規範」- 制定須遵守的網絡禮儀及電郵通訊規則；「常自律」- 堅守「知行合一」，「顧己及人」的原則，嚴守以上四常。
我知道現今很多行政人員的電子郵箱經常有數十甚至數百封未讀取的電郵，相信他們正感受很大的壓力，也造成「慢回應」甚至「無回應」的「義廉恥」通訊文化，影響個人生活及工作生產力，以致公司的競爭力。應用以上的資訊管理五常法技巧，無論我的Outlook Inbox或iPhone/iPad 的郵箱中未讀信件顯示，經常都保持個位的數字或是「零未讀」，故對很多事情、工作情況都有充分的了解和掌握最新的資訉，也令我工作生活可輕鬆啊！
希望透過以上的分享，令讀者(特別是曾參加過我舉辦的PIM或資訊管理五常法課程的學員朋友）得到啟發，做一個負責任的電郵擁有者，以後收到認識的人（包括筆者）致送給自己的電郵，敬請回覆。
延伸閱讀：
百分之五 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化
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